| Viele Unternehmen verf�gen �ber eine riesige
Menge unterschiedlichster Informationen, deren Bew�ltigung ein
kaum l�sbares Problem darstellt. Zum Beispiel verf�gt die Dialog
Data �ber etwa 2.000 Fachb�cher, Unmengen von Zeitschriften,
zahllose Produktinformationen verschiedenster Hersteller, etwa 500
eigene Handb�cher, Produktinformationen und Bedienungsanleitungen
mit einem Umfang von knapp 15.000 Seiten sowie unz�hlige einzelne
Schriftst�cke. Dazu kommen noch etwa 3.000 Webseiten in vier
Dom�nen. |
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| Diese Dokumente liegen in unterschiedlichster Form
als gebundene B�cher, Zeitschriften und Prospekte oder als
einzelne Bl�tter (Korrespondenz, Belege) vor. Abh�ngig von der
Art der Dokumente sind viele in Dateien mit den
unterschiedlichsten Formaten (Textverarbeitung,
Tabellenkalkulation, HTML) auf verschiedenen Server gespeichert,
w�hrend andere (B�cher, Schriftst�cke von Kunden oder
Lieferanten) nur in Papierform vorliegen. |
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| Bei dieser gewaltigen Menge von
Informationsmaterial ist es nicht einfach, die gerade ben�tigten
Informationen mit vertretbarem Aufwand zu finden. |
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| Das Dokumenteninformationssystem soll nicht wie
andere Dokumentenmanagementl�sungen jeden einzelnen Kassabeleg
elektronisch speichern, sondern mit einem systematisch geplanten
Ordnungskonzept Unterst�tzung bei der Bew�ltigung der
Informationsflut bieten. |
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| Grunds�tzlich hat das Archivierungssystem die
Aufgabe, s�mtliche verf�gbaren Informationstr�ger zu
dokumentieren. Jedes Schriftst�ck soll eindeutig identifiziert
und auffindbar sein. Im Prinzip f�hrt das System f�r alle
Dokumente eine Art von Lagerverwaltung, die den
"Lagerort" jedes Schriftst�cks aufzeichnet und das Finden
von Informationen �ber verschiedene Suchkriterien
erm�glicht. Zus�tzlich k�nnen den Dokumenten zugeordnete Aktivit�ten
und Termine �berwacht werden. |
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| Konzept |
| Das gesamte Archivsystem setzt sich aus mehreren
unterschiedlichen Teilaufgaben zusammen: |
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| Ein Ablagesystem definiert alle m�glichen
Ablagepl�tze f�r Dokumente. Mit Hilfe dieses Systems wird es
m�glich, den Aufbewahrungsort f�r jedes im System gespeicherte
Dokument eindeutig zu identifizieren. |
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| Die Dokumenttypisierung legt alle Arten von
Informationstr�gern im System fest und beschreibt die mit dem
jeweiligen Dokumenttyp verkn�pften Vorg�nge. So sind
beispielsweise Angebote von Lieferanten anders zu behandeln als
Dienstzeugnisse von Mitarbeitern. |
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| Die Transaktionskontrolle zeichnet
s�mtliche Ver�nderungen (Zug�nge und Abg�nge) am
Informationsbestand auf und bildet die eigentliche
"Lagerverwaltung" des Archivierungssystems. Im
Zusammenhang mit der Eingangs- und Ausgangskontrolle k�nnen auch Portokosten
und �hnliche Gesch�ftsf�lle in integrierter Form verwaltet
werden. |
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| Die Bearbeitungskontrolle legt f�r jeden
Typ von Dokument fest, in welcher Form eingehende und ausgehende
Informationen zu bearbeiten sind: Zust�ndige Mitarbeiter
(nicht nur bei ausgehenden Informationen k�nnen das auch
betriebsfremde Personen sein), auszuf�hrende Aktivit�ten
oder einzuhaltende Termine. Im Zusammenhang damit ist auch
eine Verkn�pfung des Systems mit der Aufgabenkontrolle
m�glich, bei welcher alle (oder alle wichtigen) Aktivit�ten des
Unternehmens definiert sind und in kontrollierter Form - etwa mit
Hilfe von Checklisten - abgewickelt werden. |
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| Ein wichtiges Ziel besteht darin, die Archivierung
mit minimalem Administrationsaufwand abzuwickeln. |
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| Das
Ablagesystem |
| Um die Lage von Dokumenten angeben zu k�nnen, muss
das gesamte Archiv in systematischer Form gekennzeichnet sein.
Die Lagerorte werden sowohl durch Nummern wie durch
Kurzbezeichnungen gekennzeichnet. |
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| W�hrend die Kurzbezeichnungen meist
aussagekr�ftiger sind als Nummern, haben die Nummern bei
entsprechender Organisation den Vorteil, dass bei Selektionen
beliebige Bereiche (etwa Nummer 5000 bis 5999) ausgew�hlt und
damit mehrere Lagerorte in einer Auswertung zusammengefasst werden
k�nnen, beispielsweise alle Lagerorte des Rechnungswesens, was
mit den Kurzbezeichnungen ("FIBU" bis "Lohn")
nicht m�glich w�re. |
Software
