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Einkaufsinformationssystem

Das Einkaufsinformationssystem ist ein webbasiertes System für das Einkaufsmanagement, das mehrere Aufgabenbereiche unterstützt:

• Informationsmanagement für den Einkauf
• Lieferantendokumentation
• Produktdokumentation
• Einkaufsplanung
• Abwicklung und Überwachung der Bestellungen
• Statistiken zu Lieferanten und Produkten

Das System stützt sich auf Module des Warenwirtschaftssystems Dialog Data UniSale und ist modular konzipiert, wobei etliche Teilfunktionen auch nachträglich eingeführt werden können.

 

Lieferanteninformationssystem

Das Lieferanteninformationssystem dient der zentralen Dokumentation aller lieferantenbezogenen Aspekte. Hier werden Informationen zu den angebotenen Produkten ebenso gesammelt wie Dokumente (Geschäftsbedingungen, Vereinbarungen und Verträge). Effizient unterstützt wird das Lieferanteninformationssystem durch zwei eigenständige Subsysteme, die oben bereits detaillierter behandelt werden: Das Dokumentenmanagement liefert eine Übersicht über die zu jedem Lieferanten verfügbaren Schriftstücke und stellt sie auf dem Monitor dar, sofern entsprechende Dateien und die zugehörigen Anzeigeprogramme verfügbar sind, oder liefert wenigstens Hinweise auf den Lagerort (etwa bei Katalogen oder Zeitschriften). Mit dem Bewertungssystem kann ein Rating der Lieferanten nach beliebigen Kriterien vorgenommen werden, wobei auch die Entwicklung der verschiedenen Merkmale über beliebige Zeiträume beobachtet werden kann. Zusätzlich kann dieses System auch zur Bewertung von Angeboten bei Ausschreibungen eingesetzt werden. Wichtige Informationen zur Beurteilung von Lieferanten bringt die Aufzeichnung und Analyse von Beschwerden und Mängelrügen sowie die Ermittlung der Fehlerquote in Lieferungen.

Beschaffungsinformationssystem

Das Beschaffungsinformationssystem kontrolliert den Informationsbestand im Einkauf, der sich auf Informationen zu Produkten bezieht. Analog zu den Lieferanten kann ein Dokumentationssystem zu Produkten eingesetzt werden. Für jeden Artikel wird zumindest eine Bezeichnung, für Bestellungen auch ein Lieferant und ein Preis benötigt. Darüber hinaus kann das Produktinformationssystem das Dokumentenmanagement nutzen, um beliebige Informationen (Datenblätter, Produktbeschreibungen, Angebote) zu bestimmten Produkten zu sammeln. Das Bewertungssystem kann im Bereich der Artikel ebenfalls für verschiedene Zwecke genutzt werden.

Bestellwesen

Das Bestellwesen umfasst mehrere Teilsysteme, mit denen Planung, Beschaffung und Wareneingang kontrolliert werden.

Einkaufsplanung

Die Einkaufsplanung ist ein Dispositionsinstrument des Finanzmanagements, mit dem ein Einkaufsbudget verwaltet und die Verwendung der verfügbaren Mittel gegliedert nach Warengruppen und Perioden geplant wird. Ähnlich wie bei den Bestellungen selbst werden für beliebige Lieferzeitpunkte, Lieferanten und Artikel Mengen und Bestellwerte vorgegeben. Diese Werte liefern Informationen über den geplanten Beschaffungsaufwand in künftigen Perioden, gleichzeitig dienen sie als Limit für den Einkauf.

Bestellverwaltung

Die Bestellungen werden über Webseiten mit Artikel, Menge, Preis und Liefertermin erfasst und stehen für Auswertungen sofort zur Verfügung. Für die Weiterverarbeitung der gespeicherten Bestellungen (Genehmigung, Weiterleitung an den Lieferanten) sind verschiedene Lösungen möglich. Im günstigsten Fall kann die Bestellung beim Lieferanten vollautomatisch über EDIFACT abgewickelt werden.

Wareneingang

Mit dem Wareneingang werden offene Bestellungen oder Bestellpositionen abgeschlossen und gleichzeitig verschiedene Werte für das Informationssystem gesammelt. Abweichungen der Lieferdaten von den Bestelldaten werden für die Lieferanteninformation gespeichert und können sich auf Terminabweichungen, Preisänderungen, Falschlieferungen oder defekte Waren beziehen.