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Zusammenfassung

ISM Servicemanagement für Dienstleistungsunternehmen - Übersicht
Optimale Unterstützung für die Bediener

Das Auftragsmanagement bietet einen perfekten Komfort für die Anwender:

• Ein modernes GUI-System erlaubt unter einer graphischen Oberfläche Aktionen sowohl mit Mausklicks wie auch über Funktionstasten.
• Das System ist auf optimale Performance ausgerichtet. Es ist ausgeschlossen, dass ein Bediener auch nur eine Zehntelsekunde verliert, weil er warten muss, bis das System eine Verarbeitung ausgeführt hat.
• Der Erfassungsaufwand ist minimal, weil viele Werte automatisch übernommen oder berechnet werden und Doppelerfassungen ausgeschlossen sind.
• In den meisten Fällen erzeugt das System Vorschlagswerte, die ohne Eingabe verwendet werden können, wenn sie brauchbar sind.
• Unzählige Hilfsfunktionen - etwa bei der Datumseingabe oder bei der Suche nach Werten - minimieren den Arbeitsaufwand für den Bediener.
• Umfassende Plausibilitätsprüfungen - wie für Datum oder Preise - weisen den Anwender schon bei der Eingabe auf mögliche Fehler hin.
• Gravierende Mängel in den Eingabedaten - etwa eine Bankomatzahlung mit Minusbetrag - werden gleich gar nicht akzeptiert.
• Bei Unklarheiten stehen dem Bediener für jedes Attribut Suchfunktionen zur Verfügung, beispielsweise für Kunden, Lieferanten und Subunternehmer, Postleitzahlen, Produkte, Leistungen, Farben, Zusteller, Filialen, Annahmestellen, Lagerorte und alle weiteren im System verwendeten Stammdaten.
• Die Preise für jede Auftragsposition werden nach verschiedenen Kriterien - Sonderpreise für einzelne Kunden, Kundenrabatte - automatisch ermittelt, was Eingabefehler verhindert. Dennoch können bei Bedarf die automatisch berechneten Preise für einzelne Positionen jederzeit überschrieben werden.
• Ein Workflowkonzept für jeden Auftrag garantiert, dass alle Aufträge nach einem vorgegeben Standardprozess abgearbeitet werden.
• Das Workflowsystem stellt auch sicher, dass alle Aufträge ordnungsgemäß abgeschlossen werden und keinerlei Arbeiten oder Lieferscheine verloren gehen..
• Viele automatisierte Abläufe - etwa der Druck aller Papiere, die für den Zusteller heute benötigt werden, führen auf Knopfdruck zahlreiche Operationen aus, ohne dass dazu beispielsweise jeder Auftrag extra aufgerufen werden muss.
• Das Abrechnungssystem garantiert durch verschiedene Automatismen, dass ein Auftrag durch Bedienungsfehler falsch abgeschlossen wird, etwa Barzahlung statt Lieferschein oder Fakturierung an falschen Rechnungsempfänger (der nicht mit dem Kunden identisch sein muss).
• Sämtliche - auch die abgeschlossenen - Aufträge bleiben im System gespeichert, womit man bei Reklamationen oder für Analysen über mehrere Jahre alle Werte zur Verfügung hat.
• Trotz der riesigen Datenmenge arbeitet das System dank eines enorm effizienten Datenmanagements extrem schnell. So werden die offenen Aufträge eines bestimmten Kunden aus 100.000 gespeicherten Aufträgen innerhalb von weniger als 2 Hunderstelsekunden gefunden.
• Alle im GUI-System dargestellten Listen können bei Bedarf ausgedruckt werden, was die Weiterverarbeitung fallweise sehr erleichtert.
• Umfassende Korrekturmöglichkeiten erlauben die Bereinigung von Eingabefehlern zu jedem Zeitpunkt der Auftragsbearbeitung, sogar wenn eine Rechnung schon gedruckt ist.

Die Analysen werden in Sekundenbruchteilen durchgeführt und zeigen die Ergebnisse sowohl in Listenform wie auch als Graphiken.

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Der Benutzer wird mit vielen Hilfsfunktionen sehr effinzient bei seiner Arbeit unterstützt.

Eine dieser Unterstützungsfunktionen sind Tooltips. Das sind kleine Textfenster, in denen eine kurze Beschreibung zu Funktionalität erscheint, wenn man den Mauszeiger für einige Zeit über ein Element auf dem Monitor (Eingabefeld oder Button) hält:

Die obige Abbildung zeigt ein solches Infofenster zum Button LS speichern bei der Erstellung von Lieferscheinen für Fremdleistungen. Diese Einrichtung ist nicht nur für Neulinge hilfreich, sie unterstützt die Anwender auch bei selten benötigten Funktionen.

Listen wie oben die Aufträge für Fremdleister kann man jederzeit durch einen Klick auf die Überschrift einer Spalte nach dem Inhalt der Felder in dieser Spalte sortieren. Beim ersten Klick wird aufsteigend, bei zweiten Klick absteigend sortiert.

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Praktisch jede Liste kann ausgedruckt oder in eine CSV-Datei exportiert werden:

Oben sehen wir dieselbe Abbildung wie zuvor, jedoch ohne Tooltip.

Mit Klick auf den Button Drucken wird die Liste ausgedruckt (sofern ein A4-Drucker verfügbar ist) und mit einem Klick auf den Button Export CSV wird die Liste in eine CSV-Datei exportiert. Auf Wunsch wird mit dieser CSV-Datei sofort ein Tabellenkalkulationsprogramm gestartet, mit dem man die exportierte Liste weiter bearbeiten kann.

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Eine weitere wichtige Hilfsfunktion zur Vereinfachung und Beschleunigung der Arbeit mit dem System sind die sogenannten Textvorschläge. Wenn Sie einen Wert - zum Beispiel einen Vornamen - eingeben sollen, genügt es, der ersten Buchstaben des Namens einzutragen, um eine Liste aller Namen zu sehen, die mit diesem Buchstaben beginnen

Im obigen Beispiel (Abbildung links) wurde im Feld Vorname "b" eingegeben, worauf unter dem Eingabefeld eine Liste aller mit "b" beginnenden Vornamen erscheint. Tippt man wie in der Abbildung rechts weitere Zeichen ein, wird die Liste auf die passenden Eintragungen eingeschränkt: Mit einem Klick auf die entsprechende Zeile in dieser Liste kann man den benötigten Text in das Eingabefeld übernehmen und so mit wenigen Tastendrücken sehr schnell eine Auswahl treffen. Es werden auch Eingabefehler vermieden, wenn ein bereits vorhandener Text (etwa ein Straßenname) übernommen wird und nicht neu eingegeben werden  muss.

Diese Funktion wird bei allen Datenfeldern verwendet, zu denen im System Namen oder Bezeichnungen bekannt sind, also beispielsweise Anrede, Titel, Vornamen, Straßennamen, Postleitzahlen (über die Ortsbezeichnungen), Kunden, Konten, Artikel und viele weitere.

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Etliche weitere Unterstützungsfunktionen wie die Routinen zur Datumseingabe oder den Formelprozessor, mit denen wir den Anwendern enorm viel Zeit sparen und die Sie kaum in anderer Software finden, sind in unseren Webseiten Allgemeine Softwarestandards beschrieben (alle Links im letzten Satz öffnen ein neues Fenster).