Finanzbuchhaltung
Integration von Subsystemen

Sämtliche Applikation, die Daten für das Rechnungswesen betreuen, sind in die Finanzbuchhaltung vollständig integriert. Als selbstverständliche Folge diese Integration werden allen in mehreren Systemen verwendeten Informationen - insbesondere die Stammdaten - gemeinsam genutzt. Mehrfacherfassungen von Daten sind daher von vornherein ausgeschlossen.

Die Daten für die Kostenrechnung werden direkt in der Belegerfassung eingegeben. Gesonderte Buchungen sind in diesem Bereich nicht erforderlich.

Bei der Verbuchung der Belege in der Finanzbuchhaltung werden automatisch die Buchungen für die Kostenrechnung erstellt, wobei das System bei Bedarf Umformungen der Buchungsperioden vornimmt. Durch die Integration der Kostenrechnung in die Finanzbuchhaltung und die Möglichkeit, im Sachbuch kalkulatorische Konten zu führen, wird die Betriebsabrechnung wesentlich übersichtlicher und die Abstimmung drastisch vereinfacht: Alle Salden der Kostenrechnung lassen sich auf Salden im Sachbuch zurückführen.

Die Anlagen bilden ein weitgehend eigenständiges Teilsystem des Rechnungswesen mit Überleitung alle Abrechnungsdaten in Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung.

Die Werte für bis zu vier unterschiedliche Bilanzen können samt Investitionsbegünstigungen (IFB) und Ausscheidungen automatisch ermittelt und in das Rechnungswesen übernommen werden.

Das Mitarbeiterbetreuungssystem MIBS liefert wesentliche Teile des Rechnungswesens automatisch an die Finanzbuchhaltung. Details des Personalmanagements finden Sie in mehreren eigene Dokumenten zu MIBS.

Für den Buchhalter wichtig ist zunächst, dass das Personalsystem alle Werte der Lohnabrechnung automatisch an die Belegverwaltung als Buchungsbeleg übergibt. Dabei werden nicht nur Personalaufwand und Verrechnungsbuchungen für Abgaben und auszuzahlende Löhne gebucht, sondern auf Wunsch auf die monatlichen selbst zu erstellenden Abrechnungen mit den verschiedenen Institutionen, wie etwa die Beitragsnachweisungen für die Krankenkassen.

Während die Verbuchung der Lohnwerte im Sachbuch relativ unproblematisch ist, liegen die eigentlichen Stärken des Personalsystems in den umfangreichen Leistungen, die es für die Kostenrechnung bietet.

Alle Werte können entsprechend den Bedürfnissen des Benutzers den einzelnen Kostenstellen angelastet werden. Es können nicht nur Lohnkosten direkt auf einzelne Kostenstellen gebucht oder mit einem fixen Prozentsatz auf mehrere Kostenstellen aufgeteilt werden, das System kann auch Kostenanteile im Verhältnis der Arbeit, die auf den verschiedenen Kostenstellen geleistet wurde, aufteilen. Damit können zum Beispiel Überstunden wahlweise bestimmten Kostenstellen zugeordnet, aber auch auf jene Stellen aufgeteilt werden, an welchen der betreffende Mitarbeiter im Laufe der Abrechnungsperiode gearbeitet hat.

Selbstverständlich liefert das Lohnsystem alle Werte für das Sachbuch und die Kostenrechnung mit den entsprechenden Mehrwertsteuerinformationen sowohl bei Kosten (Reisespesen) wie auch bei Erlösen (Miete für Dienstwohnung).

Daneben erhält die Kostenrechnung vom Personalsystem exakte Werte für alle Lohnnebenkosten auf jeder Kostenstelle und ist in diesem Bereich nicht auf Schätzungen oder Mittelwerte angewiesen.

Der zentrale Vorteil des Mitarbeiterbetreuungssystems im Bereich der Personalkostenüberwachung liegt darin, dass neben der eigentlichen Lohnabrechnung beliebige kalkulatorische Werte für die Kostenrechnung ermittelt werden können. Dabei müssen die ausbezahlten Werte mit jenen für die Kostenrechnung in keinerlei Zusammenhang stehen. Kalkulatorische Löhne für Betriebsinhaber können ebenso abgerechnet werden wie auf zwölf Monate aufgeteilte fiktive Sonderzahlungen.

Analog können Informationen für Versicherungen - etwa vom Personalaufwand abhängige Haftpflicht - aus dem Lohnsystem übernommen werden.

In der Warenwirtschaft werden die Wareneingänge auf Verrechnungskonten zur Abstimmung mit den Lieferantenrechnungen übernommen.

Eine deutliche Verminderung des Buchungsaufwands bringt die vollständige Integration der Fakturierung in das Rechnungswesen. Alle Buchungen im Sachbuch und bei Personenkonten einschließlich der offenen Posten werden ebenso automatisch vorgenommen wie die Buchungen für die Kostenrechnung. Der Aufwand für den Buchhalter im Zusammenhang mit der Fakturierung reduziert sich auf Null.

Der Wareneinsatz aus Umsatzerfassung und Fakturierung kann bei Bedarf ebenfalls in die Buchhaltung und Kostenrechnung übernommen werden.

Nicht direkt in die Buchhaltung integriert, aber für den Jahresabschluss hilfreich sind die vielfältigen Bewertungsverfahren der Warenwirtschaft anlässlich der Inventur.