Finanzbuchhaltung
Zahlungsverkehr und Mahnwesen

Die offenen Posten bei Kunden und Lieferanten dienen vornehmlich dem Zweck, Fälligkeiten und Zahlungen zu überwachen.

Die Durchführung von Zahlungen wird in beiden Richtungen (Ausgang und Eingang) sowie in mehreren Anwendungsbereichen wie Finanzbuchhaltung, Fakturierung, Lohnabrechnung oder Adressenmanagement (etwa für Mitgliedsbeiträge) benötigt, weshalb in den Anwendungssystemen der Dialog Data für diese Vorgänge ein Standardmodul eingesetzt wird, der in allen Applikationen für einheitliche Abläufe sorgt.

Die jeweilige Applikation ermittelt die Empfänger sowie die zu überweisenden Beträge und übergibt diese Werte an den Modul für den Zahlungsverkehr, der die entsprechenden Informationsträger erstellt.

Der Zahlungsverkehr im Rechnungswesen ermittelt die auszugleichenden offenen Posten und übergibt die Werte an den Zahlungsverkehrsmodul zur Durchführung in der gewählten Form.

Die Fälligkeit wird aus dem Valutadatum und den Zahlungskonditionen ermittelt und ein allfälliger Skontobetrag automatisch abgezogen und entsprechend verbucht. Die Rückrechnung der Umsatzsteuer für Skontobeträge erfolgt anteilig nach den im offenen Posten gespeicherten MWSt-Bemessungen.

Der Anwender hat bei der Auswahl der offenen Posten für den Zahlungsverkehr weitreichende Gestaltungsmöglichkeiten. Er kann beispielsweise Toleranztage angeben, die bei der Ermittlung von Skontofristen zusätzlich zu den gespeicherten Tagen verwendet werden (zum Beispiel wird bei 7 Tagen Skontofrist und zwei Tagen Toleranz auch noch nach 9 tagen der Skonto abgezogen). Außerdem können für den Zahlungsbetrag Rundungsvorschriften vorgegeben werden, etwa kann der berechnete Skontobetrag so aufgerundet werden, dass der Zahlbetrag einen ganzzahligen Wert ergibt (bei einem Betrag von 978,00 und 3 % Skonto ergibt sich statt 948,66 ein Zahlbetrag von 948,00).

Die Durchführung kann auch nach Beträgen abgegrenzt werden, um zum Beispiel für alle Zahlungen unterhalb eines Betrages Überweisungen und für die darüber liegenden Zahlungen Schecks auszugeben.

Zur Überprüfung der Zahlungen kann zunächst mit allen diesen Möglichkeiten eine Zahlungsvorschlagsliste abgerufen werden.

Die durchzuführenden Zahlungen können wahlweise automatisch durchgeführt oder im Dialog einzeln gewählt werden. Bei der zweiten Form werden alle Zahlungen wie bei der automatischen Durchführung ermittelt, können aber einzeln modifiziert werden:

Hier können pro Lieferanten die Zahlungen angezeigt und in allen Details modifiziert werden. Einzelne Zahlungen können ganz unterdrückt, bei anderen Skonto oder Zahlbetrag verändert werden. Die sich dabei ergebende Gesamtsumme aller Zahlungen ist jederzeit in den Kopfdaten der Maske ersichtlich.

Das Programm kann maximal 1000 offene Posten in einem Verarbeitungslauf ausgleichen.

In jedem Fall wird zu den gewählten Überweisungsträgern ein Journal gedruckt. Wahlweise werden parallel dazu alle Zahlungen samt Skonto und zugehöriger Umsatzsteuer automatisch als Belege in die Belegverwaltung übernommen.

Das Mahnwesen kann durch Eintragungen im Personenkontenstamm sowie im offenen Posten selbst für jeden Kunden und für jede Rechnung individuell gesteuert werden.

Das System unterscheidet drei Mahnstufen, wobei im Firmenstamm die Kosten pro Mahnung sowie der Prozentsatz für Verzugszinsen für jede Stufe gesondert festgelegt werden können.

Neben Fälligkeitslisten und ähnlichen Auswertungen, die Informationen über die Außenstände liefern, druckt das System Mahnungen in mehreren Formaten, zum Beispiel auf Zahlscheinen mit Allonge oder auf Firmenbriefpapier.

Die in die Mahnungen zu druckenden Texte ("Wahrscheinlich haben Sie übersehen, ...") können für jede Mahnstufe gesondert beliebig vorgegeben werden.