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MIBS Personalmanagement
Arbeitsplatzdatenbank

Die Arbeitsplatzdatenbank enthält die Daten zu den einzelnen Stellen im Unternehmen. Jede Stelle entspricht einer Zusammenfassung von Aufgabenelementen und bildet eine elementare Einheit innerhalb der Organisationsstruktur des Unternehmens. Die Stellenbildung ist eine grundlegende Voraussetzung für die Personaleinsatzplanung.

Die Arbeitsplatzdatenbank liefert eine Reihe wichtiger Informationen:

• Dienstpostenplan
• Stellenbeschreibungen
• Organisationsstruktur
• Qualifikationsstruktur
• Ausbildungsbedarf

In Verbindung mit anderen Datenquellen liefert diese Datenbank zusätzlich Auswertungen für die Personaleinsatzplanung, die Personalbeschaffung und die Lohnverrechnung.

Stellenbeschreibung

Die Stellenbeschreibung kann die Aufgaben der Stelle, Rechte und Pflichten, die Beziehungen zu Vorgesetzten und Untergebenen sowie verschiedene arbeitsrechtliche Informationen enthalten.

Dazu können verschiedene Kosteninformationen und Gliederungskennzeichen angegeben werden, die weiter unten noch ausführlicher behandelt werden.

Anforderungsprofil

Die Qualifikationsanforderungen der Stelle werden in der oben beschriebenen Form über Merkmalsstrukturen dargestellt. Dazu wird eine detaillierte Skala von Stellenanforderungen festgelegt, welche die besonderen Charakteristika der Stelle beschreiben, wobei das System für jede Stelle bis zu 360 derartige Charakteristika (Merkmale) erlaubt.

Da kaum ein Bewerber exakt den Anforderungen einer Stelle entsprechen wird, ist hier eine gewisse Flexibilität nötig, die dadurch erreicht wird, dass jede Merkmalsstruktur fünffach vorgesehen ist: Neben den Normalanforderungen werden Mindest- und Höchstanforderungen festgelegt, die nicht unter- bzw. überschritten werden sollen. Für spezielle Aufgabenstellungen, die im Abschnitt Personalbeschaffung noch etwas ausführlicher behandelt werden, können diese Mindest- und Höchstanforderungen temporär auch ein zweites Mal definiert und mit Extremwerten belegt werden, die unter keinen Umständen unter- bzw. überschritten werden dürfen.

Gewichtung der Qualifikationsmerkmale

Um zu vermeiden, dass jeder Eigenschaft in der Personalbeurteilung dieselbe Bedeutung zukommt, kann für jedes Merkmal pro Stelle neben der Abgrenzung durch Mindest- und Höchstanforderungen eine Gewichtung vorgenommen werden. Bei einem Bilanzbuchhalter spielen zum Beispiel die Merkmale "Führerschein" und "Japanisch" (diese Eigenschaft könnte definiert sein, weil das Unternehmen in Tokio eine Filiale besitzt) neben dem Merkmal "Bilanzierung" nur eine untergeordnete Rolle. Ohne Gewichtung könnte das System einen japanischen LKW-Fahrer für die Buchhalterstelle möglicherweise besser einstufen als einen Bilanzbuchhalter, der weder über einen Führerschein noch über Fremdsprachenkenntnisse verfügt. Diese Gewichtung erfolgt ebenfalls mit Werten zwischen 0 und 7.

Über die Gewichtung kann gleichzeitig festgelegt werden, dass einzelne Merkmale im betrachteten Zusammenhang (zum Beispiel "Japanisch" beim Bilanzbuchhalter) keine Rolle spielen und daher nicht berücksichtigt werden sollen. Damit ergibt sich auch eine größere Flexibilität bei der Strukturierung der Merkmale, da man etwa für Buchhalter und Lohnverrechner oder sogar für alle Mitarbeiter im Verwaltungsbereich dieselben Merkmalsgruppen verwenden und eine Spezialisierung über die Gewichtung für die jeweilige Stelle vornehmen kann.

Standardprofile

Zur Vereinfachung von Selektionsvorgängen und der Beschreibung der Stellenanforderungen ist jede Stelle einer Kostenstelle zugeordnet und darüber hinaus mit mehreren Kennzeichen versehen, die unter anderem den Unternehmensbereich (Produktion, Verwaltung usw.), die Stufung innerhalb der Unternehmenshierarchie (Vorstand, Abteilungsleiter) sowie den Geschäftsbereich (Milchprodukte, Suppen) angibt. Einige weitere Kennzeichen stehen für individuelle Gliederungen zur Verfügung.

Jedem dieser Kennzeichen kann ebenfalls eine Merkmalsstruktur als Standardprofil zugeordnet werden, das sich auf alle Stellen mit demselben Kennzeichen "vererbt". Es ist also nicht nötig, bei 130 Filialen für jede Filialleiterstelle gesondert das gesamte Anforderungsprofil zu erfassen. Es wird vielmehr jede Filialleiterstelle nur mit dem Kennzeichen "Filialleiter" versehen und erhält damit automatisch das Anforderungsprofil für Filialleiter zugeordnet. Analog wird bei den übrigen Kennzeichen vorgegangen. Sind mehrere Profile gleichzeitig anzuwenden, so verwendet das System in allen Fällen von den in Frage kommenden Werten den jeweils höchsten. Durch das Zusammentreffen mehrerer Profile können die Anforderungen also nur angehoben, aber nie abgesenkt werden. Es wäre unsinnig, die für einen Filialleiter geforderten Anforderungen an Kenntnisse im Rechnungswesen herabzusetzen, weil derartige Fähigkeiten im Geschäftsbereich Milchprodukte nicht festgelegt sind. Bei Bedarf können einzelne Merkmalsgruppen für eine Stelle direkt definiert werden. In diesem Fall werden nur die übrigen Merkmale aus dem Standardanforderungsprofil übernommen.

Stellenpläne

Um die geplante Personalentwicklung beschreiben zu können, können die Informationen zu jeder Stelle mehrfach angelegt werden, wobei ein Gültigkeitsdatum angibt, ab wann der betreffende Datensatz verwendet werden soll. Auf diese Weise kann das Eignungsprofil der vorhandenen Mitarbeiter nicht nur mit den gegenwärtigen Anforderungen verglichen werden, es lässt sich vielmehr auch die gewünschte Entwicklung darstellen. Derartige Auswertungen bilden eine wichtige Grundlage sowohl für Maßnahmen im Bereich der Personalschulung wie auch für die Personalbeschaffung. Selbstverständlich liefert die Datenbank auch Informationen über die sich aus der geplanten Personalentwicklung ergebenden Kosten.

Die Arbeitsplatzdatenbank bietet auch die Möglichkeit, Stellenpläne für neu zu errichtende Produktionsstätten oder Abteilungen zu erstellen und daraus die Personalanforderungen und die voraussichtlichen Personalkosten abzuleiten.

Natürlich kann in jeder Stellenbeschreibung auch eingetragen werden, welcher Mitarbeiter diese Stelle derzeit besetzt bzw. ab wann die Stelle besetzt sein soll. Auch kann das Ausmaß angegeben werden, in welchem der Mitarbeiter an dieser Stelle beschäftigt ist, wenn etwa eine Person zu 80 % als Buchhalter und in der übrigen Zeit als Lohnverrechner tätig ist. Für Zwecke der Personalentwicklungsplanung kann auch die Zuordnung von Mitarbeitern zu Stellen mehrfach - mit Gültigkeitsdatum - vorgenommen werden.