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Quality Data Warehouse
QDW und ISO 9000

Das Softwaresystem QDW wurde speziell zur Unterstützung der in den Elementen der Norm ISO 9000 festgelegten Richtlinien entwickelt. Dieser Abschnitt beschreibt in einer diesen Elementen entsprechenden Gliederung, in welcher Form die Software die Umsetzung der Richtlinien zu Qualitätssicherung unterstützt.

Vorauszuschicken ist, dass die Leistungen des Systems in etlichen Teilbereichen weit über die Forderungen der Norm hinausreichen.

Verantwortung der Leitung

Die Qualitätspolitik selbst kann natürlich nur von der Geschäftsleitung festgelegt und nicht durch ein Softwaresystem ersetzt werden.

Die Software bietet Einrichtungen zur Dokumentation von Stellenbeschreibungen, Anforderungen und Verantwortlichkeiten, die nicht nur zur Darstellung der organisatorischen Struktur dienen, sondern automatisch bei allen Abläufen und Prozessen berücksichtigt werden.

Die Bewertung des Qualitätsmanagementsystems wird später noch ausführlicher behandelt, weil das Softwaresystem gerade in dieser Hinsicht wertvolle Informationen liefert und die Überprüfung des Qualitätssystems wirkungsvoll unterstützt: Ein Großteil der Aufzeichnungen ist maschinell gespeichert und jederzeit rückverfolgbar, die regelmäßige Durchführung der Bewertung verschiedener Bereiche des Qualitätswesens wird ebenso computergestützt überwacht wie der Nachweis der Anordnung von Korrekturen oder Ergänzungen und deren Umsetzung. Nicht zuletzt dient das System als wichtiges Informationsinstrument für die oberste Leitung, die permanent und umfassend und unnötigen Ballast über alle Aspekte der Qualitätssicherung informiert wird.

Qualitätsmanagementsystem

Die Norm verlangt eine Beschreibung des Qualitätsmanagementsystems sowie die Festlegung der erforderlichen Maßnahmen, mit denen sichergestellt wird, dass das Qualitätssystem ordnungsgemäß dokumentiert, angewendet und überwacht wird.

Die Beschreibung des Qualitätsmanagementsystems wird von der Software insofern wesentlich unterstützen, als das Datensystem alle Organisationseinheiten und Prozesse in strukturierter und eindeutig identifizierbarer Form enthält, was sowohl den Entwurf und die Planung der Verfahrensmodelle wie auch deren Darstellung standardisiert und vereinfacht.

Daneben reduziert sich der Aufwand für die Erstellung der Qualitätssicherungsdokumentation, weil alle Verfahren und Abläufe computergestützt dokumentiert sind und daher zu einem großen Teil in der Dokumentation zur Qualitätssicherung nicht nochmals detailliert dargestellt werden müssen. Die Datenbestände in der Qualitätssicherungssoftware werden damit in einem nicht unerheblichen Ausmaß zu "mitgeltenden Dokumenten" der Qualitätssicherung.

Sowohl der Änderungsdienst für die Qualitätssicherungsdokumentation wird von der Software unterstützt wie auch die Verteilung der Qualitätssicherungsdokumente, worauf in den folgenden Abschnitten dieser Dokumentation noch ausführlicher eingegangen wird.

Einen zentralen Aspekt der Qualitätssicherung bildet die Qualitätsplanung, zu deren Unterstützung umfassende Instrumente verfügbar sind, die ebenfalls noch detailliert behandelt werden.

Vertragsprüfung

Die Aufgaben der Vertragsprüfung können von der Software nicht wahrgenommen werden, wohl aber wird die Einhaltung aller diesbezüglich festgelegten Verfahren überwacht.

Designlenkung

Die Designlenkung und Entwicklungsplanung wird durch die Software wesentlich vereinfacht. Die Erstellung von Entwicklungsplänen in verschiedenen Phasen mit Festlegung der Verantwortung und Durchführung wird ebenso unterstützt wie die laufende Aktualisierung der Pläne entsprechend dem Entwicklungsfortschritt. Dazu liefert das System umfangreiche Informationen aus verschiedenen Bereichen (etwa Kundenwünsche oder Fehleranalysen), welche in der Designsteuerung berücksichtigt werden können.

Lenkung der Dokumente und Daten

Zur Verwaltung der Dokumente ist ein eigenes System UniOrg/DK verfügbar, das sich mit Dokumentenmanagement, Versionskontrolle und Archivierung von Aufzeichnungen bei vollständiger Integration in ein komplettes Bürosoftwaresystem mit Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Graphik und Präsentationssoftware befasst.

Auch die Qualitätssicherungssoftware selbst verfügt über Einrichtungen zur Lenkung der Dokumente, zur Versionsüberwachung und ist selbst ein umfassendes Instrument zur Steuerung aller Aufzeichnungen. Eine Integration in Bürosoftware ist hier jedoch vorläufig nicht vorgesehen.

Beschaffung

Verschiedene Aufgaben zur Qualitätssicherung im Beschaffungsbereich - Lenkung der Beschaffungsangaben oder Wareneingangsprüfung - können von der QS-Software nur eingeschränkt wahrgenommen werden, man kann lediglich die dafür benötigten Prozesse und Unterlagen festlegen.

Allerdings bietet die Software wirkungsvolle Instrumente zur Bewertung, die auch zur Lieferantenbeurteilung genutzt werden können, welche außerdem durch die Analyse aller Defekte mit Informationen über Lieferanten und Hersteller unterstützt wird.

Daneben besteht die Möglichkeit, die QS-Software in ein Warenwirtschaftssystem - wie beispielsweise Dialog Data UniSale - zu integrieren und auf diese Weise die Qualitätssicherung für die Beschaffung zu unterstützen.

Lenkung der vom Kunden beigestellten Produkte

Wie später noch erläutert wird, ist das Produktmanagement eine der zentralen Funktionen des Qualitätssicherungssystems und kann auch für kundeneigene Produkte eingesetzt werden. Wie bei der Beschaffung bleiben allerdings auch hier einige Aspekte wie Eingangsprüfung offen, die sich computergestützt nicht durchführen lassen, obwohl die zur Planung, Steuerung, Überwachung und Aufzeichnung dieser Vorgänge benötigten Hilfsmittel vollständig verfügbar sind.

Produktkennzeichnung und Rückverfolgbarkeit

Die Aufzeichnung einer eindeutigen Produktkennzeichnung (die Kennzeichnung selbst kann die Software naturgemäß nicht erledigen) und die daraus folgende Rückverfolgbarkeit sind in der Software umfassend gelöst, wobei spezielle Verfahren für die Einzelfertigung und für die Massenproduktion ebenso vorgesehen sind wie Schnittstellen zu Lager und Vertrieb, um Doppelerfassungen zu vermeiden.

Prozesslenkung

Ein weiteres Kernstück der Software ist die Planung und Steuerung von qualitätsrelevanten Prozessen: Alle Vorgänge im Unternehmen können einschließlich der damit zusammenhängenden Aufzeichnungen eindeutig bezeichnet und festgelegt werden. Der Abschnitt "Prozessmanagement" in dieser Dokumentation befasst sich ausführlich mit dieser Aufgabe.

Prüfungen

Wie schon bei der Beschaffung festgehalten wurde, kann die QS-Software Prüfungen nicht selbst durchführen, aber alle damit zusammenhängenden Vorgänge regeln, aufzeichnen und auswerten. Fehlerhafte Produkte können computergestützt verwaltet und gesteuert werden.

Prüfmittelüberwachung

Auch bei der Überwachung der Prüfmittel beschränkt sich die Softwareunterstützung auf die damit zusammenhängenden Vorgänge, Termine und Aufzeichnungen. Es können jedoch alle Prüfmittel als Produkte im System angelegt und entsprechend überwacht werden.

Prüfstatus

Der Prüfstatus zu jedem Produkt ist im System verfügbar. Bei Integration in die Warenwirtschaft beziehungsweise den Vertrieb kann sogar die Auslieferung derartiger Produkte unterbunden werden.

Lenkung fehlerhafter Produkte

Die Lenkung fehlerhafter Produkte kann durch entsprechende Gestaltung der Prozesse unterstützt und überwacht werden, die dazu erforderlichen Manipulationen müssen jedoch naturgemäß unabhängig von der Software bewältigt werden.

Wesentlich ist, dass im System alle Defekte aufgezeichnet und analysiert werden können. Auf diese Weise sind Informationen über Schwachstellen in der Produktion ebenso verfügbar wie Auswertungen über die Fehlerrate bei Produkten bestimmter Lieferanten oder Hersteller.

Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen

Das Erkennen von Ursachen für tatsächliche oder potentielle Fehler beziehungsweise Qualitätsabweichungen ist zentrale Aufgabe der Qualitätssicherung schlechthin. Entsprechend umfassend ist das in der QS-Software enthaltene Informationssystem. Grundsätzlich soll jeder Mangel erkannt, aufgezeichnet und analysiert werden, wobei sichergestellt werden sollte, dass derselbe Fehler ein zweites Mal nicht mehr auftreten kann.

Damit wird nicht nur eine ständige Verbesserung der Qualität erreicht, es wird sich auch eine deutliche Reduktion der Kosten für unnötige Reparaturmaßnahmen ergeben. Praktisch die gesamte vorliegende Dokumentation befasst sich mit dieser Aufgabenstellung.

Handhabung, Lagerung, Verpackung und Versand

Wie alle Manipulationen kann auch die Lagerung und Handhabung von Produkten nicht der Software übertragen werden, allerdings kann die Abwicklung durch entsprechende Verfahren und Aufzeichnungen gesteuert, überwacht und analysiert werden.

Lenkung von Qualitätsaufzeichnungen

Das System QDW bietet umfassende Einrichtungen zur computergestützten Führung von Aufzeichnungen und unterstützt die Forderungen der Norm in vollem Umfang: Alle Aufzeichnungen können gekennzeichnet, im Computer gesammelt, registriert, abgelegt und aufbewahrt werden. Darüber hinaus können die gespeicherten Informationen über beliebige Zeiträume zurückverfolgt werden.

Weit über die Norm hinaus reicht die Zielsetzung der Software, die Aufzeichnungen so zu führen, dass sie für umfassende qualitative Auswertungen und Informationen genutzt werden können.

Damit können nicht nur Schwachstellen analysiert werden, es lässt sich auch der Erfolg der Qualitätssicherungsmaßnahmen in Form von konkreten Zahlen - etwa durch Vergleiche mit vergangenen Perioden - dokumentieren.

Parallel dazu kann die Qualitätsplanung Vorgabewerte festlegen, die mit den erzielten Ergebnissen verglichen werden und auf diesem Weg Informationen über die Umsetzung der Qualitätssicherungsmaßnahmen liefern.

Interne Qualitätsaudits

Die Sicherstellung einer regelmäßigen Überprüfung aller qualitätsrelevanten Tätigkeiten und der mit ihnen erzielten Ergebnisse ist in die gesamte Software integriert. Zu jedem Prozess und jedem Produkt können Überwachungsmaßnahmen - etwa Audits - mit entsprechenden Terminen festgelegt werden, wobei das System alle zu überprüfenden Elemente periodisch vorschlägt und die Ergebnisse der Überprüfung in Form von Bewertungslisten in quantitativer Form aufzeichnet.

Schulung

Die qualitätsrelevanten Aspekte des Personalbereichs werden vom Mitarbeiterbetreuungssystem Dialog Data MIBS vollständig abgedeckt und sind daher in der QS-Software nicht nochmals enthalten. Es können jedoch auch ohne Personalsoftware Maßnahmen zur Beurteilung und Schulung der Mitarbeiter - in ähnlicher Form wie bei Produkten und Lieferanten - geplant, überwacht, aufgezeichnet und ausgewertet werden.

Schulungen und Schulungspläne können wie Prozesse und Produkte eingerichtet und - mit den Mitarbeitern als Kunden dieser Prozesse - wie die Kunden im Produktmanagement mit allen Aufzeichnungen behandelt werden. Die Ergebnisse von Schulungen lassen sich wie auch Erhebungen über die Qualifikation oder Stellenanforderungen aufzeichnen und auswerten.

Wartung

Während sich die Norm auf die Einbeziehung des Kundendienstes in das Qualitätssicherungssystem beschränkt, hat bei anlagenintensiven Unternehmen auch die Betreuung der eigenen Einrichtungen einen großen Einfluss auf Produktivität, Qualität und Kosten. Aus diesem Grund ist die Betreuung von installierten Systemen ein zentrales Thema der QS-Software, das im Kapitel "Anlagenwartung" ausführlich behandelt wird.

Statistische Methoden

Das QS-System enthält umfangreiche Werkzeuge zur statistischen Auswertung aller im System verfügbaren Daten und liefert Informationen aus allen in Frage kommenden Bereichen der Qualitätssicherung wie beispielsweise der Risikoanalyse, der Fehleranalyse oder dem Beschwerdemanagement.

Organisationssysteme

Quality Data Warehouse

Basisdaten der Qualitätssicherung

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