| Die Stammdaten zu den Adressen gliedern sich in
mehrere Bereiche, die je nach Bedarf verwendet werden können. |
 |
| Daten
zu Adressen |
| Die allgemeinen Stammdaten enthalten die bei der Adressdatenbank
aufgelisteten grundlegenden Informationen zu einer Adresse wie
Name und Anschrift sowie verschiedene Kennzeichen. |
|
| Diese Stammdaten werden nur bei echten Adressen
erfasst, während sie bei den übrigen in das System integrierten
Stammdatenbereichen (Kunden, Mitarbeiter) mit den dafür
vorgesehenen Erfassungsprogrammen angelegt werden und damit
automatisch auch im Adressenmanagement verfügbar sind. |
|
| Briefanrede |
| Für Serienbriefe und ähnliche Anwendungen wird
standardmäßig eine Briefanrede verwendet, die pro Adresse frei
gewählt und vom Anwender beliebig gestaltet werden kann. Dabei
werden Bestandteile aus der aktuellen Adresse automatisch
eingesetzt, zum Beispiel "Sehr geehrte" + Anrede + Titel
+ Familienname. Die Anrede "Herrn", die in Adressen -
etwa bei Adressetiketten oder in Briefen - verwendet wird, setzt
das System bei der Briefanrede automatisch in "Herr" um.
In der Adresse des Briefs steht daher "Herrn Franz
Meier", während die Briefanrede zum Beispiel "Sehr
geehrter Herr Meier" lautet. |
|
| Wenn die Standardfunktionen des Systems dafür
nicht reichen, kann daneben eine spezielle Briefanrede für die
Textverarbeitung gespeichert werden, was aber nur in
außergewöhnlichen Fällen erforderlich ist. Hier kann man
beliebige Texte wie "Liebe Freundin unserer Bewegung"
eintragen. |
|
| Ergänzungsdaten |
| Etliche Stammdatenfelder sind in manchen Fällen
sehr wichtig, kommen aber keineswegs bei einem Großteil aller
Datensätze vor. Zum Beispiel ist die Speicherung der
Bankverbindung bei Lieferanten für Zahlungen wichtig, während
sie bei Kunden kaum benötigt wird. Ähnlich wird eine Faxnummer
in diesen beiden Stammdatenbereichen sehr oft auftreten, während
sie bei Hotelgästen oder in der Patientenkartei eines Arztes nur
in Ausnahmefällen vorliegt. |
|
| Derartige Datenfelder werden als Ergänzungsdaten
in einer eigenen Datei gespeichert, und zwar nur zu jenen
Stammdatensätzen, bei denen sie wirklich auftreten. Für
Adressen, bei denen derartige Informationen nicht benötigt
werden, wird damit nicht unnötig Speicherplatz auf der
Magnetplatte belegt. |
|
| Zusatzstammdaten |
| Das Konzept des Adressenmanagements beruht auf der
Überlegung, dass bei Bedarf alle benötigten Informationen zu
bestimmten Personen oder Personengruppen gespeichert werden
sollen, ohne den für diese Angaben erforderlichen Speicherplatz
für sämtliche im Datenbestand vorhandenen Adressen zu
reservieren. |
|
| Will man etwa bei Akademikern die Stammhochschule,
die Studienrichtung, das Dissertationsthema und einige weitere mit
dem Studium zusammenhängende Informationen speichern, so hat es
wenig Sinn, in einem Mitgliederverzeichnis mit 1000 Adressen für
die dort vorhandenen 30 Akademiker diese Datenfelder im
Adressenstamm vorzusehen und für die 970 Nichtakademiker mit
leeren Eintragungen auf der Magnetplatte zu speichern. Ein solches
System würde 97 % des Speicherplatzes ungenützt vergeuden und
nur die Verarbeitungszeiten unnötig verlängern. |
|
| Zur Speicherung von speziellen Informationen werden
daher eigene Zusatzdateien verwendet. Es können bis zu 26
derartige Zusatzdateien mit vom Anwender frei definierbarem Inhalt
mitgeführt werden, zum Beispiel eine Datei mit Hochschuldaten der
Akademiker oder eine Datei mit speziellen Daten von
Führerscheinbesitzern oder Piloten. |
|
Diese Lösung bietet mehrere entscheidende
Vorteile:
|
 |
Zusätzliche Informationen zu den einzelnen
Adressen können entsprechend den individuellen
Bedürfnissen des Anwenders ohne Programmänderung
gespeichert werden. |
|
|
Die Informationen sind sehr flexibel zu
verwalten, weil einerseits pro Adresse bis zu 26 spezielle
Datenbereiche verfügbar sind, andererseits aber diese
Informationen nur dort gespeichert werden, wo sie wirklich
auftreten. |
|
|
Man kann nahezu beliebige Datenmengen zu
allen Mitarbeitern, Bewerbern und sonstigen Personen
speichern und jederzeit auch wieder löschen kann. |
|
|
Bestimmte Personen aus diesen speziellen
Gruppen lassen sich mit minimalem Aufwand aus dem
Adressenbestand herausfiltern: Benötigt man eine Liste
aller Architekten, so genügt es, die im obigen Beispiel
verwendete Akademikerdatei mit 30 Eintragungen danach zu
durchsuchen, ohne dass sämtliche Adressen vom System
verarbeitet werden müssen. |
|
|
| Der Benutzer selbst braucht sich um diese
Datenorganisation nicht zu kümmern. Aus seiner Sicht verfügt
jede Person in der Personaldatenbank über sämtliche möglichen
Datensätze, weshalb zum Beispiel auch die Akademikerdaten in
einer Liste mit allen Personen verwendet werden können. Das
System wird hier lediglich bei Nichtakademikern für die
Verarbeitung einen leeren Datensatz verwenden, statt diesen von
der Magnetplatte zu lesen. |
|
| Angehörige
und Mitarbeiter |
| Zu jeder Adresse können bis zu 99 Mitarbeiter oder
Angehörige gespeichert werden. Im Personalsystem
sind das die verschiedenen Verwandten, bei Firmenadressen werden
hier Mitarbeiter oder Ansprechpartner eingetragen. |
|
| In Mailings kann man damit gezielt zum Beispiel
EDV-Leiter anschreiben, in der Mitgliederverwaltung können wie im
Personalwesen die Familienangehörigen gespeichert werden, was man
etwa dazu nutzen kann, der Tochter eines Mitglieds zum Geburtstag
eine Glückwunschkarte zu schicken. |
|
| Im Dokumentenmanagement und in der Software
für die Qualitätssicherung werden diese Informationen zu den
Mitarbeitern benötigt, um zum Beispiel Gesprächspartner oder
Inhaber von Dokumenten eindeutig bezeichnen zu können. |
Software
