| Der Auftrag kann als Arbeitsanleitung ausgedruckt werden,
wobei zu allen Vorgängen die ergänzenden Informationen wie Checklisten, benötigte
Unterlagen, herzustellende Aufzeichnungen und erforderliche Bewertungen angeführt werden,
womit die Ausführenden ein vollständiges "Kochrezept" für den gesamten Ablauf
erhalten. Da die Reihenfolge der Tätigkeiten ebenso wie die zuständigen Mitarbeiter
festgelegt sind, kann die Auftragsabwicklung auch als einfach zu bedienendes, aber
wirkungsvolles Workflowsystem genutzt werden. Eine
computergestützte Überwachung der Erledigung dieser einzelnen Punkte ist derzeit nicht
vorgesehen, weil damit bei detailliert geplanten Prozessen ein unverhältnismäßig hoher
Verwaltungsaufwand verbunden wäre, ohne dass sich dadurch erkennbare Vorteile ergeben
würden: Auch bei einer Erfassung der Erledigung im Computer kann die Software nicht
überprüfen, ob die als erledigt markierten Aufgaben tatsächlich ordnungsgemäß
beziehungsweise von der dafür zuständigen Person ausgeführt wurden.
Die aktuelle Konzeption sieht vor, dass die einzelnen Punkte auf dem
Ausdruck als erledigt markiert und die vollständige Erledigung aller angeführten Punkte
durch Inspektion überwacht wird. Zur Dokumentation kann der abgeschlossene Arbeitsauftrag
abgelegt und aufbewahrt werden.
Wie später noch erklärt wird, werden alle tatsächlich ausgeführten
Arbeiten den Aufträgen zugeordnet, allerdings wird hier nur die Arbeitszeit zu den
einzelnen Tätigkeiten aufgezeichnet, aber nicht die Erledigung jedes einzelnen Punktes
aus einer dieser Tätigkeit zugeordneten Checkliste.
Es kann jedoch angegeben werden, in welchem Ausmaß die betreffende
Arbeit erledigt wurde. Sind etwa für die Installation von Netzwerkkabeln 3 Stunden
Aufwand vorgesehen, kann im Tätigkeitsbericht (der etwas später noch erklärt wird) die
Eintragung "12.5., 14:00 - 18:00 Auftrag NN.NN Netzkabel installieren, 50 %
erledigt" aufscheinen. Es wurde also bereits mehr Zeit als insgesamt angenommen
verbraucht, obwohl mit diesem Aufwand erst die Hälfte der Arbeit erledigt werden konnte.
Diese Angabe des erledigten Anteils ist besonders zur Beurteilung des noch offenen
Aufwands für längerfristige Aufgaben hilfreich: Wenn man nach der Hälfte des geplanten
Arbeitsaufwands erst 20 % der Aufgabe bewältigt hat, muss man umgehend die Planung für
die noch offenen Arbeiten anpassen, weil sich bei gleichbleibender Erledigungsquote der
Gesamtaufwand voraussichtlich um 150 % erhöhen wird.
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