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| Die Abteilung Dokumentation und
Publikationen ist der "Verlag" der Dialog Data. Es ist
f�r die Herstellung aller Schriftst�cke zust�ndig, die f�r
einen gr��eren Personenkreis bestimmt, also an mehr als einen
Empf�nger gerichtet sind. |
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vier Web Sites haben wir zwei eigene Zeitungen f�r unsere
Kunden und eine Unmenge von Dokumenten zu erstellen. |
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Zeitschriften
und Dokumente |
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Die Dokumentationsabteilung muss zwei
periodisch erscheinende Kundenzeitungen - die dd news
f�r Kunden und Interessenten und die dd info
f�r Anwender von Softwaresystemen der Dialog Data - sowie knapp
100 Dokumente - Produktbeschreibungen, Bedienungsanleitungen,
Dokumente der Qualit�tssicherung und Organisation - mit einem
Umfang von etwa 3.500 Seiten betreuen. Wie jeder andere Verlag
auch k�mmert sich die Dokumentationsabteilung mehr um Layout,
Graphiken und einheitliche Gestaltung der einzelnen Schriften,
w�hrend der Inhalt von den fachlich zust�ndigen Mitarbeitern
stammt. |
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Formulare
und Briefpapier |
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Daneben obliegt dieser Abteilung die
Entwicklung von Abbildungen und Graphiken sowie die Betreuung
aller Layoutaufgaben wie der Entwurf von Formularen oder die
Gestaltung des Firmenbriefpapiers. |
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Alle Dokumente werden vor ihrer
Freigabe �hnlich wie Softwareprodukte einer eingehenden Pr�fung
nach einer im Organisationshandbuch der Dialog Data festgelegten
Checkliste unterzogen. |
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Die Pr�fung umfasst unter anderem
eine inhaltliche Kontrolle, eine Rechtschreibpr�fung, eine
Pr�fung von Inhaltsverzeichnissen und Indexeintragungen sowie ein
Kontrolle der Nummerierung aller Abschnitte, Tabellen und
Abbildungen. |
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Jedes Dokument der Dialog Data wird
als Produkt behandelt, auf welches alle Verfahren des allgemeinen
Produktmanagements angewendet werden: Es sind Aufzeichnungen �ber
alle Inhaber von Dokumenten samt der Version des betreffenden
Dokuments zu f�hren. Bei �nderungen ist daf�r zu sorgen, dass
einerseits alle Inhaber des betreffenden Dokuments die neue
Version erhalten und dass andererseits alle alten Versionen
eingezogen und vernichtet werden.. |
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Speicherung
aller Versionen |
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Eine wichtige Aufgabe der
Dokumentationsabteilung besteht - analog zur Softwareentwicklung -
darin, alle �nderungen an Dokumenten so aufzuzeichnen, dass alle
fr�heren Versionen abrufbar sind und jederzeit wiederhergestellt
werden k�nnen. Dazu steht dieser Abteilung ein leistungsf�higes
Softwaresystem zur Verf�gung. |
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Aufzeichnung
der �nderungen |
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Wie bei Produkten werden auch bei
Dokumenten alle �nderungen aufgezeichnet. Es sind somit neben
allen fr�heren Versionen der Dokumente detaillierte
Aufzeichnungen �ber die einzelnen �nderungsma�nahmen
verf�gbar. |
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Datensicherung bei Dokumenten |
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Sicherung
gegen Verluste und �nderungen |
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Die von der Dokumentationsabteilung
betreuten Dokumente werden ausschlie�lich computergest�tzt
hergestellt und liegen in Form von Dateien vor. Dazu ist ein
Datensicherungssystem zu betreuen, das unbeabsichtigte
Datenverluste ausschlie�t und die Dateien so sichert, dass
irrt�mliche Ver�nderungen freigegebener Dokumente nicht m�glich
sind und alle jemals freigegebenen Versionen unver�nderbar
abgespeichert sind. |
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Permanente
Sicherung auf CD |
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Die Datensicherung im Bereich der
Dokumente wird in Zusammenarbeit mit dem Rechenzentrum abgewickelt
und sieht einerseits eine t�gliche Sicherung in 30 Generationen
und eine monatliche Sicherung in 12 Generationen vor. Zus�tzlich
werden die Daten halbj�hrlich auf CD gesichert, wo die Best�nde
nicht mehr modifiziert werden k�nnen. |
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Betreuung der Produktionseinrichtungen |
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Zur Herstellung der Dokumente wird
ein relativ umfangreiches technisches Equipment ben�tigt, das von
Druckern bis zu Bindeger�ten reicht und ebenfalls von der
Dokumentationsabteilung zu verwalten ist. |
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Die Dokumentationsabteilung stellt
nicht nur die Dokumente und Handb�cher her, sie muss auch daf�r
sorgen, dass einerseits alle Inhaber solcher Unterlagen mit den
jeweils neuesten Versionen versorgt werden und andererseits alle
ung�ltigen Versionen der Dokumente aus dem Verkehr gezogen
werden. Dazu f�hrt sie - analog zu den installierten Produkten -
computergest�tzt ein Verzeichnis aller Inhaber von Dokumenten
samt Versionsnummern und kann automatisch bei Freigabe einer neuen
Version die entsprechenden Unterlagen an die Inhaber weiterleiten. |
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Gestaltung
der Web-Seiten |
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Die Dokumentationsabteilung gestaltet
in Zusammenarbeit mit dem Kommunikationsmanagement und den
betroffenen Fachabteilungen die Seiteninhalte im Web-Service der
Dialog Data. Neben der allgemeinen Site dialogdata.com sind
dialogdata.net f�r Internetdienste, linuxoffice.at f�r Linux in Unternehmen und newstyle.at f�r
Sch�ler und Studenten
sowie dialogdata.info zur Kundenbetreuung mit kundenspezifischen
Informationen zu gestalten. |
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Aktualisierung
und Abgleich |
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Die Texte der Webseiten stehen wie
alle anderen Dokumente unter Versionskontrolle, m�ssen laufend
aktualisiert sowie mit den Inhalten der gedruckten Informationen
abgeglichen werden. |
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Das Unternehmen |
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Organisation |
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Unternehmen
