| In vielen Fällen - natürlich stark abhängig von der
konkreten Unternehmensaufgabe - spielt die Verfügbarkeit der benötigten Ressourcen
speziell im Personalbereich eine bedeutende Rolle: Während man sich zur Überbrückung
eines Liquiditätsengpasses von der Bank Geld besorgt, kann man sich bei Zeitmangel nicht
einmal fünf Minuten zusätzlich beschaffen, man kann höchstens zusätzlich am Wochenende
arbeiten, was aber bei größeren Terminproblemen auch keine wesentliche Verbesserung
erlaubt. Obwohl die Norm wegen der Konzentration auf die
Produktionsvorgänge darauf nicht speziell eingeht, ist das Zeitmanagement für
viele Unternehmen eine zentrale und in allen Betrieben wenigstens in Teilbereichen
wichtige Aufgabe der Qualitätssicherung.
Für das Zeitmanagement gelten ähnliche Kriterien wie für die
Qualitätssicherung im allgemeinen: Es werden effiziente Verfahren zur Planung, Steuerung
und Überwachung der persönlichen Arbeit benötigt, wobei speziell hier Informationen
über Erfahrungen aus der Vergangenheit von unschätzbarem Wert sind.
Die Tatsache, dass auf dem Markt unzählige verschiedene Hilfsmittel zur
Terminplanung angeboten werden, beweist, dass dieses Problem einen großen Personenkreis
betrifft. Aus eigener Erfahrung können wir berichten, dass alle diese Hilfsmittel keine
Wirkung zeigen, wenn man wirklich viel zu tun hat.
Dafür gibt es drei Gründe:
Einmal beschäftigen sich viele von diesen Systemen nur mit der
Verwaltung von Terminen. Um die Rechtsanwälte nicht zu verärgern, wählen wir ein
Beispiel aus der Kunst: Es gibt produzierende und reproduzierende Künstler, wobei die
ersteren im Prinzip für ihre Produkte und die letzteren (vereinfacht gesehen) für ihre
Anwesenheit bezahlt werden. Die Terminplanung konzentriert sich darauf, zum richtigen
Zeitpunkt am richtigen Ort anwesend zu sein. Viele Termine zu haben, ist ein äußerst
einfaches Problem, weil man nicht an zwei Orten gleichzeitig sein kann und sich die
Konflikte dadurch zwangsläufig von selbst lösen, während man andererseits wegen der
vielen Termine zum (produktiven) Arbeiten gar keine Zeit mehr hat und sich daher mit
dieser Problematik gar nicht erst befassen muss.
Für Leute mit mehreren parallel abzuwickelnden produktiven Tätigkeiten
sind diese Systeme wenig brauchbar. Hier geht es nicht darum, rechtzeitig irgendwo
einzutreffen, sondern es muss gelingen, einen Arbeitsumfang von insgesamt vielleicht 1000
Stunden für acht Projekte in den nächsten sechs Monaten neben allgemeinen Aufgaben in
einem Umfang von durchschnittlich drei Stunden pro Tag so einzuteilen, dass jede
Teilaufgabe zeitgerecht abgeschlossen werden kann und dafür trotzdem niemals mehr als 24
Stunden Arbeit an einem Tag anfallen. Es gibt zwar Software zur Projektplanung, die sich
mit einer ähnlichen Problematik befasst, allerdings ist hier meist der Planungsaufwand so
groß, dass daneben kaum mehr Zeit für die Erledigung der vorgesehenen Arbeiten bleibt.
Der zweite Grund ist darin zu suchen, dass die einzige sichere
Eigenschaft einer Planung jene ist, dass sie nicht stimmt (sonst wäre man ein Hellseher
und würde schon aus diesem Grund keine Planung brauchen). Eine Aufgabenplanung für einen
Zeitraum von mehr als einem Tag kann man nur einhalten, wenn man sich völlig von der
Umwelt abschließt. Andernfalls treten laufend unerwartete Ereignisse ein, durch welche
die ursprünglich geplanten Abläufe unterbrochen oder verzögert werden. Diese Störungen
kann man nur dann problemlos bewältigen, wenn man ohne sie überhaupt nichts zu tun
hätte.
Es ist absolut nicht zielführend, sich über eine konkrete
Arbeitseinteilung auch nur für den nächsten Tag den Kopf zu zerbrechen, denn sie kann
mit einem einzigen Ereignis schon eine halbe Stunde später wieder gegenstandslos geworden
sein. Ein Lösungsmodell des Risikomanagements verspricht hier etwas mehr Erfolg, nämlich
ohne große Rücksicht auf bestimmte Tageszeiten (abgesehen von den tatsächlichen
Terminen) die offenen Aufgaben einfach nach Prioritäten zu reihen und in der Reihenfolge
ihrer Gewichtung zu erledigen.
Ein sehr wertvoller Nebenaspekt der Qualitätssicherung besteht im
übrigen darin, alle mehr oder weniger überflüssigen Ereignisse zu analysieren und
Maßnahmen zu deren Reduzierung zu finden. Es ist daher von einiger Bedeutung, gerade die
unwichtigen Vorfälle lückenlos aufzuzeichnen.
Der dritte Grund für die sehr eingeschränkte Brauchbarkeit von
Zeitplanungssystemen ist in der völlig fehlenden Integration in die Werkzeuge zur
Unternehmenssteuerung zu suchen. Wenn man alle Daten (neben Terminen auch Adressen,
Notizen und ähnliche Informationen) bei jeder Änderung etwa des Produktionsplanes erst
in sein tragbares Taschenhirn übertragen muss, wird dessen Aktualität gerade bei
Zeitmangel sehr leiden. Analoge Probleme in der umgekehrten Richtung ergeben sich bei
allen unterwegs vorgenommen Aufzeichnungen.
Das System zur Aufgabenplanung Dialog Data UniOrg/ZM versucht, diese
Problematik zu kontrollieren und wird in diesem Abschnitt kurz beschrieben, weil es sehr
eng mit der Software zur Qualitätssicherung verknüpft ist.
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