Zu den Dokumenten zählen kann man
- Stellenpläne mit detaillierten Anforderungen,
- Prozesse und Vorgänge,
- Checklisten und Bewertungslisten mit Bewertungskriterien.
Diese Informationen sind im System verfügbar und können jederzeit
abgefragt oder ausgedruckt werden.
Bei entsprechender Gestaltung der Prozesse können die Abläufe als
vollständige Verfahrens- oder Arbeitsanweisungen genutzt werden, da neben einer
Beschreibung des Vorgangs jedem einzelnen Arbeitsschritt eine ergänzende Checkliste von
beliebigem Umfang und ein Verweis auf zusätzlich geltende Dokumente beigefügt werden
kann. Damit wird nicht nur die Ausarbeitung und Dokumentation der Arbeitsanweisungen
drastisch vereinfacht, es sind zusätzlich alle Verfahrensschritte über die
entsprechenden Nummern eindeutig gekennzeichnet und identifizierbar sowie ohne weitere
Manipulation im Computer unternehmensweit verfügbar.
Im Qualitätssicherungshandbuch der Dialog Data sind beispielsweise nur
die grundlegenden Verfahren dargestellt, während im übrigen auf die jeweils aktuellen
Modelle im QS-System verwiesen wird. Damit wird nicht nur der Umfang der QS-Dokumentation
deutlich reduziert, es können auch Änderungen an Prozessen oder sonstigen Objekten
vorgenommen werden, ohne dass deshalb eine neue Version des Qualitätssicherungshandbuchs
erstellt werden muss.
Wenn bei derartigen Änderungen keine neue Version der QS-Dokumentation
ausgegeben wird, ist natürlich auf andere Weise sicherzustellen, dass alle betroffen
Mitarbeiter über diese Neuerungen ausreichend informiert werden. Sind Organisation und
Abläufe gründlich modelliert, werden sich solche Änderungen ohnehin in Grenzen halten.
In der Software ist bei diesen Datenbeständen aus Effizienzgründen
immer nur die aktuell gültige Version verfügbar. Eine Rückverfolgbarkeit oder
Wiederherstellung früherer Zustände kann nur durch eine entsprechend organisierte
Datensicherung gewährleistet werden. Bei der Dialog Data werden über die Datensicherung
hinaus diese Informationen anlässlich der QS-Audits einmal jährlich vollständig
ausgedruckt und abgelegt.
Da die Prozesse in die Aufträge in ihrer jeweils aktuellen Form
übernommen werden, ändert sich durch eine nach der Auftragseinrichtung vorgenommene
Modifikation des Prozesses am Ablauf des Auftrages nichts. Auch bei einer Änderung von
Prozessen ist daher die seinerzeit für einen Auftrag angewendete Abwicklungsform
unverändert dokumentiert. |
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