Finanzbuchhaltung
Übersicht über das Dateisystem

Alle Applikationen der Dialog Data sind so gestaltet, dass die Datenbestände in drei Bereiche getrennt sind:

Die Stammdaten werden von Anwender gewartet und nur von diesem verändert, weshalb dort niemals Salden und ähnliche Werte eingetragen sind, die vom System modifiziert werden.

Während sich die Stammdaten meist über längere Zeit nicht verändern, werden in die Bewegungsdaten werden jene Informationen eingetragen, die sich aus den laufenden Geschäftsfällen ergeben, im Rechnungswesen zum Beispiel die Buchungsbelege. Auch diese Bestände werden vom System nicht verändert.

Aus den Bewegungsdaten erzeugt das System Bestandsdaten, zum Beispiel im Rechnungswesen Konten oder Salden. Diese stehen meist unter Kontrolle der Applikation und werden von Anwender im Normalfall nicht modifiziert.

Details zum Datenmanagement erläutert Ihnen der Webbereich Softwarestandards.

Viele dieser Informationen wie Umsatzsteuercode, Kostenstelle, Kostenart oder Zahlungsbedingungen dienen als Vorschlagwerte bei der Belegerfassung und können dort übersteuert werden.

Die übrigen Werte werden zur Steuerung von Verarbeitungen genutzt, etwa kann die Übernahme von Werten in die Eröffnungsbilanz über einen entsprechenden Code gesteuert werden, weil nicht sämtliche Konten des Vorjahres schon zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres abgeschlossen sind, während verschiedene Bestände (etwa Kassa oder Bank) gleich zu Beginn des Jahres benötigt werden.

Der Firmenstamm enthält verschiedene Steuerungsangaben wie Mehrwertsteuersätze oder Sammelkonten zu verschiedenen Buchungsbereichen.

Daneben verwendet das System einige allgemeine Stammdateien wie Postleistzahlen oder Standardtexte.

Details zum Stammdatensystem finden Sie im Webbereich Stammdatenverwaltung.

Die Bewegungsdaten von UniBuch beschränken sich auf die Belegdateien, die bei der Erfassung erzeugt werden. Alle Buchungen - sowohl händisch erfasste wie auch von anderen Systemen übernommene - werden als Belege in den Belegdateien gespeichert und können dort vor der eigentlichen Verbuchung noch bearbeitet werden. Details dazu finden Sie in einem der nächsten Abschnitte dieser Dokumentation.

Das Verbuchungsprogramm erzeugt aus den Belegdateien verschiedene Bestandsdaten, nämlich eine Journaldatei, die gleichzeitig die Grundlage für die Ausgabe der einzelnen Konten bildet, eine Saldendatei und die Datei mit den offenen Posten.

Bei Bedarf werden zusätzliche Bestände für spezielle Aufgaben wie den Zahlungsverkehr oder die Abrechnung der Umsatzsteuer erzeugt.

Das System ist so gestaltet, dass durch die Verbuchung nur die Journaldatei und damit die Konten erstellt werden. Alle anderen Informationen werden schon bei der Belegdatei in eigenen Erfassungswerten laufend mitgeführt, womit der aktuelle Stand etwa bei Salden oder offenen Posten während der Erfassung jederzeit ersichtlich ist und mit jeder einzelnen Buchungszeile nachgeführt wird.