| Die Analyse der Aufzeichnungen setzt voraus,
dass die
einzelnen Merkmale oder Kriterien in einer standardisierten Form festgelegt und verwendet
werden. Wird einmal der Text "Magnetplatte installieren" und ein anderes Mal
"Disk einbauen" eingetragen, ist es für die Software praktisch unmöglich, aus
solchen Aufzeichnungen beispielsweise den Gesamtaufwand für die Installation von
Magnetplatten zu ermitteln oder gar den Installationsaufwand für verschiedene
Produktgruppen (etwa Massenspeicher und Peripheriegeräte) miteinander zu vergleichen. Derartige Auswertungen sind nur dann in geeigneter Weise realisierbar, wenn die
zu analysierenden Objekte eindeutig gekennzeichnet sind. Erfolgt diese
Kennzeichnung in numerischer Form (wie das etwa für die Konten in der Finanzbuchhaltung
selbstverständlich ist), so ergeben sich zusätzliche Möglichkeiten: Einmal können zur
Auswahl bestimmter Gruppen Wertebereiche (beispielsweise "10 bis 20") angegeben
werden, um die Informationen auf den jeweils interessanten Ausschnitt einzugrenzen.
Daneben lassen sich die Nummern so gestalten, dass sich schon durch ihren Aufbau eine
gewisse Gliederung ergibt, etwa wenn die erste Stelle einer Produktnummer die
Produktgruppe bezeichnet.
Nicht zuletzt wird durch die eindeutige Zuordnung von Begriffen zu
Identifikationsnummern sowohl der Erfassungsaufwand wesentlich reduziert wie auch die
Möglichkeit von Tippfehlern im Text völlig ausgeschlossen: Die Eingabe von
"17" statt "Magnetplatte installieren" vermindert den Eingabeaufwand
von 25 auf 2 Zeichen, wird also die Produktivität der Datenerfassung um mehr als
1000 Prozent erhöhen.
Um alle diese Vorteile zu nutzen, werden derartige mit Nummern
identifizierbare Texte durchgängig in der Qualitätssicherungssoftware verwendet. Auf
diese Weise ist es zum Beispiel sehr einfach, alle Prozesse zu finden, bei denen sich
unter den geplanten Aufzeichnungen Lieferscheine befinden.
Grundsätzlich hält sich die QS-Software damit nur an die in der
Qualitätssicherung für alle Produkte geltenden Richtlinien, nämlich eine eindeutige
Kennzeichnung. Auch für die Qualitätssicherung selbst ergeben sich damit positive
Aspekte in der Form, dass alle in qualitätsrelevanten Vorgängen verwendeten Objekte
untersucht, identifiziert und festgelegt werden müssen, bevor sie verwendet werden
können.
Natürlich ist der Nummernsalat im Computer für viele Anwender ein
Gräuel, außerdem wird es den wenigsten Benutzern möglich sein, sich alle Nummern zu
merken. Daher bietet das System in dieser Hinsicht eine umfassende Unterstützung: Man
kann alle zu einem Merkmal verfügbaren Werte bei der Eingabe abfragen und meist auch den
Text direkt eingeben, worauf sich das System die zugehörige Nummer selbst sucht (sofern
der eingetippte Text gespeichert ist). Es ist daher auch nicht notwendig, in
handschriftlichen Aufzeichnungen alle vorgesehenen Nummern richtig einzutragen, sondern es
genügt ein Text, der das betreffende Merkmal eindeutig beschreibt.
Mit diesem Konzept werden ohne wesentliche Nachteile alle Möglichkeiten
der Identifizierung optimal genutzt: Die Qualitätssicherung muss sich mit einer
eindeutigen Identifizierung aller Objekte befassen, die Analyse nach
verschiedensten Kriterien ist uneingeschränkt möglich, während trotz der Verwendung
eines Nummernsystems alle Aufzeichnungen und die Datenerfassung weitestgehend formlos und
mit bestmöglicher Unterstützung durch die Software abgewickelt werden können.
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