| Ein optimales Adressenmanagement muss flexibel an
die individuellen Anforderungen angepasst werden können. Die
Mitgliederverwaltung der Freiwilligen Feuerwehr stellt ganz andere
Anforderungen an das Datensystem als ein Handelsbetrieb, der das
Adressensystem für Werbeaktivitäten nützt. |
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| Zur Anpassung an die individuellen Bedürfnisse
verwendet das System in mehreren Bereichen Steuerungsparameter,
mit deren Hilfe die Adressenverwaltung innerhalb weiter Grenzen
frei gestaltet werden kann. |
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| Adressenkennzeichnung |
| Die Adressen im Adressenmanagement (nicht jene von
Stammdaten anderer Systembereiche wie Kunden oder Mitarbeiter)
werden mit zweiteiligen Nummern der Form GG.NNNNN gekennzeichnet.
Hier bedeutet GG eine Gruppennummer, die Werte von 1 bis 99
annehmen kann, und NNNNN eine Zählnummer mit Werten von 1 bis
65000. |
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| Die Adressen werden also über die Adressennummer
in 99 Gruppen mit je 65.000 Adressen gegliedert, wobei das System
jedoch insgesamt höchstens 4 Millionen Adressen speichern kann.
Durch diese Gliederung in Gruppen können die Adressen sehr
einfach in mehrere Bereiche gegliedert und entsprechend
Auswertungen bei Bedarf auf einzelne Gruppen eingeschränkt
werden. |
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| Die Adressennummer kann jederzeit geändert werden.
Damit können zum Beispiel auch ehemalige Mitglieder in einer
eigenen Gruppe gespeichert bleiben, ohne dass sie in laufende
Verarbeitungen einbezogen werden. |
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| Stammdatencodes |
| Jede Adresse verfügt über etliche Codes, die
bestimmte Merkmale der Adresse beschreiben - etwa den Beruf oder
den zuständigen Betreuer - und vom Anwender beliebig verwendet
werden können. |
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| Es können hier nicht nur die Bedeutung der
Kennzeichen, sondern auch alle hier verwendeten Werte frei
festgelegt werden. Zum Beispiel kann das zweite Kennzeichen als
Absatzgebiet mit den Werten "0=unbekannt",
"1=Süd", "2=Nord", "3=Ost" und
"4=West" definiert werden. |
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| Wie dieses Beispiel zeigt, werden allen derartigen
Eintragungen Nummern zugeordnet, damit die Selektion für
Auswertungen über beliebige Bereiche möglich ist: Eine
Selektionsangabe "Nord bis Ost" ist für den Computer
schwer zu interpretieren, während man mit "2 bis 3"
oder "1 und 4" eine eindeutige Selektion angeben kann.
Wie überall können auch hier zu jedem Kennzeichen bis zu acht
Von-Bis-Angaben vorgenommen werden. |
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| Adressenverzeichnisse |
| Um bei großen Adressenbeständen nicht jedes Mal
alle Adressen nach bestimmten Gruppen durchsuchen zu müssen, was
zu entsprechend langen Verarbeitungszeiten führen würde, kann
jede Adresse in bis zu acht Verzeichnisse eingetragen werden. |
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| Diese Verzeichnisse sind unabhängig von der Gruppe
in der Adressennummer und erlauben eine zweite Form der
effizienten Gliederung der Adressen in mehrere Bereiche. Zum
Beispiel kann man ein Verzeichnis für Zivildiener oder ein
anderes für Akademiker verwenden, falls man diese Gruppen oft
benötigt. Wenn nur das Verzeichnis der Akademiker verarbeitet
werden muss, ist eine Verarbeitung wesentlich schneller, als wenn
sie sämtliche Adressen durchsuchen und bei jeder prüfen muss, ob
dort ein Titel eingetragen ist. |
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| Die Eintragung in ein Verzeichnis erfolgt über
eine entsprechende Kennzeichnung in den Stammdaten der Adresse und
kann für jede Adresse individuell festgelegt werden. Eine Adresse
kann in keinem oder aber in beliebig vielen der acht möglichen
Verzeichnisse aufscheinen. Die Eintragung in die einzelnen
Verzeichnisse kann jederzeit geändert werden. |
Software
