Finanzbuchhaltung
Personenkonten

Die Personenkonten (Kunden und Lieferanten) stellen in der Buchhaltung eine Aufgliederung der zugehörigen Sammelkonten des Sachbuchs dar. Parallel dazu werden zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs für alle noch offenen Forderungen beziehungsweise Verbindlichkeiten eigene offene Posten mitgeführt.

Prinzipiell wird das gesamte Rechnungswesen in einer einheitlichen Systemwährung geführt, womit Umrechnungsdifferenzen von vornherein ausgeschlossen sind.

Im Bereich der Personenkonten können bei Bedarf Beträge in Buchungszeilen und offenen Posten neben der Systemwährung auch in einer Fremdwährung gespeichert werden. Diese zusätzlichen Werte haben allerdings nur informelle Bedeutung und können dazu verwendet werden, Kontoauszüge, Mahnungen oder Zahlungen in der Währung des Kunden beziehungsweise Lieferanten auszugeben.

Die offenen Posten, die zu den Personenkonten (Kunden und Lieferanten) parallel zum eigentlichen Buchhaltungssystem und völlig unabhängig von diesem mitgeführt werden, dienen lediglich als Hilfsmittel für den Zahlungsverkehr (Fälligkeitslisten, Mahnungen, Überweisungen oder Scheckdruck), ohne dass sie irgendeinen Einfluss auf die eigentliche Buchhaltung (Konten, Salden) haben. Sie können im Gegensatz zu den Konten bereits bei der Belegerfassung verarbeitet werden und daher jederzeit den aktuellen Stand enthalten.

Bei der Belegerfassung werden die Daten zu den offenen Posten unter der Erfassungszeile für die laufende Buchung angezeigt und können dort neu angelegt oder geändert werden.

Fast jedes Unternehmen führt Konten wie "Diverse Lieferanten" oder "Diverse Kunden", weil man nicht für jeden Kunden, der nur einmal um einen geringen Betrag etwas kauft, gleich ein neues Personenkonto anlegen möchte. Trotzdem will man im Rechnungswesen sehen, wer der Kunde tatsächlich war, und ihm bei Bedarf auch eine Mahnung schicken können.

Eine optimale Lösung für diese Situation bietet UniBuch durch Integration des Adressenmanagements UniAdr in das Rechnungswesen. Viele Anwender setzen das Adressensystem für Marketingaufgaben ein und haben die Adressen von Kleinkunden dort ohnehin schon gespeichert. Nötigenfalls legt man eine neue Adresse an, wofür Name und Anschrift ausreichen.

Zu jedem offenen Posten kann man bei Bedarf die Nummer einer solchen Adresse eintragen, was im Rechnungswesen relativ weitreichende Konsequenzen hat. Bei allen Auswertungen von Konten und offenen Posten werden die Adressen zusätzlich zu den Buchhaltungsdaten ausgegeben:

Entsprechend werden Mahnungen nicht an die Adresse "Diverse Kunden" (also den Namen des betreffenden Personenkontos) geschickt, sondern mit jener Anschrift versehen, die im offenen Posten gespeichert ist.

Eine wichtige Anwendung der Integration des Adressensystems in das Rechnungswesen bildet der Versandhandel. Hier werden die Adressen als Nebenkonten geführt, während sich die Verbuchung im Rechnungswesen auf Sammelkonten beschränkt.