Während die Zeitabrechnung alle Abwesenheitszeiten mehr oder weniger
kritiklos entgegennimmt, setzt die Anspruchverwaltung bestimmte Formen von
Abwesenheiten in Beziehung zu gesetzlichen oder kollektivvertraglichen
Bestimmungen.
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| Ansprüche |
| Die Anspruchsverwaltung sammelt und
überwacht die Informationen zu verschiedenen Ansprüchen und
beobachtet insbesondere Krankenstand, Urlaub und bezahlte
Freizeit (Arztbesuche, Pflegefreistellung). Da dieser Bereich
wie das gesamte System völlig parametergesteuert abläuft, können
auch individuelle Bedürfnisse berücksichtigt und spezielle
Ansprüche oder Bestände eingerichtet werden, etwa eine
Gleitzeitabrechnung oder die Beobachtung von Fehltagen. Für Abfertigungen
ist dieses Teilsystem nicht gedacht, da Abfertigungsansprüche und
Abfertigungsrückstellungen vom Abrechnungssystem ohne zusätzliche
Maßnahmen ermittelt werden können. |
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| Neu anfallende Ansprüche werden
automatisch zu Beginn des Kalender- oder Arbeitsjahres
berücksichtigt und um die in der jeweiligen Abrechnungsperiode
anfallenden Bestandsveränderungen korrigiert. Lohnbüro und
Dienstnehmer können jederzeit über den aktuellen Stand der
Ansprüche informiert werden, die auch über den Beginn eines
Kalenderjahres hinweg weitergeführt werden. Für Krankenstand und
Arbeitsunfall werden spezielle Funktionen eingesetzt, die den
jeweiligen Entgeltanspruch ermitteln und bei Bedarf auch die
benötigten Papiere erstellen. |
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| Anspruchsparameter |
| Die Verwaltung der verschiedenen
Ansprüche wird über Parameter gesteuert. Um verschiedenen
kollektivvertraglichen Vorschriften und betrieblichen Vereinbarungen
entsprechen zu können, werden für bis zu 63 verschiedene
Dienstnehmergruppen entsprechende Steuerungsinformationen
festgelegt. |
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| Im Personalstamm ist eingetragen,
welcher dieser Parametersätze für den betreffenden Dienstnehmer
anzuwenden ist. Bei Änderung der Ansprüche merkt sich das System
wie bei allen für die Abrechnung relevanten Daten, ab wann diese
Änderung gilt. Das kann jeweils nur zu Beginn einer
Abrechnungsperiode (Monat) sein und entweder die Ansprüche selbst
betreffen - wenn etwa das EFZG geändert wird - oder die Zuordnung
eines Dienstnehmers zur einer anderen Gruppe. |
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| Wie die Zeitabrechnung benötigt auch
die Anspruchsverwaltung Informationen über die Arbeitszeit pro
Wochentag, damit das System in der Lage ist, zum Beispiel bei einem
Krankenstand die Ausfallstunden zu ermitteln. |
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| Das System verwaltet bis zu acht
verschiedene Ansprüche (Urlaub, Krankenstand, bezahlte Freizeit),
die nach individuellen Bedürfnissen definiert werden können. Für
jeden Anspruch werden eine Bezeichnung, die Art der Abrechnung
(Krankenstände werden zum Beispiel speziell behandelt), die
Anspruchswerte (Urlaubsanspruch in Tagen oder Stunden) und die
Lohnart angegeben, unter welcher das zugehörige Entgelt abgerechnet
werden soll. |
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| Betriebskalender |
| Die Datumsfunktionen
kennen zwar alle fixen und beweglichen Feiertage bis zum Jahr 2079,
sind aber nicht über betriebsspezifische und kollektivvertragliche
Gegebenheiten informiert, etwa in welchem Umfang der 24. Dezember
ein Arbeitstag ist. |
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| Der Systemkalender kann
durch Eingabe zusätzlicher arbeitsfreier Tage an die tatsächlichen
Verhältnisse angepasst werden. Daneben können in den Personaldaten
spezielle Arbeitstage und Feiertage festgelegt werden, etwa der 24.
oder 31. Dezember mit jeweils 4 Stunden Arbeit und 4 Stunden
bezahltem Feiertag. Da diese arbeitsfreien Tage möglicherweise
nicht für alle Dienstnehmer in gleicher Weise gelten, können sie
sowohl unternehmensweit wie auch für einzelne Dienstnehmergruppen
gesondert festgelegt werden. |
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| Anspruchsbewegungen |
| Die einzelnen Bewegungen für die
Anspruchsverwaltung werden mit der Bewegungsdatenerfassung (variable
Daten) des Lohnsystems eingegeben. |
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| Für jede Bewegung ist die Anspruchsart,
das Beginn- und Enddatum (zum Beispiel krank von 5.-12.8.) und
eventuell eine Kostenstelle anzugeben. Weiters kann die in den
Parametern eingetragene Lohnart übersteuert sowie über einen
Textcode die spezielle Art der Bewegung angegeben werden. Es sind
pro Anspruchsart bis zu 255 verschiedene Texte möglich, deren
Kennzeichnung auch als Selektions- und Sortierkriterium für
Auswertungen herangezogen werden kann. Damit ist jederzeit
überprüfbar, wie oft ein Dienstnehmer bereits ein "Begräbnis
der Großmutter" besucht hat. Wenn entsprechende Aufzeichnungen
verfügbar sind, können derartige Bewegungen auch für beliebige
Zeiträume rückwirkend erfasst werden, damit diese Kontrolle nicht
erst mit der Installation des Mitarbeiterbetreuungssystems beginnt. |
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| Die einzelnen Bewegungen werden
einerseits in der eingegebenen Form gespeichert, andererseits in
einen Kalenderdatensatz übertragen, der bei der Abrechnung dazu
verwendet wird, die zu diesen Bewegungen gehörigen
Entgeltansprüche zu ermitteln. Dieser Kalenderdatensatz bildet auch
die Grundlage für den Ausdruck der Arbeits- und Urlaubskartei sowie
für verschiedene Auswertungen über Fehlzeiten. |
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| Das System ermittelt je nach den
Steuerungsangaben in den Parametern aus den vorliegenden Bewegungen
die Ansprüche (zum Beispiel EFZ-Anspruch) und rechnet sie unter den
angegebenen Lohnarten ab. Das kann zur Auszahlung eines Lohns oder
aber auch nur zur Fortschreibung des zugehörigen Saldos (offene
Urlaubstage) führen. |
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| Bei Verwendung des Zeiterfassungs- und
Abrechnungssystems werden diese Bewegungen automatisch in die
Anspruchsverwaltung übernommen. Umgekehrt berücksichtigt die
Zeitabrechnung alle in der Anspruchsverwaltung erfassten
Abwesenheiten. |
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| Arbeits- und Urlaubskartei |
| Die Arbeits- und Urlaubskartei wird aus
den Anspruchsbewegungen erstellt und zeigt einen Jahreskalender mit
den Sonn- und Feiertagen, in welchen die einzelnen Abwesenheiten
(Krankenstand, Urlaub, Pflegefreistellung, unbezahlter Urlaub) aus
der Anspruchsverwaltung mit dem jeweiligen Kennzeichen eingetragen
sind. |
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Diese Kartei ist auch im lokalen Informationssystem Dialog
Data InfoLink als Webseite verfügbar:
Wahlweise können in dieser Kartei verschiedene Angaben aus dem
Personalstamm (ähnlich den Kopfdaten des Jahreslohnkontos,
das im Abschnitt MIBS-Personalabrechnung dargestellt ist) und
verschiedene Summen und Salden zu den einzelnen Anspruchsarten
ausgegeben werden. |
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| Anspruchsauswertungen |
| Aus den Bewegungen der
Anspruchsverwaltung werden neben der Arbeits- und Urlaubskartei
mehrere Auswertungen erstellt. |
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| Die einzelnen Bewegungen zu einer
Anspruchsart können wie ein Karteiblatt über beliebige
Zeiträume ausgedruckt werden. Wahlweise können auch mehrere oder
alle Anspruchsarten nach Datum sortiert zu einer solchen Liste
zusammengefasst werden. |
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| Fehlzeitenkontrolle |
| Die Fehlzeitenkontrolle gibt eine
Übersicht über die Fehlstunden je Anspruchsart. Dabei werden die
Stunden je vorhandener Anspruchsart in bis zu acht Spalten
nebeneinander ausgegeben. Wahlweise kann diese Liste gesondert pro
Dienstnehmer gedruckt werden und enthält dann pro Zeile die Werte
je Woche, Monat oder Jahr. Die zweite Form gibt für einen zu
wählenden Zeitraum pro Dienstnehmer eine Zeile mit den
entsprechenden Daten aus. |
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| Die Fehlzeitenübersicht kann in
mehreren Varianten ausgedruckt werden und wahlweise die einzelnen
Arten von Abwesenheiten (zum Beispiel nur Krankenstand) oder eine
Übersicht über sämtliche Abwesenheiten enthalten. Die Übersicht
wird ähnlich wie die Arbeits- und Urlaubskartei gedruckt, wobei in
den einzelnen Zeilen statt der Monate die Mitarbeiter angeführt
werden. |
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| Die Liste kann auch in einer etwas
komprimierten Form ausgegeben werden, bei der die einzelnen Tage zu
Wochen zusammengefasst und zwischen den Tagen innerhalb einer Woche
keine Leerzeichen ausgegeben werden. Damit können 14 Wochen, bei
einem Drucker mit Schmalschrift oder einem Laserdrucker sogar ein
ganzes Jahr in einer Druckzeile dargestellt werden. |
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| Urlaubsplanung |
| Da im System jederzeit Daten für
künftige Perioden eingegeben werden können, kann man eine der
Anspruchsarten für die Urlaubsplanung verwenden und hier die
voraussichtlichen Urlaubszeiten je Dienstnehmer erfassen. Der
Urlaubskalender wird in derselben Form wie eine Fehlzeitenübersicht
ausgedruckt. |
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| Der Urlaubsplan kann auch in der oben
beschriebenen komprimierten Form mit 14 bis 20 Wochen pro Druckzeile
ausgegeben werden. |
