Finanzbuchhaltung
Journal

Journale und Konten dienen nicht nur der Dokumentation des Rechnungswesens, sondern können dem Buchhalter umfassende Hilfe bei verschiedenartigsten Problemen bieten, wenn die Software über entsprechende Einrichtungen zur Unterstützung des Anwenders verfügt.

Selbstverständlich können alle Kontoauswertungen wahlweise über den Monitor abgefragt oder an einen Drucker ausgegeben werden.

Das Journal enthält die Buchungen in jener Reihenfolge, in welcher sie erfasst beziehungsweise verbucht wurden. Eine automatische Umsortierung nach Datum oder Belegnummer durch das System erfolgt nicht.

Die Journaldatei ist eine Datei, bei der jede neue Buchung an das Dateiende angefügt wird und Änderungen oder Löschungen nicht möglich sind. Diese Datei enthält also alle Buchungen in streng chronologischer Folge. Beim Druck des Buchungsjournals wird die Journaldatei einfach von Beginn bis zum letzten Datensatz gelesen, wobei die Journalzeilen in derselben Folge ausgedruckt werden, in der die Datensätze in der Datei gebucht wurden.

Zusätzlich verfügt die Journaldatei über einen Index, der die Journalzeilen nach Kontonummern geordnet enthält, womit die Buchungen auch nach Konten sortiert ausgedruckt werden können.

Durch diese Organisation sind zwei für eine exakte Buchhaltung sehr wesentliche Kriterien sichergestellt: Zum einen ist gewährleistet, dass die Konten dieselben Daten enthalten wie das Journal, da ja dort wie da dieselben Datensätze (nur in veränderter Reihenfolge) in die Auswertung übernommen werden. Überdies sind die Buchungen auf dem Konto selbst ebenfalls streng chronologisch und scheinen in derselben Reihenfolge wie im Buchungsjournal auf. Damit ist ein Kontoausdruck - vereinfacht ausgedrückt - nichts anderes als ein Buchungsjournal, bei dem alle Zeilen ausgelassen wurden, die nicht das betreffende Konto ansprechen. So folgt diese Organisationsform im Prinzip der Vorgangsweise einer Durchschreibebuchhaltung.

Die Kunden- und Lieferantenbuchhaltung wird in derselben Form geführt wie das Sachbuch mit der zusätzlichen Möglichkeit der Verwaltung offener Posten.

Jede (Sach- oder Personenkonten-) Buchung erzeugt genau eine Zeile im Journal und damit auch auf dem betreffenden Konto. Bei Personenkontobuchungen kann zusätzlich eine Veränderung auf einem offenen Posten vorgenommen werden, gleichzeitig führt das System zwingend eine Sammelbuchung auf einem (grundsätzlich frei wählbaren) Sachkonto aus. Das Sachbuch allein enthält also bereits sämtliche im System vorhandenen Buchungen, die Kunden- und Lieferantenkonten stellen lediglich eine zusätzliche Aufgliederung der entsprechenden Sammelkonten im Sachbuch dar.