Finanzbuchhaltung
Belegverwaltung

Wegen der nicht unbeträchtlichen Aufgabenvielfalt zeigt die Belegverwaltung eine relativ komplexe Struktur:

Die Belegverwaltung hat die Aufgabe, eine Abgrenzung zwischen der Datenerfassung und der endgültigen Verbuchung zu liefern. Einerseits soll eine den einschlägigen Vorschriften entsprechende Finanzbuchhaltung gewährleistet und ein chronologisches Verbuchen der Bewegungen sichergestellt werden, andererseits aber auch die Möglichkeit geboten werden, allfällige Erfassungsfehler vor der endgültigen Verbuchung noch zu korrigieren. So stellt die Erfassung der Bewegungen noch keine endgültige Verbuchung dar, sondern ist lediglich eine Bereitstellung der Daten für eine nachfolgende Verbuchung, nach deren Durchführung die Buchungssätze innerhalb der Belegverwaltung nicht mehr verfügbar sind.

Generell werden mit UniBuch Buchungsbelege erfasst und in Erfassungsdateien eingetragen. Parallel dazu werden bei der Erfassung die offenen Posten zu den Kunden - und Lieferantenkonten verwaltet.

So lange die Belege noch nicht verbucht sind, können sie beliebig verändert und korrigiert werden. Es können einzelne Belege eingefügt oder gelöscht und Belegnummern geändert werden.

Obwohl die Belege noch nicht verbucht sind, werden Salden und Daten der offenen Posten mit jeder erfassten Belegzeile nachgeführt. Schon bei der nächsten Buchungszeile im selben Beleg sind daher die aktuellen Werte am Monitor ersichtlich. Da lediglich Konten und Journal erst bei der Verbuchung erstellt werden, sind alle übrigen Auswertungen (etwa Saldenlisten, Zahlungsverkehr oder Mahnungen) auch ohne Verbuchung jederzeit verfügbar.

Die einzelnen Belege setzen sich aus Buchungszeilen zusammen, die später in das Journal übertragen werden. Innerhalb eines Beleges können Buchungskreise (Kunden, Lieferanten, Sachbuch) ohne Einschränkung verwendet und auch in beliebiger Folge gewechselt werden. Das System kennt keine Sonderformen von Buchungen wie die vielfach besonders hervorgehobenen Splitbuchungen, sondern lässt Sie in jedem Fall so arbeiten, wie es der Beleg gerade erfordert. Es unterstützt Sie zwar nach Kräften mit Vorschlagswerten und automatisierten Vorgängen, beschränkt Sie aber in keiner Weise in Ihren Freiheiten.

Sie können jederzeit eine Kundenrechnung auf drei Erlöskonten aufteilen, mit zwei Lieferantenrechnungen ausgleichen (falls der Kunde gleichzeitig ein Lieferant) ist, den Restbetrag beim Kundenkonto (und sogar beim Lieferantenkonto für spätere Gegenverrechnung) buchen und dazu - wenn Sie wollen - gleich auch den damit verbundenen Wareneinsatz von den Lagerkonten abtragen. Selbstverständlich werden im selben Arbeitsgang alle Buchungen für die Kostenrechnung erzeugt, ohne dass Sie sich damit befassen müssen. Um das Beispiel zu vervollständigen, haben Sie natürlich auch die Möglichkeit, im selben Beleg kalkulatorische Buchungen für die Kostenrechnung zu erfassen, die in der eigentlichen Finanzbuchhaltung gar nicht aufscheinen. Dabei ist es für das System völlig gleichgültig, in welcher Reihenfolge Sie diese Buchungen innerhalb des Beleges abwickeln, es wünscht sich nur, dass sich innerhalb eines Beleges alle Vorgänge ausgleichen und der Beleg am Ende keinen Saldo zeigt.

Weil Sie innerhalb eines Beleges auch die Buchungsperioden - logischerweise allerdings nicht die Belegnummer oder das Belegdatum - wechseln dürfen, können Sie auch ein ganzes Geschäftsjahr innerhalb eines Beleges buchen, wenn es unbedingt sein muss. Dazu müssen Sie allerdings mit etwa 32.000 Buchungszeilen auskommen, denn das ist die Obergrenze für einen einzelnen Beleg.

Das System ist im Bereich der Belegverwaltung nicht nur mehrplatzfähig, sondern sogar "mehrsystemfähig": Sie können auf einem System Belege erfassen und diese später auf ein anderes System übertragen und dort buchen lassen, sofern sie auf beiden Systemen einheitliche Kontenstämme verwenden. Das hat Vorteile, wenn einzelne Bereiche des Rechnungswesens in Filialen oder von Heimarbeitern erfasst werden, ist aber auch mit gewissen Einschränkungen verbunden: Jedes eigenständige System zeigt beim Buchen nur jene Veränderungen an den Salden, die lokal vorgenommen wurden. Ohne spezielle Vorkehrungen ist es auch nicht ganz einfach, einen offenen Posten auszugleichen, der auf einem anderen System neu angelegt wurde und daher lokal gar nicht existiert. Im Bereich des Sachbuchs und der Kostenrechnung ist die Erfassung von Belegen auf mehreren Systemen jedoch ohne nennenswerte Einschränkungen möglich.

Weil sich das System bemüht, Ihnen möglichst viele Freiheiten zu lassen, können Sie selbstverständlich auch für künftige Perioden Belege erfassen. Natürlich sollten Sie nicht im April eine Benzinrechnung vom September buchen, aber Sie können Belege für die interne Verrechnung, Abgrenzungen, kalkulatorische Daten oder Buchungen für den Jahresabschluss jederzeit auch für künftige Perioden erfassen, wenn Sie verhindern wollen, dass Sie später darauf vergessen.

Alle Buchungen werden zunächst - zusammengefasst zu Belegen - in das System eingegeben und in Belegdateien gespeichert. Diese Erfassungsdateien werden auch von allen Programmen erstellt, welche automatisch Buchungen generieren (beispielsweise die Fakturierung). Die in diesen Dateien gespeicherten Buchungen können ausgedruckt und modifiziert werden, bevor sie mit einem eigenen Verbuchungsprogramm endgültig verbucht werden.

Die Belegdateien können nach verschiedenen Gesichtspunkten ausgewertet werden.

Die wichtigste Verarbeitung stellt das Protokoll der Belege dar, welches alle Details der Buchungen in der Form und Reihenfolge zeigt, in der sie erfasst oder von einem anderen System übernommen wurden.

Daneben können verschiedene Listen mit den Summen je Konto oder je Sammelkonto aus den Belegdateien erstellt und für Kontrollzwecke genutzt werden.

Wie wir bereits erwähnt haben, sind alle Applikationen der Dialog Data, die Buchhaltungsinformationen enthalten, in das Finanzmanagementsystem integriert. Keine Buchung, die in einem externen Systembereich anfällt, muss in der Buchhaltung nochmals erfasst werden.

Das System kann Buchungen aus dem Personalwesen, von der Anlagenverwaltung, aus der Fakturierung und der Warenwirtschaft übernehmen. Zusätzlich können über den Zahlungsverkehr Zahlungseingänge übernommen und mit verschiedenen Hilfsbüchern wie Kassabuch Belege vorverarbeitet werden, womit sich der Aufwand für die Belegerfassung in der Buchhaltung auf ein Minimum reduziert.

Über eine entsprechende Textdatei können Buchungen auch von Anwendungen, die nicht von der Dialog Data stammen, in die Belegverwaltung übernommen werden.

Mit Hilfe dieser Funktionen kann man nicht nur Fehler korrigieren, sondern auch auf mehreren Arbeitsplätzen Buchungen erfassen, diese danach zusammenführen und bei Bedarf fortlaufend neu nummerieren oder nach Belegnummern sortieren lassen.

Während man an den Belegen vor deren endgültiger Verbuchung beliebige Modifikationen vornehmen kann, gibt es im Sinne einer ordnungsgemäßen Buchführung nach der Verbuchung keinerlei Möglichkeit zur Manipulation an den Buchungszeilen.

Nachdem alle Buchungen - zusammengefasst zu Belegen - in das System eingegeben und in Belegdateien gespeichert wurden, werden diese Erfassungsdateien durch das Verbuchungsprogramm verarbeitet, indem die darin enthaltenen Buchungszeilen auf die verschiedenen Konten übernommen und die Salden nachgeführt werden. Gleichzeitig werden alle Erfassungssalden gelöscht.

Jede zu verbuchende Belegdatei wird in der Reihenfolge, in der sie bei Programmaufruf angegeben wurde, verarbeitet. Innerhalb jeder Datei werden die Belege in derselben Reihenfolge verbucht, in der sie erfasst wurden, wobei bereits verbuchte Belege übergangen werden. Innerhalb eines jeden Beleges werden die einzelnen Buchungen ebenfalls in der Reihenfolge der Erfassung verbucht, sodass ein vollständig chronologisches Journal entsteht.

Alle verbuchten Belege werden markiert, womit auf sie nach der Verbuchung in der Belegverwaltung nicht mehr zugegriffen werden kann. Auf diese Weise ist auch sichergestellt, dass kein Beleg irrtümlich zwei Mal verbucht wird.