| Als Auftrag im Sinne des Qualitätssicherungssystems
ist nicht die Bestellung eines Kunden zu verstehen, sondern die
Anweisung, eine bestimmte Aufgabe unter Anwendung eines als
Prozess definierten Vorgehensmodells zu erledigen.
Für jede Art von Aufgabe sollte ein
entsprechender Prozess definiert sein, wobei der Auftrag eine
konkrete Ausprägung des theoretisch im Prozess modellierten
Ablaufs darstellt. Jeder Auftrag im Sinne des Systems hat also
entsprechend den Festlegungen im Prozess einen definierten Anfang
und ein definiertes Ende und setzt sich aus meist mehreren
aufeinanderfolgenden Tätigkeiten zusammen.
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Auftragsdaten |
| Aufgrund einer entsprechenden
Anforderung ist eine Aufgabe zu erledigen, die als Auftrag
im System gespeichert wird, zum Beispiel die Ausarbeitung
eines Angebotes für einen Personalcomputer.
Bei der Einrichtung eines neues Auftrags
wird dem System mitgeteilt, welches Prozessmodell dafür
verwendet werden soll. Zusätzlich werden verschiedene
allgemeine Informationen zum Auftrag (Auftraggeber, Termine)
festgehalten.
Bei der Neuanlage werden die im Prozess
gespeicherten Teilaufgaben und Arbeitsschritte in den
Auftrag übernommen und können dort modifiziert werden. Im
Beispiel des PC-Angebots wird daher der Prozess
"Angebotserstellung" gewählt, der vielleicht
folgende Vorgänge enthält:
- 00125 Angebotserstellung
- 00125.00001 Anforderungen und
Konfiguration festlegen
- 00125.00002 Kundenkonditionen klären
- 00125.00003 Verfügbarkeit und
Liefertermine prüfen
- 00125.00004 Angebotskalkulation
- 00125.00005 Angebot abschicken
In der Praxis wird dieser Prozess
wahrscheinlich etwas komplexer definiert sein und auch
etliche Entscheidungen (etwa Neukunde ja/nein) enthalten.
Mit der Eingabe eines einzelnen
Identifikationsbegriffes, nämlich der Prozessnummer, werden
alle für diesen Prozess definierten Vorgänge samt den
zugehörigen Ergänzungen wie Checklisten für Überprüfungen
oder Aufzeichnungen und benötigte Dokumente in den Auftrag
übernommen. Ebenso sind die Zuständigkeiten für die
einzelnen Vorgänge weitgehend geklärt, da diese im schon
im Prozess festgelegt werden können. |
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Inhalt eines
Auftrags |
Im einzelnen zeigt jeder
Auftrag folgende Eigenschaften:
- Jeder Auftrag hat einen Auftraggeber
(Prozesskunden).
- Jeder Auftrag hat einen für die Ausführung
Verantwortlichen (Prozesslieferanten).
- Für jeden Auftrag müssen Anforderungen
und Zielsetzungen definiert sein (Prozessinput).
- Zur allgemeinen Klassifizierung kann
ein Auftragstyp (etwa Produktion, Dienstleistung)
festgelegt werden.
- Jeder Auftrag wird nach einem
definierten Prozess abgewickelt, kann aber bei
Bedarf um beliebige zusätzliche Tätigkeiten (auch aus
anderen Prozessen) erweitert werden.
- Aus der Art des Prozesses kann eine
bestimmte Aufgabengruppe (zum Beispiel
Entwicklung oder Fehlerbehebung) abgeleitet werden.
- Jeder Auftrag bezieht sich auf genau
ein Produkt (Prozessoutput).
- Für jeden Auftrag ist ein Vorgang zur Ergebnisanalyse
festgelegt.
- Für jeden Auftrag ist ein Fertigstellungstermin
vorgegeben.
- Der geschätzte Aufwand an
Arbeitszeit und Materialkosten kann ebenfalls für jeden
Auftrag erfasst werden.
Zusätzlich werden im Zuge der
Auftragserledigung etliche weitere Informationen gesammelt:
- Erledigungsdatum
- Arbeitsaufwand in Minuten
- Auftragskosten
(Materialverbrauch, Wareneinsatz, Spesen)
Es ist offensichtlich, dass bei
entsprechend vollständiger Aufzeichnung allein mit diesen
Informationen eine nahezu lückenlose Darstellung des
gesamten Betriebsgeschehens verfügbar ist. Wie wir noch
sehen werden, handelt es sich dabei jedoch nur um einen
Teilbereich aller möglichen Aufzeichnungen, welche
insgesamt die Basis für ein umfassendes Informationssystem
bilden.
Da sich der Prozess über mehrere
Abteilungen hinweg erstrecken kann, ist der Auftragsverantwortliche
nicht für die Ausführung der Arbeiten zuständig, sondern
soll im Rahmen der Auftragserledigung als eine Art von
Projektleiter fungieren und eventuell auch die einzelnen
Vorgänge überwachen und kontrollieren. |
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Software
