Finanzbuchhaltung
Spezielle Systemeigenschaften

In diesem Abschnitt haben wir einige wesentliche Eigenschaften zusammengefasst, die UniBuch von anderen Systemen für das Rechnungswesen unterscheiden. Auf selbstverständliche Merkmale wie Mehrplatzfähigkeit oder Netzwerktauglichkeit weisen wir gar nicht extra hin. Zu vielen speziellen Funktionen, die hier nur kurz oder gar nicht erwähnt werden, finden Sie im Webbereich Softwarestandards detaillierte Informationen.

Viele Buchhaltungssysteme zeichnen sich dadurch aus, dass sie mit verschiedensten Abwicklungsvorschriften den Buchhalter mehr behindern als unterstützen.

UniBuch folgt wie alle anderen Applikationen der Dialog Data einer anderen Philosophie und geht davon aus, dass das System von Fachleuten genutzt wird, die wissen, was sie tun. Entsprechend gibt das System dem Anwender alle denkbaren Freiheiten, so lange das System ordnungsgemäß seine Aufgaben bewältigen kann. Der Anwender wird lediglich bei Gefahren darauf hingewiesen, dass möglicherweise Probleme auftreten könnten, und hat zusätzlich eine Reihe von Möglichkeiten, allfällige Fehler auch nachträglich noch zu bereinigen.

Vollständige Integration

Wie Sie bereits ist der Systemübersicht gesehen haben, ist eine vollständige Integration aller Applikationen bei der Dialog Data selbstverständlich und natürlich auch bei UniBuch realisiert.

Keinerlei Informationen, die dem System einmal bekannt sind, müssen irgendwo noch ein zweites Mal eingegeben werden. Alle Systeme verwenden dieselben Stammdaten und alle Applikationen, in denen Geschäftsfälle für das Rechnungswesen anfallen, können diese automatisch an die Buchhaltung weiterleiten.

Eine andere Ebene der Integration betrifft die Einbindung des Rechnungswesens in Internetfunktionen innerhalb des lokalen Unternehmensnetzes.

Flexibilität

UniBuch macht Ihnen in keinerlei Hinsicht Vorschriften, sondern arbeitet vollkommen parametergesteuert. Sie können Ihre Konten, Belege und andere Systembereiche nach Belieben organisieren und brauchen dabei auf die Software keine Rücksicht zu nehmen. Ein - mittlerweile pensionierter - Anwender hat zum Beispiel aus historischen Gründen die Sachkonten von 1 bis 126 fortlaufend nummeriert.

Ökonomische Arbeitsweise

Das Buchhaltungssystem ist ungeheuer ökonomisch und auf absolute Produktivität getrimmt. Eine eingearbeitete Erfassungskraft wird weder durch die Software noch durch unnötiges Handling auch nur eine Zehntelsekunde lang aufgehalten. Die Belegerfassung ist so organisiert, das man viele Belege ausschließlich über die Zehnertastatur buchen kann (Standardtexte wie "Miete" oder "Rechnung" werden über Nummern angesprochen) und damit im günstigsten Fall einen ganzen Beleg samt Buchungstext in weniger als 2 Sekunden erfasst.

Ähnlich sparsam ist der Umgang des Systems mit den Hardwareressourcen. Weil der Speicherbedarf von verschiedenen Faktoren wie Länge der Buchungstexte oder Anzahl der offenen Posten abhängt, sind konkrete Angaben kaum möglich, allerdings zeigt die Praxis, dass man unter Berücksichtigung aller intern verwendeten Hilfsdateien mit höchstens 120 Bytes pro Journalzeile rechnen muss. Eine Buchhaltung mit 50.000 Journalzeilen wird daher einschließlich der offenen Posten und der Kostenrechnung kaum mehr als 6 MB Plattenspeicher beanspruchen. 32 Firmen mit je 5 Geschäftsjahren (insgesamt etwa 8 Millionen Buchungszeilen) belegen also gerade 1 GB auf der Magnetplatte.

Soll mit UniBuch das Rechnungswesen für mehrere Unternehmen geführt werden, bietet das System enorme Möglichkeiten, weil die einzelnen Firmen je nach Sichtweise in zwei bis drei Ebenen strukturiert sein können.

Mehrere Firmen in einem Datensystem

Innerhalb eines Datensystems (Informationen zum Datenmanagement in Applikationen der Dialog Data finden Sie im Webbereich Softwarestandards) können bis zu 31 Firmen gemeinsam verwaltet werden. Hier arbeitet man mit mehreren Firmen gleich wie mit einer einzelnen mit der Einschränkung, dass man innerhalb eines Beleges nicht die Firma wechseln darf. Zudem sollten alle Firmen dasselbe Geschäftsjahr haben.

Wenn ein Unternehmen aus mehreren Teilbetrieben besteht, bringt die Datenorganisation von UniBuch enorme Vorteile, weil alle Buchungen in denselben Datenbeständen zusammengefasst sind. Unter Angabe der gewünschten Firmennummer (1 bis 31) erhält man alle Auswertungen zu dieser Firma in der erwarteten Form.

Zusätzlich kann man unter Firma 0 auf die "Gesamtbuchhaltung" zugreifen. Hier findet man das Journal und die Konten sowie die Salden so gesammelt, als ob alle Buchungen der Firmen 1 bis 31 für Firma 0 erfasst worden wären. Verwenden etwa alle Firmen für die Kassa dieselbe Kontonummer, so hat jede Firma ihren eigenen Kassensaldo, während der Saldo des Kontos Kassa in der Firma 0 die Summe der Salden in den Firmen 1 bis 31 zeigt. Analog sind im Konto Kassa unter Firma 0 alle Buchungen der einzelnen Firmen chronologisch enthalten. Man führt auf diese Weise automatisch und ohne jeden Mehraufwand eine Konzernbuchhaltung.

Natürlich kann man innerhalb eines Datensystems auch Firmen verwalten, für die man keine Sammelauswertungen benötigt. Man wird in diesem Fall einfach keine Auswertungen für die Firma 0 herstellen und alle Firmen im System als eigenständige Unternehmen betrachten, die miteinander nichts zu tun haben.

Beliebig viele Mandanten in getrennten Datensystemen

Die zweite Ebene zur Verwaltung mehrerer Mandaten besteht darin, für jeden ein eigenes Datensystem einzurichten, das natürlich wieder jeweils 31 Firmen enthalten kann. Da man unbegrenzt viele Datensysteme anlegen kann, gibt es in diesem Bereich keinerlei Beschränkung bezüglich der Anzahl der Mandanten, allerdings zwischen unterschiedlichen Datensystemen auch keine Verbindungen mit Ausnahme der nachstehend erwähnten Kostenrechnungsfunktionen

Gemeinsame Kostenrechnung

Die Kostenrechnung kann innerhalb des Datensystems so eingerichtet werden, dass sie von mehreren Firmen mit getrennten Datensystemen für die Finanzbuchhaltung gemeinsam verwendet werden kann. Hier bucht jedes Unternehmen auf seine eigenen Konten, während die Kostenrechnungsbewegungen auf gemeinsame Kostenstellen übernommen werden. Damit das auch bei Firmen mit unterschiedlichen Geschäftsjahren einen Sinn hat, kann man sich auf ein gemeinsames Geschäftsjahr für die Kostenrechnung einigen, wobei das System bei einem davon abweichenden Geschäftsjahr automatisch sämtliche Buchungen für die Kostenrechnung in die richtige Periode umrechnet. Wird zum Beispiel die Kostenrechnung nach Kalenderjahr geführt und beginnt das Geschäftsjahr einer der beteiligten Firmen im Juli, so wird ein Beleg dieser Firma im September in der Finanzbuchhaltung in Periode 3 und in der Kostenrechnung in Periode 9 gebucht, ohne dass sich der Buchhalter darum kümmern muss.

Beliebig viele Geschäftsjahre

Bei allen Formen können innerhalb eines Datensystems beliebig viele Geschäftsjahre gleichzeitig verwaltet werden. Das Rechnungswesen der Dialog Data hat zum Beispiel in drei Datensystemen für drei Unternehmen mit unterschiedlichen Geschäftsjahren, von denen zwei eine gemeinsame Kostenrechnung verwenden, alle Buchungen des Finanzwesens und der Warenwirtschaft seit der Gründung des Unternehmens im Geschäftsjahr 1997/78 online zur Verfügung.

Wie alle Applikationssysteme der Dialog Data zeichnet sich auch UniBuch durch etliche Besonderheiten aus, welche die Arbeit des Buchhalters deutlich vereinfachen.

Hexadezimale Kontonummern

Alle Kontonummern (Personenkonten, Sachkonten, Kostenstellen) sind aus praktischen Überlegungen zwar nur vierstellig, allerdings hexadezimal. Man kann daher in jeder Stelle neben den Ziffern 0 bis 9 auch die Buchstaben A bis F verwenden.

Das hat insofern eine enorme praktische Bedeutung, als man in der Finanzbuchhaltung neben den "echten" Konten mit den Nummern 0001 bis 9999 für kalkulatorische Buchungen, interne Verrechnung oder sonstige Zwecke bequem im Sachbuch Konten mit den Nummern A000 bis F999 einrichten kann. Damit lassen sich zum Beispiel die Überstunden des Chefs, die nie ausbezahlt werden, ohne besondere Maßnahmen aus der Lohnverrechnung für die Betriebsabrechnung in das Rechnungswesen übernehmen.

Diese Möglichkeiten kann man nur effizient nützen, wenn die übrigen Applikationen entsprechende Unterstützung bieten. Daher erlaubt das Personalsystem die Abrechnung kalkulatorischer Lohnarten, die nur für die Kostenrechnung bewertet werden und nicht in die eigentliche Lohnabrechnung einfließen, während die Anlagenabrechnung die Abschreibungen für vier verschiedene Bilanzen berechnet.

Bewegungstexte

Die Erfassung der Buchungstexte macht in vielen Anwendungen mehr Aufwand als die Eingabe aller übrigen Informationen zu einem Geschäftsfall. Die Softwareentwicklung der Dialog Data hat sich mit diesem Phänomen sehr intensiv auseinandergesetzt und mit der Bewegungstextverwaltung eine Lösung entwickelt, die den Aufwand für den Anwender ebenso minimiert wie den Ressourcenbedarf des Systems. Gleichzeitig bieten sich bei diesem Funktionsmodell etliche zusätzliche Möglichkeiten, auf die andere Softwarehersteller verzichten müssen.

Bitte lesen Sie die Details dazu im Webbereich Softwarestandards. Hier beschränken wir uns auf den Hinweis, dass Sie wahlweise bis zu 63 Stellen lange Buchungstexte eingeben oder aber über Textnummern Standardtexte abrufen können, in welche verschiedene Platzhalter eingebaut sein können, die durch Daten aus dem laufenden Buchungssatz ersetzt werden. Damit können Sie mit minimalem Erfassungsaufwand Texte wie "Lohn Abrechnungsperiode" oder "Umbuchung auf Gegenkonto" (die kursiv geschriebenen Wörter werden jeweils durch die aktuellen Werte aus der Buchungszeile ersetzt) verwenden.

Formelprozessor

Der Formelprozessor beweist wieder einmal, dass die Kreativität der Softwareentwicklung bei der Dialog Data weit über das übliche Maß hinausreicht.

Zu den Funktionen des Formelprozessors finden Sie ausführliche Informationen im Webbereich Softwarestandards. Er erlaubt Ihnen, bei Betragsfeldern Formeln einzugeben oder Währungsumrechnungen vorzunehmen, während er in Auswertungen mit den von Ihnen vorgegebenen Berechnungsvorschriften Werte erzeugt, die im System gar nicht vorhanden sind.

Eröffnungs- und Abschlussarbeiten

Das System selbst benötigt keinerlei spezielle Verarbeitungen zur Eröffnung oder zum Abschluss von Geschäftsjahren oder Buchungsperioden.

Der Buchhalter kann vielmehr beliebig in verschiedenen Geschäftsjahren und Buchungsperioden Belege erfassen, was ja auch der Praxis entspricht, weil in aller Regel schon längst das neue Geschäftsjahr begonnen hat, wenn das alte noch lange nicht endgültig abgeschlossen ist. Analog sind die Lohndaten für die Buchhaltung vielfach erst Wochen nach Ende der entsprechenden Abrechnungsperiode für die Buchhaltung verfügbar.

Die einzige Verarbeitung zur Reorganisation bei Beginn eines Geschäftsjahres besteht darin, dass man nach Übernahme der offenen Posten in das neue Jahr die bereits ausgeglichenen Datensätze löschen kann, wenn man will.

Prüfungen durch das System

Das System betrachtet alle Werte in einer Buchungszeile als Informationsangaben mit wenig Einfluss auf die Abläufe im System und gibt dem Buchhalter entsprechend große Freiheiten.

Die einzige unabdingbare Einschränkung besteht darin, dass das System eine Buchungszeile ohne Angabe eines Kontos nicht akzeptiert und dass dieses Konto im Kontenstamm tatsächlich vorhanden ist.

Eine zweite, weniger strenge Einschränkung bezieht sich darauf, dass innerhalb eines Buchungsbeleges kein Saldo auftreten sollte. Ist die Summe der Sollbuchungen und der Habenbuchungen beim Abschluss eines Beleges nicht gleich, weigert sich das Erfassungsprogramm, diesen Beleg zu akzeptieren. Allerdings hat der Buchhalter die Möglichkeit, diese Funktion zu übersteuern und das System zu zwingen, auch einen Beleg zu akzeptieren, der einen Saldo enthält. Es ist nämlich unzumutbar, eine ganze Kassabuchseite neu erfassen zu lassen, nur weil unterwegs irgendwo ein Tippfehler vorgekommen ist. In solchen Fällen kann man den Beleg zunächst abspeichern und danach in Ruhe den Fehler suchen und korrigieren. Damit man nicht darauf vergisst, markiert das Druckprogramm in nicht zu übersehender Weise alle Belege, die einen Saldo enthalten.

Alle anderen Angaben in der Buchungszeile können nach Belieben verwendet werden. Die Buchungsperiode muss nicht mit dem Belegdatum übereinstimmen und die Periode für die Umsatzsteuer kann anders sein als jene für den zugehörigen Aufwand.

Alle diese Möglichkeiten haben einen praktischen Sinn: Erhält man eine Mietenvorschreibung für Juli am 25.6., wird man mit dem Datum buchen, das auf dem Beleg angegeben ist, und auch die Vorsteuer in diesem Monat berücksichtigen, den Aufwand selbst eventuell aber in jene Periode (Juli) übernehmen, für welche er gilt, was insbesondere dann vorteilhaft ist, wenn man Differenzen zu entsprechenden Werten im Budget vermeiden will.

Das Informationssystem Dialog Data InfoLink nutzt Internetfunktionen im lokalen Netz, um allen Anwendern plattformunabhängig Zugriff auf Inhalte der verschiedenen Applikationen zu bieten.

Im Bereich des Rechnungswesens können Salden, Konten oder offene Posten über Webseiten in jedem Browser abgerufen werden.

Detaillierte Informationen zur Integration von Anwendungssystemen in lokale Internetfunktionen finden Sie im Webbereich Dialog Data InfoLink.