 |
|
|
|
Das Management der Dokumente und
Aufzeichnungen sowie der qualitätsrelevanten Dateien wird von der
jeweils zuständigen Abteilung gelöst und von der Qualitätssicherung
überwacht.
|
Datenmanagement |
| Praktisch alle qualitätsrelevanten Informationen -
Dokumente und Aufzeichnungen - werden computergestützt verwaltet
und in Datenbanken gespeichert. Daneben werden Teile der
Qualitätssicherungsdokumentation (etwa alle Prozesse und
Arbeitsanweisungen, Stellenbeschreibungen, Checklisten) mit dem
QS-Softwaresystem verwaltet und sind deshalb nicht in der
Dokumentation enthalten, sondern finden sich in den entsprechenden
Datenbanken, die als mitgeltende Dokumente betrachtet werden. |
|
Das
Datensicherungssystem |
| Da die Daten - Sourceprogramme, Dokumente und
weitere Informationsbestände - die wichtigste Existenzgrundlage
für das Unternehmen und eine wesentliche Voraussetzung für die
Nutzung der Produkte durch die Anwender darstellen, muss unter
allen Umständen gewährleistet sein, dass ein Verlust dieser
Bestände (etwa durch eine Katastrophe) praktisch nicht eintreten
kann. Eine Wiederherstellung dieser Daten ohne Zugriff auf eine
Sicherungskopie ist vollkommen ausgeschlossen.
Weiters müssen die Daten so gesichert werden, dass auch
früher genutzte Bestände oder ältere Versionen von Dateien bei
Bedarf wiederhergestellt werden können. Nicht zuletzt muss den
Mitarbeitern der Dialog Data die Sicherheit gegeben werden, dass
durch eine Fehlbedienung wie etwa ein irrtümliches Löschen von
Dateien keine schwerwiegenden Folgen entstehen können.
Diese Zielsetzungen werden durch das Datensicherungskonzept des
Rechenzentrums erfüllt:
Alle für das Unternehmen wichtigen Daten sowie die
Home-Directories aller Mitarbeiter werden automatisch während der
Nachtstunden auf einem zentralen Server gesichert. Von diesen
Sicherungen werden jeweils die letzten 31 Tage, die letzten 12
Monate und die Halbjahres- und Jahressicherungen für mindestens
die letzten zehn Jahre gesondert aufbewahrt. Daneben werden einmal
pro Stunde die sensiblen Daten (Rechnungswesen, Dokumentationen,
Sourcedateien und auch alle Home-Directories) "on the fly"
inkrementell auf einen Sicherungsdisk kopiert.
Außerdem wird für den Fall einer Katastrophe permanent eine
höchstens sieben Tage alte Sicherung außer Haus aufbewahrt.
Zusätzlich ist eine Kopie aller Datenbestände im Wiener Büro
vorhanden, die laufend aktualisiert wird. Um zu verhindern, dass
Dateien auf Sicherungsmedien nachträglich verändert werden
können, wird der aktuelle Bestand aller Sourceprogramme und
Dokumente einschließlich der letzten sechs Monatssicherungen
halbjährlich auf CD gesichert.
Alle Sicherungsvorgänge mit Ausnahme der Sicherung auf CD
erfolgen vollautomatisch und werden maschinell protokolliert. |
|
Datenschutz |
| Die Datenschutzvorkehrungen stellen sicher, dass
personenbezogene Daten - insbesondere Informationen aus Echtdaten
von Kunden, die für Testzwecke zur Verfügung gestellt werden -
in keiner Weise missbräuchlich verwendet werden können.
Zusätzlich werden alle Maßnahmen getroffen, um einen
Softwarediebstahl möglichst auszuschließen, weil dem Unternehmen
in der Vergangenheit auf diese Weise schon beträchtlicher Schaden
erwachsen ist.
Sämtliche Daten sind auf UNIX-Systemen mit entsprechenden
Schutzeinrichtungen gespeichert. Der Zugriff auf diese Systeme ist
durch Passwort geschützt und nur den Mitarbeitern der Dialog Data
möglich. Sensible Daten dürfen unter keinen Umständen auf
Personalcomputern abgelegt oder auf Disketten gespeichert werden.
Da bei der Dialog Data Personalcomputer zur Abwicklung
qualitätsrelevanter Vorgänge nicht verwendet werden dürfen,
sind auch Datenverluste durch Computerviren ausgeschlossen.
Alle Mitarbeiter werden schon beim Eintritt durch Dienstvertrag
oder Dienstzettel zur Einhaltung des Datenschutzgesetzes sowie der
firmeninternen Datenschutzrichtlinien verpflichtet. Insbesondere
ist auch festgelegt, dass sämtliche Testauswertungen mit
Echtdaten von Kunden im Aktenvernichter zu entsorgen sind und
unter keinen Umständen - auch nicht in Form von Abfall - in
lesbarer Form außer Haus gelangen dürfen, außer sie werden dem
betreffenden Kunden selbst ausgehändigt. Zusätzlich sind die
Mitarbeiter dazu verpflichtet, Kenntnisse über interne Daten von
Kunden, die sie im Zuge ihrer Tätigkeit erlangen, außer zur
Abwicklung des jeweiligen Projektes in keiner Weise zu verwenden. |
|
Lenkung
der Dokumente |
| Für die Dokumentation ist eine eigene Abteilung in
der Dialog Data zuständig, welcher die Gestaltung und Betreuung
aller Schriftstücke und Dokumente obliegt.
Die Dokumente zur Qualitätssicherung einschließlich der in
Datenbanken gespeicherten Informationen werden von der
Qualitätssicherung überwacht und nach einem entsprechend
festgelegten Änderungsverfahren modifiziert und freigegeben. Die
Dokumentationsabteilung führt eine Liste aller Empfänger zu
jedem Dokument, an welche die jeweils neuesten Versionen
weitergeleitet werden.
Die Bearbeitung der Dokumente wird mit dem bereits bei der
Softwareentwicklung beschriebenen CASE-System gesteuert, das
Entwicklung, Reviews und Freigabe überwacht. Alle Dokumente
unterliegen der Versionskontrolle und sind auch in sämtlichen
früheren Versionen verfügbar. Dafür wird sowohl durch ein
Datenbanksystem, das alle Änderungen von einer Version zur
nächsten aufzeichnet, wie auch durch die zuvor beschriebenen
Datensicherungsmaßnahmen in etlichen Generationen und auf nicht
veränderbaren Datenträgern gesorgt.
Zur einheitlichen Gestaltung der Dokumente ebenso wie zu den
für die Erstellung der Dokumente verwendeten Werkzeugen liegen
detaillierte Richtlinien vor, deren Einhaltung von der
Dokumentationsabteilung überwacht wird.
Eine Vernichtung von älteren Dokumentversionen ist derzeit
nicht vorgesehen, bezüglich der Aufbewahrungsfrist gilt die für
Aufzeichnungen festgelegte Regelung. Werden einzelne Abschnitte
oder Bestimmungen außer Kraft gesetzt oder gegenstandslos, so
werden die entsprechenden Texte in der neuen Version des Dokuments
gelöscht. |
|
Qualitätsaufzeichnungen |
| In den Qualitätsaufzeichnungen werden alle
qualitätsrelevanten Informationen EDV-gestützt festgehalten.
Diese Aufzeichnungen dienen nicht nur dem Nachweis der Einhaltung
aller Vorgaben zur Sicherung der Qualität, ihre Analyse
ermöglicht darüber hinaus das Finden und Verstehen von
Schwachstellen sowie von Ansatzpunkten für Vorbeugemaßnahmen und
Verbesserungsmöglichkeiten.
Die Qualitätsaufzeichnungen haben insgesamt einen
beträchtlichen Umfang und müssen so organisiert sein, dass sie
die Zielsetzungen der Qualitätssicherung möglichst weitgehend
unterstützen, ohne dass der damit verbundene administrative
Aufwand unzumutbare Ausmaße annimmt.
Da die Norm die Festlegung einer Aufbewahrungsfrist zwingend
verlangt, wurde festgelegt, dass alle Dokumente und Aufzeichnungen
drei Jahre lang aufbewahrt werden müssen - mit dem Zusatz, dass
sie auch nach Ablauf dieser Frist nicht vernichtet werden dürfen. |
|
Ereignisse und
Gefahren |
| Die Aufzeichnung aller Ereignisse und Gefahren im
Rahmen der Ereignis- und Gefahrenaufzeichnung EGA wurde
bereits bei der Kundenbetreuung behandelt.
Diese Aufzeichnungen werden laufend und parallel zu allen
sonstigen Aufzeichnungen von allen Mitarbeitern geführt und
zentral im Computer verwaltet. Jeder Vorfall, der irgendeine
Reaktion erfordert, ist gesondert aufzuzeichnen, weshalb die
historischen Aufzeichnungen relativ unbedeutend sind: Zu jedem in
einem Protokoll festgehaltenen Mangel und zu jeder festgestellten
Gefahr wird auch eine EGA-Eintragung erzeugt.
Diese zentral gespeicherten Aufzeichnungen können nach
verschiedenen Kriterien klassifiziert und geordnet werden, ebenso
ist eine Überwachung der Erledigung einfach möglich. |
|
Qualitätspläne |
| Die Qualitätsplanung ist in alle Prozesse
integriert und Teil der Vorbereitungsarbeiten. Alle zu
erledigenden Aufgaben werden von der QS-Software in Arbeitsaufträgen
festgehalten, die durch Übernahme der entsprechenden
Prozessmodelle samt allen integrierten Checklisten die
Abwicklung steuern. |
|
Berichtswesen |
| Die historischen Aufzeichnungen werden von allen
Mitarbeitern bei allen Vorgängen geführt und sind in den
jeweiligen Verfahrensanweisungen geregelt.
Vorgangsbezogene Berichte werden in der Regel als Protokolle
geführt, die ohne weitere Behandlung abgelegt werden.
Ähnlich werden die produktbezogenen Aufzeichnungen und die
Projektdokumentation behandelt, die als Dokumentation der
Entwicklungsarbeit in der Ablage deponiert werden. |
|
Organisation der
Aufzeichnungen |
Die Aufzeichnungen müssen so gestaltet sein, dass
sie einerseits vollständig sind, dass andererseits jedoch die
Mitarbeiter nicht mit einer Unzahl von Formularen und Berichten
belastet werden. Es werden daher für die laufenden Arbeiten nur
zwei Formulare verwendet:
-
Alle Mitarbeiter führen chronologische Tätigkeitsberichte,
aus denen die einzelnen Arbeiten mit Datum, Uhrzeit und
Gegenstand der Tätigkeit ersichtlich sind. Aus diesen
Aufzeichnungen kann der Aufwand je Vorgang, je Produkt oder je
Projekt jederzeit ermittelt und mit den geplanten Werten
verglichen werden.
-
Parallel dazu werden externe Ereignisse wie
Kundenanfragen, Wünsche, Beschwerden oder Fehlermeldungen
werden im Ereignisprotokoll (EGA) aufgezeichnet.
Mit diesen beiden Formularen können einerseits alle
Tätigkeiten und Vorgänge und andererseits alle Vorfälle und
Problemquellen festgehalten werden. Daneben sind natürlich die
vorgangsspezifischen Dokumente (etwa ein Modulentwurf oder ein
Lieferschein) herzustellen, während Protokolle eher formlos
geführt und in der EDV nicht weiter bearbeitet werden.
Alle Entwicklungsmaßnahmen bei Software und Dokumenten werden
vom CASE-System in einem Versionsprotokoll zusammen mit den
vorgenommenen Änderungen festgehalten. Zusätzlich werden Entwicklungsdokumentation
und Änderungsberichte im Rahmen der Projektabwicklung
erstellt. Jedes einzelne Softwareprodukt wird nach seiner
Fertigstellung in einem eigenen Softwarebeurteilungsbogen
nach verschiedenen Kriterien bewertet.
Jeder einzelne Prüfvorgang wird festgehalten und je nach Art
der Prüfung detailliert in einem Testprotokoll
aufgezeichnet.
Alle Konfigurationsmaßnahmen bei der Gestaltung von
Anwendersystemen werden in einem Installationsprotokoll
aufgezeichnet. Sämtliche bei den Anwendern installierte Produkte
und deren Versionsnummern werden in einer Konfigurationsliste
festgehalten. |
|
Statistische
Auswertungen |
| Die Qualitätssicherungssoftware enthält ein
umfassendes Informationssystem mit leistungsfähigen Werkzeugen
zur statistischen Auswertung aller im System verfügbaren Daten
und liefert Informationen aus allen in Frage kommenden Bereichen
der Qualitätssicherung wie beispielsweise der Risikoanalyse, der
Fehleranalyse oder dem Beschwerdemanagement. Diese Auswertungen
beschränken sich jedoch auf Methoden der beschreibenden
Statistik. |
|
|
Unternehmen 
