ISM Servicemanagement für Dienstleistungsunternehmen - Übersicht
Kassenrichtlinie

Die Auftragsdaten bestehen aus einem Kopfdatensatz mit verschiedenen Angaben, die für den gesamten Auftrag gelten (Kunde, Abrechnungsart usw.) sowie Positionssätzen mit den einzelnen Artikeln beziehungsweise Leistungen (Artikelnummer, Menge, Preis).

Die Auftragsdaten (Kopfdaten und Positionsdaten) bilden die Grundlage für sämtliche Auswertungen und Belege, die das System erstellt.

Wird beispielsweise ein Lieferschein gedruckt, vergibt das System eine Lieferscheinnummer, gibt die Auftragsdaten als Lieferschein aus und speichert die Lieferscheinnummer in den Kopfdaten des Auftrags. Einen eigenen Datenbestand mit Lieferscheinen gibt es nicht, weil dessen Inhalt identisch mit den Auftragsdaten wäre. Wird ein Lieferschein storniert, löscht das System nur die Lieferscheinnummer aus den Kopfdaten des Auftrags. Nach Änderung der Auftragsdaten kann ein neuer Lieferschein nach dem obigen Verfahren erstellt werden. Der Inhalt des ursprünglichen Lieferscheins kann nicht rekonstruiert werden, was auch nicht notwendig erscheint, da der stornierte Lieferschein nicht weiterverarbeitet werden kann, so als ob er gar nicht gedruckt worden wäre. Allerdings werden alle Maßnahmen im Auftragsjournal protokolliert.

Analog beziehen sich alle Zahlungen auf die Auftragsdaten, ohne dass eigene Datenbestände für diese Belege (mit Ausnahme der Eintragung in das Kassenjournal, die jedoch keine Auftragsdetails enthält) erstellt werden. Abgesehen von einer Anzahlung werden die Details eines Zahlungsbelegs aus dem Auftrag selbst entnommen.

Die Barzahlung von Rechnungen enthält ebenfalls nur einen Verweis auf die beglichene Rechnung, wo alle Details (bei Rechnungen die hier abgerechneten Aufträge beziehungsweise Lieferscheine) gespeichert sind.

Das System verwendet mehrere Werte zur Kennzeichnung von Aufträgen:

Die Auftragsnummer ist eine achtstellige alphanumerische Zeichenfolge, in welcher Filialnummer (diese wird von der Dialog Data vorgegeben), Datum und Uhrzeit der Neuanlage des Auftrags sowie die interne Auftragsnummer enthalten sind. Diese Auftragsidentifikation ist über alle Installationen des ISM-Systems hinweg eindeutig, womit Anwender untereinander Daten austauschen können (etwa Auftrag an einen Subunternehmer).

Die Aufträge sind intern fortlaufend ab 1 nummeriert, können jedoch auch wieder gelöscht werden (siehe unten im Abschnitt Veränderung von Belegen).

Ein Auftrag kann grundsätzlich nur zwei Zustände haben, nämlich offen oder abgeschlossen. Abgeschlossen wird ein Auftrag durch die vollständige Bezahlung, durch die Ausgabe an den Kunden bei Vorauskassa oder durch den Druck eines Lieferscheins. Die Weiterverarbeitung von Lieferscheinen erfolgt im Rahmen der Fakturierung unabhängig von der Auftragsverwaltung.

Eine teilweise Abrechnung eines Auftrags ist (abgesehen von einer Anzahlung) im System nicht vorgesehen. Falls von mehreren Auftragszeilen einige ausgeliefert werden und andere offen bleiben, müssen letztere aus dem Auftrag gelöscht und in einen neuen Auftrag übernommen werden.

Einige Sonderfälle werden speziell verarbeitet:

Bei Sammelrechnungen (Barrechnungen) können mehrere Aufträge mit einem Beleg bezahlt werden. Weil das System nur Barzahlungen zu jeweils einem Auftrag verwalten kann, wird hier eine Hilfsrechnung erzeugt (ähnlich wie eine normale Rechnung zu Lieferscheinen, allerdings ohne Druck dieser Lieferscheine), die sofort bar oder mit Karte bezahlt wird:

Die Sammelrechnung listet die einzelnen darin enthaltenen Aufträge mit deren Prüfsummen (siehe unten) auf.

Diese Hilfsrechnung wird wie eine normale Rechnung beim Kunden gespeichert und enthält eine Liste aller damit abgerechneten Aufträge.

Bei bar zu zahlenden Zustellaufträgen wird ein Kassabeleg erstellt, wobei jedoch nicht sicher ist, ob der Kunde angetroffen oder der Betrag in voller Höhe beglichen wird. Diese Belege können auch deshalb nicht sofort ins Kassenjournal eingetragen werden, weil bis zur Rückkehr und Abrechnung des Zustellers der Kassastand falsch wäre. Der Beleg wird daher erst bei der Zustellerabrechnung ins Kassenjournal eingetragen oder storniert. Weil diese Belege nicht sofort ins Kassenjournal eingetragen werden, ist auch die fortlaufende Belegnummer nicht verfügbar, weshalb sie ohne diese Nummer gedruckt werden und nur die (eindeutige) Belegkennzeichnung mit Datum und Uhrzeit enthalten. Die laufende Belegnummer wird erst bei der Zustellerabrechnung mit der Eintragung ins Kassenjournal vergeben.

Für den Zusteller gedruckte Lieferscheine werden wie alle anderen Lieferscheine verarbeitet. Falls eine Kunde nicht angetroffen wird, wird die Ware an einem der nächsten Tage mit demselben Lieferschein ausgeliefert. Notfalls kann der Lieferschein auch storniert und später nochmals gedruckt werden

Beim Druck von Belegen berechnet das System aus den Auftragskopfdaten (Auftragsnummer, Kundennummer, Auftragswert, Umsatzsteuerdaten, Anzahl Positionen, insgesamt 15 Werte) eine Prüfsumme, die im Beleg angedruckt, im Auftragsprotokoll sowie bei Zahlungen und Lieferscheinen auch im Kassenjournal (siehe Kapitel Journale) gespeichert wird.

Die Prüfsumme wird nach dem Verfahren CRC-16 CCITT berechnet, welches einen 16 Bit langen Wert liefert. Dieser Wert wird als vierstellige hexadezimale Nummer ausgegeben. Sie wird auf jedem Zahlungsbeleg und Lieferschein ausgedruckt sowie in den Kopfdaten des Auftrags, im Kassenjournal und im Auftragsprotokoll gespeichert.

Es ist jederzeit ersichtlich, ob die Prüfsumme der aktuellen Daten von der seinerzeit gespeicherten abweicht.

Generell verwendet das System für die Kennzeichnung aller Belege (Aufträge, Kassabelege, Lieferscheine) eine Kennzeichnung im Format TT-MM-JJJJ HH:MM:SS (Datum und Uhrzeit). Dabei stellt das System sicher, dass es pro Kennzeichnung nur einen Beleg gibt. Notfalls - etwa beim Import von Auftragsdaten - wird die Uhrzeit so lange um jeweils eine Sekunde erhöht, bis eine nicht verwendete Kennzeichnung vorliegt.

Für die Kassenrichtlinie 2012 wurde eine zusätzliche Belegnummer für jene Belege eingeführt, die in das Kassenjournal eingetragen werden (Anzahlungen, Auftragszahlungen, Lieferscheine und Stornobelege für alle diese Vorgänge). Diese Nummer wird pro Monat fortlaufend ab 1 vergeben und entspricht der Zeilennummer im Kassenjournal. Eine über das ganze Jahr fortlaufende Nummer hätte zu Kompatibilitätsproblemen geführt, weil das System pro Monat eine eigene Journaldatei verwendet. Außerdem kann damit die Belegnummer auf maximal 65.000 in einem Monat begrenzt werden, womit diese Nummer nicht übermäßig lang wird. Da diese Belegnummer immer zusammen mit der obigen Kennzeichnung (oder wenigstens dem Datum daraus) ausgegeben wird, ist immer ersichtlich, in welchem Monats-Kassenjournal der Beleg zu finden ist.

Für Rechnungen wird eine spezielle Belegnummer im Format KK.KKKKK-NNN verwendet, wobei KK.KKKKK die Adressennummer des Rechnungsempfängers (diese kann von der Kundenadresse im Auftrag abweichen) und NNN eine ab 1 (bis maximal 65.000) über alle Jahre fortlaufende Nummer innerhalb der Adressennummer KK.KKKKK ist.

Aus Platzgründern wird hier nur die Kassenjournalnummer des Lieferscheins sowie aus der Belegkennzeichnung nur das Datum (ohne Zeit) ausgedruckt. Der Wert hinter dem Lieferscheindatum enthält die Kurzform der Auftragsnummer.

Pro Rechnungsempfänger können maximal 65.000 Rechnungen gespeichert werden, danach ist für diesen Rechnungsempfänger eine neue Adressennummer zu verwenden. Rechnungen können ausschließlich zu vorhandenen Aufträgen (Lieferscheinen) erstellt werden, wobei jeder Auftrag vollständig in der Rechnung enthalten ist.

Grundsätzlich erlaubt das System in jeder Phase der Bearbeitung (auch nach dem Druck einer Rechnung), die erstellten Papiere zu stornieren, zu korrigieren und neu zu erstellen.

So lange ein Auftrag offen ist, kann er beliebig bearbeitet und auch wieder gelöscht werden, wofür es etliche Gründe gibt, etwa irrtümlich mehrfach angelegte Aufträge, Abholaufträge, bei denen der Kunde nicht angetroffen wird, für Angebote angelegte Aufträge oder Aufträge, bei denen sich nachträglich herausstellt, dass die Leistung nicht erbracht werden kann. Das System beinhaltet auch eine Reorganisationsfunktion, die alle Aufträge löscht, die älter als ein anzugebendes Datum sind.

Aufträge, die keine relevanten Daten enthalten (etwa nur Kopfdaten ohne Abholung und Anzahlung sowie ohne Positionen, also Auftragswert Null) werden vom System automatisch gelöscht.

Aufträge, für die bereits Abrechnungsbelege (Anzahlung, Zahlung, Lieferschein) erstellt wurden, können nicht gelöscht werden. Es ist jedoch möglich, die Belege zum Auftrag zu stornieren (mit entsprechenden Eintragungen im Kassenjournal) und den Auftrag danach zu löschen.

Das Löschen von Aufträgen wird wie die Neuanlage und jede Veränderung der Auftragsdaten im Auftragsprotokoll aufgezeichnet, allerdings kann der Inhalt von gelöschten Aufträgen nicht rekonstruiert werden, weil die gelöschten Datensätze bei der nächsten Neuanlage - mit anderer Auftragsidentifikation - wiederverwendet werden.

Im Kassenjournal aufgezeichnete Belege (Anzahlung, Zahlung, Lieferschein) können jederzeit storniert und nach Bearbeitung des Auftrags neu erstellt werden. Alle Aktionen werden im Kassenjournal aufgezeichnet, womit jeder dieser Belege (ursprünglicher Beleg, Stornobeleg und neuer Beleg) eine neue Belegkennzeichnung (Datum + Zeit) und eine neue Belegnummer erhält. Alle diese Aktionen werden zusätzlich im Auftragsjournal protokolliert. Es kann beispielsweise vorkommen, dass durch falsche Eintragungen in den Auftragskopfdaten ein Barbeleg statt eines Lieferscheins ausgestellt wird. In diesem Fall wird der Barbeleg storniert, das Abrechnungskennzeichen im Auftragskopf korrigiert und der Lieferschein gedruckt. Beim Storno eines Lieferscheins wird kein Beleg gedruckt, aber der Vorgang in das Kassenjournal eingetragen, weil sonst die Summe der Lieferscheinumsätze falsch wäre.

Auch Rechnungen können jederzeit storniert werden, etwa im Fall von Reklamationen. Beim Stornieren bleibt die ursprüngliche Rechnung erhalten und wird nur mit einem Kennzeichen "storniert" versehen. Zusätzlich werden bei allen in dieser Rechnung enthaltenen Aufträgen die Rechnungsnummer und das Fakturendatum mit entsprechenden Eintragungen im Auftragsjournal gelöscht.

Das Stornieren einer Rechnung ist nur dann sinnvoll, wenn Daten in Aufträgen (Rechnungsempfänger, Mengen, Preise) falsch sind. Es wird also regelmäßig notwendig sein, auch die Lieferscheine zu einzelnen Aufträgen wie oben beschrieben zu stornieren und nach Korrektur neu auszustellen, damit eine korrigierte Rechnung erstellt werden kann.