Finanzbuchhaltung
Salden

Wie schon bei den Konten und Journalen ist auch die Auswertung der Salden bei UniBuch ein Aufgabenbereich, bei dem der Buchhalter vom System mit zahlreichen Funktionen unterstützt wird.

Die Saldendatei enthält je Kunden-, Lieferanten und Sachkonto mehrere Arten von Daten: Grundsätzlich wird bei der Verbuchung für jedes Konto der Saldo je Periode sowie ein Gesamtsaldo mitgeführt. Daneben werden bei der Belegerfassung die eingegebenen Beträge in einem Erfassungssaldo je Konto addiert. Dieser Erfassungssaldo ist nur einmal vorhanden und nicht wie die verbuchten Salden einmal je Periode.

Weiters kann durch eine entsprechende Eintragung im Kontenstamm erreicht werden, dass neben den Periodensalden auch die Umsätze (Soll und/oder Haben) je Periode bei der Verbuchung in die Saldendatei eingetragen werden.

Obwohl die Salden der einzelnen Konten erst bei der Verbuchung nachgeführt werden, stehen (mit gewissen Einschränkungen) schon bei der Belegerfassung die jeweils aktuellen Werte zur Verfügung, da das Erfassungssystem die Salden der erfassten Bewegungen mitführt und bei jedem Konto die Summe aus dem bereits verbuchten und dem Erfassungssaldo anzeigt.

Analog arbeiten die Auswertungsprogramme für Salden, allerdings eingeschränkt auf den Gesamtsaldo des Kontos, da der Erfassungssaldo nicht für jede Periode extra mitgeführt wird.

Die Saldendatei bildet die Grundlage für mehrere unterschiedliche Auswertungen und Verarbeitungen.

Aktuelle Werte

Die aktuellen Salden können je Konto, je Kontengruppe (erste Stelle der Kontonummer) oder je Kontoart (Code im Kontenstamm für Aktiva, Passiva, Aufwand, Ertrag, Kapitalkonten) jederzeit abgefragt werden.

Die Liste kann ebenso auf einzelne Konten wie auch auf bestimmte Perioden eingegrenzt werden und ist vielfach hilfreich, wenn man schnell Informationen über den Gesamtstand über mehrere Konten hinweg - etwa die Summe aller Verrechnungskonten mit dem Finanzamt oder den Saldo aus allen Forderungen und Verbindlichkeiten bei Kunden und Lieferanten - benötigt. Selbstverständlich erhält man auf diese Weise auch jederzeit Informationen über den aktuellen Geschäftserfolg als Saldo zwischen Aufwand und Ertrag.

Vorjahresvergleich

Wahlweise kann zu den aktuellen Salden je Konto der entsprechende Vorjahreswert ausgegeben werden, wobei die Vergleichswerte aus beliebigen Saldendateien gewählt werden können, womit auch ein Vergleich mit weiter zurückliegenden Jahren oder mit Saldendateien anderer Firmen vorgenommen werden kann. Ebenso kann eine eigene Saldendatei mit Vorgabewerten - etwa dem Branchendurchschnitt - angelegt und zum Vergleich herangezogen werden.

Auch in diesen Auswertungen sind die oben erwähnten Eingrenzungen auf beliebige Konten und Perioden möglich.

Die Saldendatei des abgelaufenen Geschäftsjahres bildet die Quelle für die automatische Übernahme in die Eröffnungsbilanz des Vorjahres. Die Übernahme erfolgt in der Form, dass ein Beleg im neuen Geschäftsjahr erzeugt wird, der wie ein händisch erfasster Beleg weiterbearbeitet werden kann.

Zur Steuerung der Übernahme in die Eröffnungsbilanz kann im Kontenstamm ein Code zur Gruppierung der Konten verwendet werden, um die Eröffnungsbilanzbuchungen entsprechend dem Stand der Abschlussarbeiten gruppenweise vornehmen zu können. Zusätzlich zu den Gruppenkennzeichen können die gewünschten Konten wie immer auch explizit angegeben werden.

Bei der Generierung der Eröffnungsbilanzbuchungen können beliebige Standardtexte als Buchungstext verwendet werden. Darüber hinaus kann man wahlweise für jede Eröffnungsbuchung eine eigene Gegenbuchung auf dem Eröffnungsbilanzkonto oder aber dort eine Sammelbuchung mit dem Saldo aller im entsprechenden Beleg bebuchten Konten erzeugen lassen.

Weil die Übernahme der Eröffnungsbilanz lediglich einen oder mehrere Buchungsbelege erzeugt, die mit den üblichen Verarbeitungen zur Ausgabe oder Änderung weiterverarbeitet werden können, sind hier keine speziellen Auswertungen vorgesehen.

Die Verwendung der aktuellen Salden im Budgetsystem wird auf einer der folgenden Webseiten beim Budget behandelt.