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| Die Software f�r das Dokumentenmanagement bringt
Ordnung in den Bestand gedruckter und elektronischer
Informationen, unterst�tzt die Versionskontrolle f�r Dokumente
und �berwacht die Verteilung der aktuellen Versionen. |
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| Dokumenteninformation |
| Das Teilsystem zur Dokumenteninformation verwaltet
jene Informationen, die in mehr oder weniger unstrukturierter Form
und in zahlreichen unterschiedlichen Formaten vorliegen. Briefe,
E-Mails, Fotos, Webseiten, Zeugnisse, Beschreibungen, Prospekte,
B�cher oder Zeitschriften sind nur einige Beispiele f�r solche
Informationstr�ger, von denen zumindest die beiden letzteren
zeigen, dass keineswegs alle Informationen im Computer gespeichert
sein m�ssen. |
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| Das Informationssystem f�r Schriftst�cke
speichert diese Dokumente auch nicht selbst, sondern enth�lt
Verweise auf Dateien oder Ablageorte, kategorisiert die
Schriftst�cke und aktiviert bei Bedarf die zugeh�rige
Verarbeitung, um das Dokument betrachten zu k�nnen. |
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| F�r jedes Dokument werden zumindest das
zugeh�rige Objekt (zum Beispiel Mitarbeiter, Kunde, Lieferant,
Produkt), ein Titel, der Verfasser, die Kategorie (etwa Vertrag,
Zeugnis, Beschreibung, Angebot, Nachricht), das Erstellungsdatum
und die Versionsnummer gespeichert, die um weitere Informationen
(etwa Freigabe durch das Qualit�tsmanagement) erweitert werden
k�nnen. |
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Das Dokumentenmanagement bringt in mehrfacher
Hinsicht Ordnung in die Informationsflut und informiert �ber
- Vertr�ge und Vereinbarungen mit Kunden oder Lieferanten
- Dokumente im Personalwesen
- Informationen zu Produkten
- Projektdokumente und Projektaufzeichnungen
Es kann auch als Informationssystem zu den Schriftst�cken
benutzt werden, indem verschiedene Merkmale der Dokumente als
Suchkriterien verwendet werden. Damit kann man zum Beispiel alle
Mitarbeiter finden, die �ber einen Sondervertrag verf�gen oder
Lieferanten suchen, mit denen Rahmenvertr�ge abgeschlossen
wurden.
Die systematische Aufzeichnung der Dokumente liefert nicht nur
einen �berblick �ber die vorhandenen Schriftst�cke, sondern
bildet auch eine wichtige Grundlage f�r die Weiterverarbeitung in
anderen Teilsystemen. |
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| Versionskontrolle |
| Die Versionskontrolle wird in der Literatur
fallweise auch Konfigurationskontrolle genannt und f�r Produkte
ben�tigt, die periodisch ge�ndert werden, insbesondere Programme
und Dokumente. Die Versionskontrolle muss nicht nur sicherstellen,
dass die jeweils g�ltige aktuelle Version verf�gbar ist, sie
muss auch daf�r sorgen, dass alle fr�heren Versionen des
Produkts bei Bedarf wiederhergestellt werden k�nnen.
Die Daten der Versionskontrolle zeigen, wann welche �nderungen
an Dokumenten vorgenommen wurden, wer die �nderungen freigegeben
hat und wo die fr�heren Versionen gespeichert oder abgelegt sind. |
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| Verteiler |
| Speziell bei Dokumenten mit Versionskontrolle ist
es wichtig zu wissen, wer welche Version eines Dokuments besitzt. |
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| Im Verteiler f�r Dokumente wird zun�chst
festgelegt, wer welches Dokument erhalten soll.
Gleichzeitig ergibt sich aus diesen Aufzeichnung, wo sich
welche Version eines Dokuments befindet. |
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| Mit diesen Informationen kann sehr einfach gekl�rt
werden, wer veraltete Versionen besitzt und daher mit der
aktuellen Ausgabe versorgt werden muss. |
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| Hinweise |
L�sungen
F�r den Einsatz der Software unter Linux ma�geschneiderte Systeme, bei
denen Hardware, Betriebssystem, Applikationen und Dienstleistungen zu
einer f�r Sie optimierten L�sung kombiniert sind, finden Sie bei den L�sungen. |
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Branchenwegweiser
Unser Branchenf�hrer
zeigt Ihnen, welche L�sungen Sie am besten f�r Ihren Aufgabenbereich
nutzen k�nnen. |
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Software |
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Organisationssysteme |
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| Aktenverfolgung |
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