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ISM Servicemanagement für Dienstleistungsunternehmen -
Kundenabrechnung
Fakturierung
Die Fakturierung kann entweder für jeden Lieferschein gesondert erfolgen und aber in Form einer Sammelrechnung, die alle bisher nicht fakturierten Lieferscheine enthält.
Auch hier gibt es mehrere Formen:
- Standardrechnung mit allen Details
- Rechnung mit Liste der Lieferscheine und Summe je Artikel
- Rechnung mit Angabe des Abrechnungszeitraums und der Gesamtsumme aller Lieferscheine
- Rechnung für Wiederverkäufer
Die Ausgabe dieser Formen kann in folgenden Formaten erfolgen:
- als Paragon auf dem Bondrucker
- auf A4-Blatt (Laserdrucker)
Je nach Art der gewünschten Bezahlung sind vier unterschiedliche Formen möglich:
- Barrechnung ("Betrag dankend erhalten")
- Bankverbindung-1
- Bankverbindung-2
- Bankverbindung-3
Insgesamt sind also 4 x 2 x 4 = 32 verschiedene Formen von Rechnungen möglich.
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| Rechnungsdruck |
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Der Druck von Rechnungen ist für einzelne oder alle Kunden möglich:
Das System schlägt alle offenen Lieferscheine für die angegebenen Kriterien (Lieferdatum und Kunden) zur Fakturierung vor. Alle Aufträge, die vorläufig nicht fakturiert werden sollen, werden einfach aus der obigen Liste gelöscht. Bei Bedarf kann man in jeder Zeile das Ausgabeformat ändern. Mit dem Button Drucken werden für alle angezeigten Aufträge Rechnungen gedruckt, wobei bis zu 120 Aufträge in einer Rechnung enthalten sein können. |
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| Rechnungsformat |
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Die Fakturen werden mit Hilfe von kundenspezifischen Templatedateien gedruckt, womit eine weitgehend beliebige Gestaltung der Rechnungen möglich ist.
Zu jedem Lieferschein wird dessen Nummer aus dem Kassenjournal, das Lieferscheindatum und die Kurz-ID des Auftrags angegeben. In der Spalte Pr-Korr werden allfällige Rabatte ausgewiesen. Auch Anpassungen des Formats sind jederzeit einfach möglich. |
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| Mail-Versand von PDF-Rechnungen |
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Rechnungen können auch per E-Mail als PDF-Dateien verschickt
werden. Dazu zeigt das System eine Liste der zu versendenden
Rechnungen:
Voraussetzung für den Rechnungsversand per E-Mail ist natürlich ein Internetzugang. |
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| XML-Rechnungen für Bundesstellen |
| Für Bundesstellen werden E-Rechnungen im XML-Format erstellt, die über das Unternehmensserviceportal oder über die PEPPOL-Transport-Infrastruktur an Bundesdienststellen eingebracht werden können. Diese Übertragung erfolgt über dasselbe Fenster wie oben der Versand per E-Mail. |
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| Rechnungsausgleich |
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Die weitere Bearbeitung der ausgestellten Rechnungen hängt von den installierten Systemmodulen ab. In jedem Fall ist die direkte Bezahlung einer Rechnung (bar oder unbar) möglich:
Vor der Verbuchung bereits bezahlte Rechnungen werden nicht mehr in das Rechnungswesen übernommen, weil der Zahlungseingang im Kassabuch enthalten ist. |
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| Nachdruck von Belegen |
Falls ein Kunde das wünscht oder das Unternehmen
dies benötigt, kann jeder Beleg des Servicemanagements nachgedruckt
werden:
In den meisten Fällen können diese Papiere auch berichtigt und danach neu erstellt werden (siehe Korrekturmöglichkeiten). |
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