Das Mitarbeiterbetreuungssystem MIBS ist ein umfassendes
Personalmanagementsystem, das auf einer völlig neuartigen Konzeption
basiert, die sich auf eine zwanzigjährige Erfahrung sowohl im
Personalwesen wie auch mit Anwendungen unter dem Betriebssystem UNIX
gründet.
Das Softwarekonzept stellt den Mitarbeiter in den Mittelpunkt der
Computeranwendung und versucht, dem Management geeignete Hilfsmittel zur Förderung
und Motivation der Mitarbeiter anzubieten und den
Verwaltungsaufwand im Personalbereich mit umfassenden und äußerst leistungsfähigen
Verarbeitungsfunktionen zu minimieren.
Der generellen Konzeption folgend wurde bei der Softwaregestaltung
darauf geachtet, auch den Anwendern des Systems mit
bedienungsfreundlichen, effizienten und zuverlässigen Programmen optimale
Bedingungen zu bieten und die Lust an der Arbeit mit dem System zu
wecken. In dieser Hinsicht bietet MIBS alle Vorteile modernster
Softwaretechnologie:
| Datenmanagement |
Die zentrale Datenverwaltung kontrolliert alle
Datenbestände, die innerhalb des Mitarbeiterbetreuungssystems
verwendet werden. Gleichzeitig werden dem System die mit anderen
Anwendungen gemeinsam genutzten zentralen Stammdaten bereitgestellt.
- Die gesamte Datenerfassung wird von einem einzigen
Programm abgewickelt. Mit diesem Programm kann auch jederzeit
auf sämtliche Lohndaten aller im System vorhandenen
Mitarbeiter und Perioden zugegriffen werden.
- Alle Steuerungsparameter werden über Bildschirm erfasst und
können an individuelle Erfordernisse optimal angepasst
werden. Eine Anpassung an geänderte Voraussetzungen ist
jederzeit ohne Modifikation der Programme möglich.
- Wie in der gesamten Dialog Data Software ist auch beim
Lohnsystem das Ziel verfolgt worden, ein System zu schaffen, das
über die bloßen Verwaltungsaufgaben hinaus dem Unternehmen ein
leistungsfähiges und flexibles Informationsinstrument
zur Verfügung stellt: Die gerade im Personalbereich sehr
umfangreichen Datenbestände können nach den verschiedensten
Kriterien ausgewertet und analysiert werden.
- Die Personalnummer kann ebenso wie jede andere
Stammdatenidentifikation jederzeit geändert werden. Nach
Änderung der Nummer im Stamm enthalten sämtliche
Datenbestände automatisch die neue Nummer.
- Die Abrechnungsfunktionen sind in die Datenerfassung
integriert, womit schon bei der Dateneingabe jederzeit das
Ergebnis der Abrechnung mit den gegenwärtig vorliegenden Daten
abgefragt werden kann.
- Das Lohnsystem speichert sämtliche Änderungen und
Steuerungsinformationen mit altem und neuem Wert, so dass auch
Verarbeitungen für bereits weiter zurückliegende Perioden
mit den damals gültigen Werten möglich sind.
- Ein eigenes strukturiertes Schutzstufenkonzept sichert
das Personalsystem vor unbefugtem Zugriff und verhindert
ungewollte Änderungen der Datenbestände.
- Der Datenaustausch mit externen Systemen kann über
Disketten, Bandkassetten oder Modem abgewickelt werden.
- Bei der Umstellung auf MIBS ist eine Datenübernahme für
praktisch alle vorhandenen Bestände möglich. Bei Bedarf werden
die Identifikationsnummern umgeschlüsselt und die vorhandenen
Datenfelder in die benötigten Formate konvertiert.
- Das Lohnsystem ist in alle übrigen Dialog Data
Anwendungssysteme voll integriert und kann direkt
zusammen mit Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung,
Projektmanagement, Warenwirtschaft und Adressenverwaltung
eingesetzt werden. Durch die vollständige Integration sind
Datenübertragungen von einem Bereich in einen anderen
unproblematisch möglich, außerdem sind keinerlei
Doppelerfassungen von Daten notwendig.
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| Das Personalinformationssystem |
Das Personalinformationssystem ist ein
umfassendes Instrument zur Dokumentation über Mitarbeiter, Bewerber
und sonstige Personen. Beliebige Zusatzinformationen für bis zu
vier Millionen Personen können gespeichert und für Informationen
herangezogen werden.
- Die zentrale Informationsquelle des
Personalinformationssystems bildet eine Adressendatenbank,
in welche beliebige Personen eingetragen werden können.
- Zu jeder Adresse können beliebige Zusatzinformationen gespeichert
werden, die sich an die individuellen Bedürfnisse des
Unternehmens anpassen lassen.
- Zu jeder Adresse können Qualifikationsmerkmale erfasst
werden, die Grundlage für den Vergleich von Eignungsprofilen
mit Anforderungsprofilen im Personalmanagement bilden.
- Bis zu 26 Gruppen von Bewegungsdaten je Adresse können
Informationen über Lebenslauf, Schulungsmaßnahmen in
beliebiger Form aufnehmen.
- Diese Daten können in Form von Listen oder Karteikarten
für beliebige Personengruppen ausgewertet werden.
- Bei Bedarf können diese Bewegungsdaten auch Beträge
enthalten, wobei die einzelnen Buchungen in Form von Konten
je Adresse oder Journalen ausgedruckt werden können.
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| Personalmanagement |
Das Personalmanagement ist in jedem Unternehmen von
überragender Bedeutung und benötigt leistungsfähige Werkzeuge, um
die Informationsanforderungen bewältigen zu können, die mit der
Planung und Steuerung des Personalwesens verbunden sind.
- MIBS ist ein umfassendes Personalmanagementsystem , das
weit über die eigentliche Lohnverrechnung hinaus eine Vielzahl
von Planungs- und Steuerungsfunktionen im Personalbereich
enthält.
- Die Grundlagen für Entscheidungen in der Personalwirtschaft
liefern neben dem Personalinformationssystem eine Arbeitsplatzdatenbank
und ein Qualifikationsstruktursystem, mit deren Hilfe
die organisatorische Struktur des Unternehmens und die
Anforderungen an die Stelleninhaber beschrieben werden.
- Dienstpostenplan und Stellengliederungsplan zeigen
die organisatorische Struktur des Unternehmens und die
personelle Besetzung der einzelnen Stellen.
- Mit Planstellen und Plananforderungen kann die
Entwicklung des Unternehmens hinsichtlich der
Qualifikationsstruktur und der Personalkosten modelliert werden.
- Die Kostenplanung ordnet den Stellen und
Qualifikationsmerkmalen Anlern-, Ausbildungs- und Personalkosten
zu und analysiert die Kostenentwicklung im Personalbereich.
- Die Analyse von vorhandenen und geplanten Stellen sowie der
Vergleich der Anforderungs- und Eignungsprofile liefern der Stellenplanung
wichtige Informationen über die derzeitige Personalstruktur
des Unternehmens und den zu erwartenden Personalbedarf.
- Die Personalbeurteilung anhand der Eignungsprofile
bildet die Voraussetzung für die Entwicklungs-, Förderungs-
und Ausbildungsplanung.
- Die Personalbeschaffung stützt sich auf eine Arbeitskräftedokumentation
und nützt die Personalbeurteilungsfunktionen zur bestmöglichen
Auswahl aus Stellenbewerbern.
- Die Personalsteuerung verhilft den Mitarbeiter des
Unternehmens zu optimalen Arbeitsbedingungen und nutzt die
Entwicklungsmöglichkeiten der Dienstnehmer zu einer
Verbesserung der Leistungsbereitschaft und Arbeitszufriedenheit.
- Die Personalentwicklung prüft durch regelmäßigen
Vergleich von Anforderungs- und Eignungsprofilen alternative
Einsatzmöglichkeiten für einzelne Mitarbeiter und stellt
rechtzeitig die erforderlichen Versetzungen und Schulungsmaßnahmen
fest.
- Die Personalförderung versucht, die derzeit nicht
genutzten Fähigkeiten der Mitarbeiter zu erkennen, zu fördern
und für das Unternehmen zu nützen.
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| Personalevidenz |
Die MIBS-Personalevidenz bringt dem Personalwesen
eine beträchtliche Reduzierung des Verwaltungsaufwands. Aufgaben,
die händisch nur mit viel Zeitaufwand erledigt werden können,
wickelt das System vollautomatisch ab und liefert zusätzlich eine
Reihe wichtiger Informationen.
- Die Zeitabrechnung ermittelt aus den Anwesenheitszeiten
und bezahlten Abwesenheiten alle daraus ableitbaren
Lohnbestandteile wie Sonn- und Feiertagsarbeit, Überstunden
oder Nachtzuschläge.
- Mehrarbeit und Zeitausgleich werden
vollautomatisch verwaltet und abgerechnet, ebenso der Ausgleich
der arbeitsfreien Tage im Gastgewerbe.
- Die Zeiterfassung kann auch über Personalcomputer in
Außenstellen betreut werden und dort Informationen zur Diensteinteilung
liefern.
- Ein eigener Betriebskalender definiert die
unternehmensspezifischen arbeitsfreien Tage.
- Die Werte der Zeitabrechnung werden in das Lohnsystem
übernommen und stehen daneben für Auswertungen wie Überstundenlisten
oder Arbeitszeitübersichten zur Verfügung.
- Die Anspruchsverwaltung erledigt alle Aufgaben im
Zusammenhang mit bezahlten Abwesenheiten, berechnet Urlaubs- und
Krankengeldansprüche, verwaltet Pflegefreistellungen und alle
sonstigen Formen von bezahlter Freizeit.
- Das System kann auch zur Bearbeitung unternehmensspezifischer
Ansprüche sowie zur Urlaubsplanung verwendet werden.
- Mit Auswertungen wie EFZ-Antrag oder Arbeits- und
Urlaubskartei wird der administrative Aufwand im Lohnbüro
verringert. Fehlzeitübersichten in mehreren Formen
informieren über die verschiedenen Ursachen für Abwesenheiten,
zusätzlich kann jede Anspruchsart in Form einer Kartei
ausgedruckt werden.
- Wie alle Anwendungen im Personalbereich kann auch die
Anspruchsverwaltung die Informationen über beliebige Zeiträume
hinweg verarbeiten, so dass jederzeit Vergleiche mit
früheren Jahren und Übersichten über die Entwicklung in
einzelnen Perioden möglich sind.
- Das Teilsystem Darlehen/Exekutionen behandelt
automatisch Vorschüsse, Dienstgeberdarlehen, Kredite,
Exekutionen und Unterhaltspfändungen.
- Das System führt für jede Verbindlichkeit ein Konto
und kann bei Bedarf Zinsen und Kosten verrechnen.
Bei Dienstgeberdarlehen werden Zinsenersparnisse
automatisch in der Lohnsteuerabrechnung berücksichtigt.
- Exekutionen und Unterhaltspfändungen werden
automatisch nach ihrem Rang gereiht und entsprechend den
Vorschriften der Exekutionsordnung behandelt.
- Für Zahlungen an unternehmensfremde Gläubiger können Überweisungen
mit allen im System für den Zahlungsverkehr vorgesehenen
Möglichkeiten abgewickelt werden.
- Mehrere Auswertungen wie Drittschuldnererklärung,
Tilgungsplan und verschiedene Listen über Verbindlichkeiten
dienen der Information des Unternehmens, der Gläubiger und der
verpflichteten Dienstnehmer.
- Die Reisekostenabrechnung erlaubt dem Personalbüro
eine effiziente Abwicklung aller Dienstreisen. Reisekosten im
Inland und im Ausland werden mit allen in Kollektivverträgen
und Abgabenvorschriften vorgesehenen Varianten vollautomatisch
abgerechnet.
- Ein integriertes Textsystem ermöglicht die
automatische Erstellung von Dokumenten, Verträgen und
Vereinbarungen oder Serienbriefen.
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| Personalabrechnung |
Das Mitarbeiterbetreuungssystem MIBS enthält ein
umfassendes Personalmanagementsystem, das weit über die
bloßen Verwaltungsaufgaben hinaus dem Unternehmen ein
leistungsfähiges und flexibles Informationsinstrument zur
Verfügung stellt. Die MIBS-Personalabrechnung erfüllt dabei alle
zentralen Funktionen der Personalverwaltung und ermöglicht eine
zuverlässige und reibungslose Abwicklung aller Aufgaben des
Lohnbüros. Was macht MIBS zu einem besonderen Personalsystem?
- Flexibilität.
Der gesamte Funktionsumfang des MIBS-Systems wird durch
Parameter gesteuert und kann optimal an die individuellen
Anforderungen jedes Unternehmens angepasst werden. Auch durch
geänderte Voraussetzungen nötige Modifikationen sind einfach
und ohne Programmänderungen möglich.
- Absolut zuverlässige Funktionsweise.
Durch den modularen Aufbau der gesamten Software, aufwendige
Testverfahren mit echten Anwenderdaten und den jahrelangen
Einsatz in der Praxis ist das System äußerst stabil und
liefert absolut verlässlich jederzeit korrekte Ergebnisse.
- Keine unnötigen Wartezeiten.
Das System nützt alle Möglichkeiten von UNIX exzessiv aus,
stützt sich auf perfekt optimierte Dateizugriffs- und
Verarbeitungsoperationen und erzielt auf diese Weise extrem
hohe Durchsatzraten : In der Regel werden bei jeder
Verarbeitung bis zu 50 Arbeitnehmer pro Sekunde bewältigt, so
dass bei 1000 Mitarbeitern jede Auswertung im
Durchschnitt in weniger als einer halben Minute
abgeschlossen ist.
- Integrierte Abrechnung.
Die Integration der Abrechnung in alle
Auswertungsfunktionen erlaubt die Ausführung aller
Auswertungen ohne eignes Abrechnungsprogramm, die Abfrage der Ergebnisse
während der Datenerfassung sowie die Vorausabrechnung
über beliebige Zeiträume, zum Beispiel zur Erstellung von
Budgets für Personalkosten.
- Bewertung zur Laufzeit.
Die besondere Flexibilität der Bruttoabrechnung stützt
sich auf äußerst leistungsfähige Bewertungsfunktionen, die
erst während der Ausführung einer Verarbeitung die einzelnen
Lohndaten bewerten. Damit können Zwischenergebnisse aus der
laufenden Abrechnung sowohl die Bewertung anderer Lohndaten
beeinflussen wie auch den weiteren Verlauf der Abrechnung
steuern.
- Zentrale Datenerfassung.
Sämtliche Erfassungsarbeiten werden mit einem einzigen
Programm erledigt. Der Wechsel zwischen verschiedenen
Teilaufgaben, Abrechnungsperioden und Jahren ist jederzeit
möglich, ohne das Programm verlassen zu müssen.
- Minimaler Erfassungsaufwand durch vollständige
Integration.
Durch die hochintegrierte Arbeitsweise des MIBS-Systems
werden einmal erfasste Daten automatisch überall dort
verwendet, wo sie benötigt werden. Doppelerfassungen
sind daher völlig ausgeschlossen, auch in Bereichen, die
von anderen Systemen mitbenutzt werden, wie etwa Kostenstellen
oder Buchhaltungskonten.
- Direkter Zugriff auf Lohndaten aus allen vorliegenden
Abrechnungsperioden und Jahren.
Alle Auswertungen können ohne besondere Eingriffe über
beliebige Zeiträume erstellt werden, auch für mehrere Jahre
. Sämtliche Verarbeitungen können auch direkt während
der Datenerfassung ausgeführt werden.
- Keine Beschränkungen in der Bruttoabrechnung.
Die Bewertungsfunktionen für Bruttolohndaten bieten
Möglichkeiten, die einem Mathematik-Paket sehr nahe kommen. Es
gibt praktisch keine Anforderung im Bruttobereich, die das
Lohnsystem nicht erfüllen könnte.
- Entlastung durch umfangreiche Automatikfunktionen.
Das Lohnbüro wird durch eine effiziente Datenerfassung und
eine Vielzahl von Automatikfunktionen unterstützt, durch
die der Erfassungsaufwand auf das unbedingt nötig Minimum
reduziert wird.
- Weitreichende Korrekturmöglichkeiten.
Selbstverständlich können die vorliegenden Lohndaten
jederzeit korrigiert und Abrechnungen beliebig oft wiederholt
werden. Für Fälle, die eine nachträgliche Korrektur nicht
mehr erlauben, stehen leistungsfähige Funktionen zur Nachverrechnung
in späteren Perioden zur Verfügung.
- Berücksichtigung von Stammdatenänderungen.
Das Lohnsystem speichert sämtliche Änderungen und
Steuerungsinformationen mit altem und neuem Wert, so dass auch
Verarbeitungen für bereits weiter zurückliegende Perioden
mit den damals gültigen Werten möglich sind.
- Unbegrenzte Selektionsmöglichkeiten in allen Auswertungen.
Praktisch alle in den Datenbeständen vorhandenen
Datenfelder können als Selektionskriterien verwendet werden,
wobei beliebig viele der verfügbaren Kriterien gleichzeitig
verwendet werden können. Jede Auswertung lässt sich damit auf
den gerade benötigten Datenbereich eingrenzen.
- Leistungsfähige und effiziente Kostenrechnungsfunktionen.
Da die Personalkosten in den meisten Unternehmen einen
bedeutenden Anteil am Gesamtaufwand darstellen, ist das System
mit leistungsfähigen Kostenrechnungsfunktionen
ausgestattet, die eine Aufteilung der Personalkosten auf
Kostenstellen, Kostenarten und Projekte in verschiedenen Formen
erlaubt.
- Beliebige Nebenrechnungen.
Nicht nur für die Abrechnung kalkulatorischer Kosten
wichtig ist die Möglichkeit, neben der eigentlichen Abrechnung
beliebige zusätzliche Berechnungen ausführen zu lassen,
die in den eigentlichen Lohnauswertungen nicht aufscheinen,
sondern nur Informationszwecken dienen oder Bewertungsfunktionen
für die Kostenrechnung erfüllen.
- Branchenspezifische Systemeinrichtungen.
Ebenso integriert in das System sind Aufgaben aus speziellen
Anwendungsgebieten: Akkordbetriebe, alle Arten von Handels-
und Dienstleistungsbetrieben, Hotel- und Gastgewerbebetriebe
, Baufirmen, Spitäler und Apotheken, Forstunternehmen
oder Gemeindeverwaltungen können das
Abrechnungssystem verwenden, ohne dass spezielle
Programmversionen oder eigene Abrechnungsprogramme benötigt
werden.
-
Integration in das Gesamtsystem.
Das Lohnsystem ist in alle übrigen Dialog Data
Anwendungssysteme voll integriert und kann direkt
zusammen mit Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung,
Projektmanagement, Warenwirtschaft und Adressenverwaltung
eingesetzt werden. Durch die vollständige Integration sind
Datenübertragungen von einem Bereich in einen anderen
unproblematisch möglich, außerdem ist keinerlei
Doppelerfassung von Daten notwendig.
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| Rechnungswesen |
Die Personalkosten bilden in jedem Unternehmen einen
wichtigen Anteil des Betriebsaufwands und erfordern umfassende
Funktionen für eine vollständige Integration in Finanzbuchhaltung,
Kostenrechnung und Controlling.
- Das Abrechnungssystem erlaubt eine weitgehend frei
definierbare Zuordnung der Lohnkosten zu Kostenarten und
Kostenstellen, womit die Übernahme des Personalaufwand in die
Kostenrechnung vollständig an die individuellen Bedürfnisse
des Unternehmens angepasst werden kann.
- Parallel zur eigentlichen Lohnabrechnung können im System kalkulatorische
Werte ermittelt und den benötigten Kostenstellen zugeordnet
werden.
- Auch Erlöse - etwa die Einnahmen aus der Miete für
Dienstwohnungen - können sowohl im Lohnsystem wie für die
Kostenrechnung abgerechnet werden.
- Bei Bedarf kann das System bei Kosten und Erlösen die
anteilige Umsatzsteuer ermitteln und nur die Nettobeträge
in die Kostenrechnung übertragen.
- Die interne Leistungsverrechnung kann
unternehmensintern erbrachte Leistungen bewerten und zwischen
den leistenden und empfangenden Kostenstellen verrechnen.
- Die Lohndaten können automatisch in die Finanzbuchhaltung übernommen
oder in ein kamerales Haushaltssystem übertragen werden.
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