| Eine Veranstaltung ist ein Ereignis, bei dem ein
bestimmtes Programm an einem bestimmten Ort zu einer bestimmten Zeit mit bestimmten
Teilnehmern abgewickelt wird. Es ist also einiges zu bestimmen, wobei in dieser
Aufzählung der Veranstaltungsleiter nicht vergessen werden darf. Zunächst
ist die Veranstaltung selbst einzurichten, die eine Nummer und eine Bezeichnung trägt.
Sie setzt sich aus einer oder mehreren Teilveranstaltungen zusammen, die
durch Programm, Ort, Zeit und Veranstaltungsleiter gekennzeichnet sind. Sobald sich bei
einem Veranstaltungsteil eines dieser Merkmale ändert, ist eine neue Teilveranstaltung
vorzusehen.
Beispielsweise könnte eine solche Veranstaltung folgendermaßen
gegliedert sein:
| Programmpunkt |
Vortragender |
Termin |
| 00021 Produktseminar für Großhändler |
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| 00021.00001 Begrüßung der Teilnehmer |
Verkaufsleiter |
22.10., 09:00 - 09:30 |
| 00021.00002 Präsentation der Produktneuheiten |
Produktionsleiter |
22.10., 09:30 - 11:30 |
| 00021.00003 Marketingmaßnahmen zu Neuheiten |
Verkaufsleiter |
22.10., 14:00 - 15:30 |
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Wenn sich Veranstaltungen über mehrere Tage hinweg
erstrecken, muss zumindest für jeden Tag eine eigene Teilveranstaltung vorgesehen werden.
Veranstaltungspläne |
| Für bestimmte Arten von Veranstaltungen lässt
sich der
Bedarf ermitteln, bei anderen ist überhaupt eine regelmäßige Wiederholung vorgesehen.
Abgesehen von Weihnachtsfeiern kommen hier speziell die innerbetrieblichen
Schulungsmaßnahmen sowie Routineveranstaltungen wie Vorstandssitzungen oder QS-Audits in
Frage. Das System kann einerseits aus den verfügbaren
Informationen Terminübersichten für die benötigten Veranstaltungen erstellen und
andererseits aus den Bewertungsinformationen jene Personen ermitteln, die an bestimmten
Veranstaltungen teilnehmen sollten. |
Das
Veranstaltungsprogramm |
| Für jede Veranstaltung ist ein entsprechendes Programm
auszuarbeiten. Das ist fallweise für jede Veranstaltung gesondert durchzuführen,
während in etlichen Fällen - etwa Schulungen - ein einmal ausgearbeitetes Programm immer
wieder verwendet werden kann und lediglich in Details an geänderte Voraussetzungen
angepasst werden muss. Die Veranstaltungsprogramme enthalten die
Detailplanung der Veranstaltung sowie die dazu benötigten Hilfsmittel.
In diesen Programmen werden die zu behandelnden Themen und die im
Zusammenhang damit vorgesehenen Aktivitäten in einer methodisch sinnvollen Reihenfolge
zusammen mit dem dafür vorgesehenen Zeitaufwand dargestellt:
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Programmpunkt |
Dauer |
Hinweise |
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00021 Schulungsprogramm für Textverarbeitung am
Computer |
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00021.00001 Begrüßung der Teilnehmer |
5' |
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00021.00002 Grundlagen der Textverarbeitung |
20' |
CL 00138 |
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00021.00003 Starten des Textverarbeitungsprogramms |
5' |
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usw. |
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Im Prinzip handelt es sich hier nur um einen
gewöhnlichen Prozess, bei dem wie auch bei allen anderen Prozessen der voraussichtliche
Aufwand und eine Checklistenangabe für Hinweise auf zusätzliche Unterlagen oder
spezielle Unterrichtsmaßnahmen zu jedem Schritt eingetragen werden können.
Wie man aus dem obigen Beispiel ersieht, werden hier nur die fachlichen
Inhalte mit dem zugehörigen Aufwand geplant, während im Veranstaltungsplan festgelegt
wird, wer, wann, wo und mit wem dieses Programm abwickeln soll. Derselbe Schulungsplan
kann eine Woche später mit anderen Teilnehmern und einem anderen Vortragenden neuerlich
verwendet werden, ohne dass man das gesamte Programm neu entwerfen muss. |
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Software
