ISM Servicemanagement für Dienstleistungsunternehmen - Auftragsverwaltung
Zustellermanagement

Hier sieht der Zusteller, welche Aufträge zu erledigen sind, wo sich die auszuliefernden Paketen im Lager finden, welche Abholaufträge vorgesehen sind und wo ein Barinkasso geplant ist.

Daneben findet man Hinweise wie oben in Zeile 3, dass der Auftrag zwar zuzustellen wäre, die zugehörige Lieferung vom externen Subunternehmer aber noch nicht eingelangt ist.

Im einzelnen sind hier geplant zwei Zustellungen mit Barinkasso (Zeile 1 und 3), drei Zustellungen mit Lieferschein (Zeilen 2, 5 und 6) sowie zwei Abholungen (Zeilen 4 und 8), davon eine mit Anzahlung (Zeile 4).

Diese Liste kann man zunächst an die aktuellen Gegebenheiten anpassen.

Theoretisch wäre es möglich, eine oder mehrere Zeilen zu markieren und über den Button Löschen zu entfernen.

In der Praxis werden allerdings nicht zu erledigende Zustellaufträge auf einen anderen Tag verschoben, was man in der Form erledigt, dass man in der betreffenden Zeile auf das Datum klickt und dort einen neuen Wert eingibt:

Ähnlich können in der Liste die Werte für die Barzahlung (das wird später noch gebraucht) und die Zustellernummer geändert werden.

Die einzelnen Zeilen können auch über ein eigenes Erfassungsfenster bearbeitet werden:

Falls zusätzlich Aufträge ausgeliefert werden sollen, die für einen späteren Termin geplant waren, aber heute schon bearbeitet sind, kann man diese Aufträge über den Button Hinzufügen in die Liste aufnehmen:

Zu Überprüfung kann man über den Button Liste die im Fenster dargestellte Liste ausdrucken.

Mit dem Button Springe zu wird die Auftragserfassung für den in der gewählten Zeile angezeigten Auftrag in einem Subfenster geöffnet.

Hier kann man wie bei der normalen Auftragserfassung die Kopfdaten des Auftrags modifizieren und Positionen hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Nach Beendigung der Bearbeitung dieses Auftrags kehrt man wieder zur Liste der Zustelleraufträge zurück.

Ist die Liste der Zustelleraufträge fertiggestellt, kann man mit dem Button Drucken eine Liste dieser Aufträge sowie alle benötigten Papiere (Abholaufträge, Kassabelege für Anzahlungen und Barinkasso sowie Lieferscheine) unmittelbar drucken lassen.

Mit der Auftragsliste für den Zusteller ist die Arbeit noch nicht getan, denn es steht nicht fest, dass der Zusteller auch alle Kunden tatsächlich antrifft beziehungsweise die Aufträge nicht in der geplanten Form erledigen kann.

Grundsätzlich wird die Erledigung der Abholaufträge mit derselben Liste wie oben bearbeitet, wobei es für die Abwicklung der Aufträge zahlreiche Möglichkeiten gibt, die das System bewältigen muss.

Nicht angetroffene Kunden

Unabhängig davon, ob es sich um einen Abholauftrag oder einen Zustellauftrag handelt, wird man in der Liste der Zustelleraufträge den Termin ändern (etwa auf morgen), wenn der Kunde nicht getroffen wurde.

Abholaufträge

Für die abgeholten Aufträge müssen erst die einzelnen Positionen erfasst werden, was man durch Klicken auf die entsprechende Zeile und danach auf den Button Springe zu erledigt. Im danach geöffneten Subfenster können alle Daten zum abgeholten Auftrag erfasst werden.

Für die Leistung einer Anzahlung bei der Abholung gibt es vier Möglichkeiten:

• die Anzahlung wurde voll bezahlt
• die Anzahlung wurde teilweise bezahlt
• die Anzahlung wurde nicht bezahlt
• eine Anzahlung wurde kassiert, obwohl keine Anzahlung vorgesehen war

Wurde die Anzahlung nicht wie vorgesehen bezahlt, wird der Betrag in der Auftragsliste entsprechend korrigiert. Dieser Betrag wird dann bei der Zustellerabrechnung in die Auftragsdaten übernommen.

Zustellaufträge

Für die Erledigung der Zustellaufträge sind - abgesehen von dem bereits erwähnten Fall, dass der Kunde nicht angetroffen wurde - etliche Varianten möglich:

• Barzahlung voll bezahlt
• Barzahlung teilweise bezahlt
• Barzahlung nicht bezahlt
• Mehr als den Rechnungsbetrag bezahlt
• Lieferschein angenommen
• Lieferschein voll bar bezahlt
• Lieferschein teilweise bar bezahlt

Es würde zu weit führen, alle obigen Fälle im Detail zu behandeln. Erwähnenswert ist nur der Fall 4, weil es vorkommt, dass ein Kunde sagt "Ich habe keine Zeit, hier sind 100 Euro, das Wechselgeld geben Sie mir beim nächsten Mal".

Generell beherrscht das System alle obigen Fälle, die meist in der Form gelöst werden, dass in den entsprechenden Zeile der Barbetrag geändert wird.

Abrechnung

Mit dem Button Abrechnung werden die Zustelleraufträge endgültig abgeschlossen.

Erst jetzt werden die tatsächlich kassierten Beträge in das Kassenjournal übernommen. Für ungeplant kassierte Beträge wird nachträglich ein Kassabeleg erstellt. Alle zugestellten Aufträge werden als erledigt markiert, allerdings nicht voll oder überbezahlte Aufträge vorgemerkt und bei den nächsten Aufträgen für denselben Kunden berücksichtigt. Die Abholaufträge wurden schon durch die Erfassung der Details erledigt.