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Organisationssysteme / Veranstaltungsmanagement
Veranstaltungsorganisation

Mit dem Veranstaltungsplan und dem Verzeichnis der Veranstaltungsteilnehmer ist nicht nur das jeweilige Programm festgelegt, das System kann auch die Organisation wesentlich entlasten: Es können Einladungen an die Teilnehmer ausgeschickt werden, denen der Veranstaltungsplan in detaillierter Form samt etwaigen ergänzenden Informationen beiliegt. Alle Teilnehmer sind damit bereits vor Beginn der Veranstaltung über den Ablauf und die Inhalte in allen Einzelheiten informiert und können sich rechtzeitig entsprechend darauf vorbereiten.

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Speziell bei Konferenzen oder Audits ist dies eine wichtige Voraussetzung für eine erfolgreiche Abwicklung.

Aufzeichnung der Veranstaltungsmaßnahmen

Da alle Einzelheiten der Veranstaltung schon vor deren Beginn festgelegt wurden, ist die Aufzeichnung der tatsächlichen Teilnehmer mit minimalem Aufwand möglich.

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Auf diese Weise werden etwa für jeden Mitarbeiter alle Schulungsveranstaltungen protokolliert, an denen er teilgenommen hat. Da die Informationen im System erhalten bleiben, ist darüber hinaus auch detailliert nachvollziehbar, nach welchem Programm die Veranstaltung abgewickelt wurde.

Beurteilung der Veranstaltung

Mit Bewertungslisten kann das Ergebnis jeder Veranstaltung bewertet werden, wobei hier zwei Formen der Bewertung möglich sind:

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Einmal können die Teilnehmer die Qualität der Veranstaltung beurteilen.

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Umgekehrt können bei Schulungen und ähnlichen Veranstaltungen aber auch die Erfolge der Teilnehmer gemessen werden, die sich einerseits in einer Beurteilung des Lernerfolgs (Zeugnis oder Teilnahmebestätigung) und andererseits in einer Anpassung der zum Mitarbeiter gespeicherten Qualifikation niederschlagen können.

Externe Veranstaltungen

Das Veranstaltungsmanagement kann in weiten Bereichen auch für externe Veranstaltungen genutzt werden.

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Abgesehen davon, dass die Gestaltung des Programms hier vermutlich dem externen Veranstalter überlassen bleibt, können alle Funktionen - Veranstaltungsplanung, Teilnehmerplanung, Vorbereitung und Organisation sowie Bewertung der Veranstaltung und der Teilnehmer - auch hier uneingeschränkt genutzt werden.