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| Auskunftsbereitschaft |
| In vielen Bereichen ist die sofortige Verfügbarkeit
aller Daten des Vertriebssystems ein wichtiges Kriterium für den
Geschäftserfolg: Kunden wollen am Telefon nicht lange warten, die
Verfügbarkeit von Artikeln muss in Echtzeit erkennbar sein. |
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| Das Finden von Stammdaten zu Kunden und
Artikeln wird mit Hilfe von Matchcodes effizient und
bedienungsfreundlich abgewickelt. |
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| Ebenso wichtig ist die Verfügbarkeit von
Informationen zu Kundenkonditionen, Kreditlimits, Aufträgen,
Lagerbeständen und Lieferterminen. |
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| Angebotsbearbeitung |
| Bereits im Angebot können alle für die weitere
Bearbeitung des Auftrags erforderlichen Informationen festgehalten
werden: Neben Auftraggeber und Lieferanschrift werden hier
Konditionen vereinbart und die einzelnen Positionen des Auftrags
festgelegt. |
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| Lieferschein,
Kommissionierung und Auslieferung |
| Die Daten für den Lieferschein werden entweder aus
Angebot oder Auftragsbestätigung übernommen oder direkt eingeben.
Hier können noch alle Daten zum Empfänger und zu den Positionen -
Lieferanschrift, Preise, Konditionen - korrigiert werden. |
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| Für den Versand werden Gewicht und Tarife
(Versandkosten, Nachnahmespesen) ermittelt und wahlweise zusammen
mit dem Lieferschein oder in einem Arbeitsgang mit der Fakturierung
die Versand- und Begleitpapiere ausgedruckt. |
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| Mit der Freigabe zum Lieferscheindruck werden die
Lieferscheine für die gewählten Aufträge ausgedruckt.
Gleichzeitig werden bei entsprechender Konfiguration des Systems die
Lagerbestände der betroffenen Artikel aktualisiert, was wahlweise
auch mit der Fakturierung erfolgen kann. |
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| Bei Bedarf werden auch die erforderlichen
Versandpapiere erstellt. |
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| Dienstleistungen |
| Der Service ist in vielen Handelssparten ein
wichtiger Faktor, etwa Näharbeiten im Textilbereich oder
Installationstätigkeiten bei Möbeln und Geräten. |
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| Die Bearbeitung derartiger Dienste erfolgt von der
Artikelstammpflege über die Angebotsverwaltung bis zur Fakturierung
nach demselben Schema wie bei anderen Artikeln. |
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| Spezielle Funktionen für Dienstleistungen werden nur
im Bereich der Lagerverwaltung eingesetzt: Hier werden keine
Lagerbestände geführt, allerdings alle Umsätze in den
Transaktionsprotokollen festgehalten. Damit sind die
Dienstleistungen in allen umsatzorientierten Auswertungen verfügbar
und können detailliert untersucht werden. |
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| Fakturierung |
Die Fakturierung übernimmt aus den Lieferscheindaten
die abzurechnenden Positionen und druckt entsprechende Rechnungen,
wobei alle üblichen Varianten abgedeckt werden:
- Einzelfaktura
- Proformarechnung
- Sammelfaktura
- Fremdwährungsrechnung
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| Parallel mit der Fakturierung werden die
Lagerbestände aktualisiert, sofern dies nicht schon in Verbindung
mit der Erstellung der Lieferscheine erfolgt ist. |
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| Bei Einzelfakturen wird zu jedem Lieferschein
eine Rechnung gedruckt. Die Proformarechnungen entsprechen
den Einzelrechnungen, es werden jedoch keine Lagerbewegungen
gebucht. |
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| Derartige Rechnungen können auch als Sofortfakturen
direkt aus dem Auftrag erstellt werden, wenn zum Beispiel die
Rechnung mit der Lieferung mitgeschickt wird, für Selbstabholer und
im Cash & Carry Geschäft. Ähnliche Funktionen sind auch im
Kassensystem verfügbar. |
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| Bei Sammelfakturen werden mehrere
Lieferscheine zu einer Rechnung zusammengefasst. |
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| Alle Formen von Fakturen können wahlweise auch als Fremdwährungsrechnungen
erstellt werden. |
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| Formulare
in der Auftragsabwicklung |
| Die für den Druck der Angebote,
Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Fakturen verwendeten
Formulare sind vollkommen identisch. Sie können wahlweise auf
Standardpapier oder in firmenspezifische Formulare gedruckt werden. |
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| Zur Versandabwicklung
werden meist spezielle Formulargarnituren verwendet, mit deren Hilfe
alle benötigten Papiere in einem Arbeitsgang erstellt werden. |
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| Integration
in das Rechnungswesen |
| Beim Druck der Rechnungen erfolgt automatisch die
Übernahme in die Personenkonten und Offenen Posten der Finanzbuchhaltung. |
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| Zusätzlich kann der Wareneinsatz zu jeder Faktura
ermittelt und in das Sachbuch sowie in die Kostenrechnung
übernommen werden. Die Kontierung dafür entnimmt das System aus
dem Artikelstamm und dem Kundenstamm, womit für jeden Artikel und
jeden Kunden unterschiedliche Konten und Kostenstellen verwendet
werden können. |
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| Für Unternehmen mit einem großen Kundenkreis - etwa
Versandhäuser - können die Rechnungen innerhalb des Adressenmanagements
auf eigene Konten zu Adressen mit Verwaltung der Offenen Posten
gebucht werden. In die Finanzbuchhaltung werden bei dieser Lösung
nur Sammelbuchungen übernommen. |
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