Quality Data Warehouse / Modellierung der Prozesse
Struktur eines Prozesses

00125 Anfragebeantwortung

00125.00001 Gesprächspartner identifizieren

00125.00002 Anliegen feststellen

00125.00003 Erledigung veranlassen

Im Unterschied zu Checklisten können Prozesse wesentlich komplexer aufgebaut sein und auch zusätzliche Informationen enthalten.

Informationen zum Prozess

Zu jedem Prozess können neben der Bezeichnung folgende Informationen festgelegt werden: Durch Festlegung einer Prozessart können verschiedene Prozesse in Auswertungen zu Gruppen zusammenfasst werden, beispielsweise alle Prozesse im Verkaufsbereich oder alle Dokumentationsabläufe. Auch die für den Prozess zuständige Abteilung kann festgelegt und in Auswertungen als Auswahlkriterium dienen. Eine für den gesamten Prozess gültige Checkliste und eine Bewertungsliste zum Prozess legen fest, welche Punkte zu beachten und welche Merkmale beim Abschluss des Prozesses zu überprüfen sind. Schließlich können über eine Dokumentenliste die zum Prozess verfügbaren Dokumente und sonstigen Informationen sowie der für diesen Prozess vorgesehene Aufwand neben einigen frei verwendbaren Kennzeichen festgelegt werden.

Subprozesse

Jeder Teilschritt kann anstelle einer einzelnen Tätigkeit auch einen Subprozess angeben, der an dieser Stelle in den Prozess eingefügt wird. So könnte im obigen Beispiel der Vorgang 125.1 einen Prozess zur Identifikation des Gesprächspartners (mit entsprechenden Schritten für die Datenaufnahme bei Neukunden) enthalten. Subprozesse können auch verschachtelt sein, ein Subprozess kann also selbst wieder Subprozesse enthalten. Das System akzeptiert derzeit bis zu acht ineinander verschachtelte Ebenen von Subprozessen.

Entscheidungen

Einzelne Schritte im Prozess können bei Bedarf als Entscheidungen definiert werden. In diesem Fall wird anstelle einer Tätigkeit eine Frage in den Prozess eingebaut, die mit "ja" oder "nein" beantwortet werden kann. Bei "ja" setzt der Prozess mit dem nächsten Schritt fort, während im Vorgang die Nummer jenes Prozessschrittes eingetragen ist, bei dem im Fall von "nein" fortgesetzt wird. Auf diese Weise ist eine Verzweigung im Prozessablauf beziehungsweise die Definition einer von den aktuellen Bedingungen abhängigen Vorgangsweise möglich. Beispielsweise kann eine Entscheidung im Anfragebeantwortungsprozess folgendermaßen gestaltet sein: 00125 Anfragebeantwortung 00125.00001 Gesprächspartner identifizieren 00125.00002 Neukunde? nein: weiter bei Vorgang 00010 00125.00003 Kundendaten aufnehmen   00125.00010 Anliegen feststellen 00125.00003 Erledigung veranlassen   Wird im Vorgang 2 die Frage "Neukunde?" mit "ja" beantwortet, setzt der Prozess beim nächsten Vorgang (3) fort, während im Vorgang 2 die Fortsetzung bei Vorgang 10 für den Fall einer negativen Antwort eingetragen ist.

Sprunganweisungen

Da durch die Entscheidungen die Prozesse auf unterschiedlichen Wegen ablaufen können, wird auch eine Sprunganweisung benötigt, um zwei Abwicklungszweige an einem gemeinsamen Punkt wieder zusammenführen zu können. In der Software ist diese Sprunganweisung einfach als Entscheidung realisiert, die nur mit "nein" beantwortet werden kann, was einen Sprung zum angegebenen Prozessschritt bedeutet.

Überwachungsinformationen und Kontrollanweisungen

Zu jeder Prozessaktivität (Prozessschritt) kann die Nummer einer Checkliste eingetragen werden, welche in diesem Schritt beachtet werden soll, zum Beispiel 00125 Anfragebeantwortung 00125.00001 Gesprächspartner identifizieren   00125.00002 Neukunde? nein: weiter bei 125.10 00125.00003 Kundendaten aufnehmen Checkliste 20 Kundendaten 00125.00010 Anliegen feststellen 00125.00003 Erledigung veranlassen   Hier wird im dritten Vorgang mit der Checkliste 20 festgelegt, welche Daten bei Neukunden aufzunehmen sind. Wie bei den Checklisten schon erwähnt wurde, können sie auch dazu verwendet werden, kleinere Prozesse zu definieren, die in Prozesse an den benötigten Stellen eingebaut werden. So könnte man die oben als Beispiel verwendete Checkliste "42 PC-Test" in einem Prozess zur PC-Konfiguration als einen Vorgang einfügen und auf diese Weise einem Schritt mehrere Teilaufgaben zuordnen: 0387 PC-Konfiguration   0387.0001 Einbau Mainboard 0387.0002 Einbau der Massenspeicher 0387.0003 PC testen Checkliste 00042 PC-Test   00042.00001 Stromversorgung prüfen 00042.00002 Memorytest 00042.00003 Oberflächentest Magnetplatte 0387.0004 PC ausliefern   Auf diese Weise werden die Prozesse durch Reduzierung der Anzahl von Einzelaktivitäten vereinfacht. Da in Checklisten keine Subchecklisten oder Entscheidungen möglich sind, kommen dafür allerdings nur einfache und linear ablaufende Vorgänge in Betracht. Da zu jedem Vorgang Checklisten angegeben werden können, lassen sich die Prozesse auf sehr einfache Weise mit zusätzlichen Informationen verschiedenster Art versehen. In derselben Form wird die für den Prozess festgelegte Bewertungsliste verwendet, in welcher prozessspezifische Merkmale aufgezeichnet werden können.