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Wichtige Themen: Datenverarbeitung im Unternehmen
Registrierkassenpflicht

Mit der Steuerreform 2015 hat die österreichische Bundesregierung die Registrierkasssenpflicht und die Belegerteilungspflicht beschlossen. Ab 1.1.2016 muss - mit wenigen Ausnahmen - jedes Unternehmen mit mehr als 15.000 Euro Jahresumsatz und 7.500 Euro Barumsatz eine elektronische Registrierkasse verwenden.

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Dabei gelten als Barumsätze nicht nur Zahlungen mit Bargeld, sondern auch alle Formen von Kartenzahlungen (Bankomat, Kreditkarte), elektronische Zahlungen mit Mobiltelefon oder PayLife Quick sowie das Einlösen von Gutscheinen, Bons oder Geschenkmünzen. Vereinfacht gesagt gilt praktisch jede Leistung als Barumsatz, die nicht fakturiert und mit Zahlung per Banküberweisung beglichen wird.

Belegerteilungspflicht

Für jede Barzahlung (siehe oben: Barumsätze) muss ab 1.1.2016 ein Beleg mit folgendem Inhalt erstellt werden:

• Bezeichnung des Unternehmens
• fortlaufende Nummer zur Identifizierung des Geschäftsfalls
• Datum der Belegausstellung
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
• Betrag der Barzahlung
• Zusätzlich ab 1.1.2017: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Zeit der Belegerstellung, Betrag der Zahlung getrennt nach Steuersätzen, maschinenlesbarer Code

Dieser Beleg ist dem Kunden auszuhändigen, welcher ihn bis außerhalb der Geschäftsräume mitnehmen muss. Es sind zwar keine Sanktionen vorgesehen, falls er das nicht macht, jedoch ist es möglich, dass er beim Verlassen eines Geschäfts von Organen der Finanzpolizei kontrolliert wird. In diesem Fall ist er zur Mitwirkung verpflichtet.

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Von diesem Beleg muss der Unternehmer eine Durchschrift oder eine elektronische Abspeicherung machen, die zu den Buchhaltungsunterlagen zählt und sieben Jahre aufzubewahren ist.

Diese Belegerteilungsverpflichtung gilt mit wenigen Ausnahmen ab dem 1.1.2016, auch wenn keine Registrierkassenpflicht besteht.

Handelsübliche Bezeichnung

Lange Zeit war nicht klar, was eine handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung ist. Mittlerweile findet man auf der Website des Finanzministeriums (https://www.bmf.gv.at/top-themen/Registrierkassen.html, dieser Link öffnet ein neues Fenster) Informationen dazu, wobei zwischen zulässigen Warenbezeichnungen nach § 11 UStG und den etwas einfacheren nach § 132a BAO unterschieden wird.

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Als Beispiel für Bezeichnungen in einem Blumengeschäft nach § 11 UStG findet man beim BMF "Rosen, Tulpen, Nelken", während nach § 132a BAO "Schnittblumen" ausreichend ist. Nicht zulässig wäre die Bezeichnung "Blumen".

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Diese Unterscheidung ist nach unserer Meinung ziemlich unsinnig, denn auf Verlangen des Kunden muss man jederzeit einen dem § 11 UStG entsprechenden Beleg erstellen können. Hat man das in seinem Kassensystem nicht schon entsprechend vorbereitet, wird man diese Anforderung kaum erfüllen können. Wie soll ein Blumengeschäft einen Beleg mit der Warenbezeichnung "Nelken" ausstellen, wenn nur ein Artikel oder eine Warengruppe "Schnittblumen" im Kassensystem angelegt ist?

Anforderungen an die Registrierkasse

Jede Registrierkasse muss folgende Funktionen bieten:

• Ein Datenerfassungsprotokoll,
• einen Drucker zur Erstellung von Zahlungsbelegen,
• die erfassten Barumsätze sind laufend aufzusummieren (Umsatzzähler),
• ab 1.1.2017 Möglichkeit zum Export des Protokolls auf einen externen Datenträger für einen frei wählbaren Zeitraum,
• ab 1.1.2017 eine Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signaturerstellungseinheit,
• ab 1.1.2017 den Verschlüsselungsalgorithmus AES 256 beherrschen,
• ab 1.1.2017 die Kassenidentifikationsnummer speichern

Natürlich müssen die mit der Registrierkasse erstellten Belege den oben bei der Belegerteilungspflicht erwähnten Anforderungen genügen. Damit können einfache Kassen, die nur Beträge auf einem Journalstreifen ausdrucken, keinesfalls verwendet werden.

Auch die mit einer Kassa erstellten und dort gespeicherten Belege sowie das Datenerfassungsprotokoll und dessen Sicherungen zählen zu den Buchhaltungsunterlagen, die sieben Jahre lang aufzubewahren sind.

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Falls Sie vor 2017 ein neues Kassensystem anschaffen, sollten Sie sicherstellen, das dieses auch die ab 1.1.2017 geltenden Anforderungen erfüllt.

Elektronische Manipulationssicherung

Ab 1.1.2017 müssen alle Registrierkassen über einen elektronischen Manipulationsschutz verfügen.

Dieser Manipulationsschutz wird so arbeiten, dass die einzelnen Belege in Verbindung mit der Signaturerstellungseinheit miteinander verkettet werden, wobei in die Signaturerstellung folgende Werte einbezogen werden:

• Kassenidentifikationsnummer,
• fortlaufende Nummer des Barumsatzes,
• Datum und Uhrzeit der Belegausstellung,
• Betrag der Zahlung getrennt nach Umsatzsteuersätzen,
• verschlüsselter Stand des Umsatzzählers,
• Seriennummer des Signaturzertifikates,
• Signaturwert des vorhergehenden Barumsatzes

Diese Signatur ist sowohl in den Beleg zu drucken wie auch im Datenerfassungsprotokoll zu speichern.

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Da hier sowohl die fortlaufende Belegnummer wie auch der bisherige Gesamtumsatz (im Umsatzzähler) enthalten sind, ist es nicht möglich, nachträglich Belege zu entfernen beziehungsweise hinzuzufügen oder Umsatzwerte zu verändern.

Datensicherung

Das Datenerfassungsprotokoll des Kassensystems ist zumindest vierteljährlich auf einem elektronischen externen Medium unveränderbar zu sichern. Diese Sicherung ist sieben Jahre lang aufzubewahren. Die Unveränderbarkeit wird dadurch sichergestellt, dass in der Sicherung der mit den ab 1.1.2017 vorgeschriebenen elektronischen Verfahren verschlüsselte Monatsbeleg des letzten Quartalsmonats in der Sicherung enthalten ist. Man kann also auch auf nachträglich veränderbare Medien wie extern Festplatten oder USB-Sticks sichern.

Prüfen Sie Ihr Kassensystem

Wenn Sie schon ein Kassensystem verwenden oder ein neues anschaffen wollen, sollten Sie folgende Aspekte beachten:

• Die Kassa muss Belege mit allen bei der Belegerteilungspflicht erwähnten Merkmalen erstellen können.
• Das System muss die Details aller Belege über mehrere Monate speichern und bei Bedarf wieder darstellen können.
• Es muss eine den Vorschriften entsprechende Datensicherung möglich sein (unveränderbare Sicherung).
• Das  Datenerfassungsprotokoll muss zu Prüfzwecken exportiert werden können.
• Das Kassensystem muss für die Umsetzung der Sicherheitsverordnung ab 1.1.2017 geeignet sein.

Natürlich sollten Sie auch klären, ob und wie das Kassensystem in Ihre organisatorische und administrative Umgebung integriert werden kann, beispielsweise Integration eines Warenwirtschaftssystems oder die Verwendung von Strichcodes.

Die Wirtschaftskammer hat eine Checkliste Registrierkasse für Anwender (dieser Link öfnnet ein neues Fenster) mit 13 Punkten, die man beachten sollte, veröffnetlicht.

Die Umstellung kann mit viel Aufwand verbunden sein

Man sollte den Aufwand für die Anschaffung und Einrichtung eines Kassensystems nicht unterschätzen.

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Möglicherweise sind zunächst einige grundsätzliche technische Probleme zu bewältigen: Man benötigt Platz für den Kassenrechner und zumindest einen Paragondrucker, was etwa in einem Kiosk nicht immer ganz einfach ist. Natürlich müssen auch die für die Geräte benötigten Stromanschlüsse verfügbar sein. Zur Sicherheit sollte man eine unterbrechungsfreie Stromversorgung verwenden, um zu verhindern, dass das System bei jeder kleinen Störung im Stromnetz (etwa bei einem Gewitter) abstürzt. Eventuell ist auch zu klären, wie das Kassensystem in das lokale Netzwerk integriert ist.

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Ein Unternehmen mit mehreren Filialen oder Verkaufstellen muss darüber hinaus regeln, wie die einzelnen Kassenplätze mit der Zentrale zusammenarbeiten, wie man Updates der Stammdaten durchführt, um alle Kassensysteme konsistent zu halten, wie man die Umsätze für Auswertungen zusammenführen kann oder ob ein Fernzugriff möglich ist, um die Mitarbeiter von der Zentrale aus unterstützen zu können. Möglicherweise wird an jedem Kassenplatz ein Internetanschluss mit fixer öffentlicher IP-Adresse benötigt.

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Sämtliche Belege müssen mit allen Details mindestens sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Falls Ihr Kassensystem diese Datenmenge nicht bewältigt, müssen Sie klären, wie Sie auf Sicherungen früherer Datenbestände zugreifen können. Alternativ kann man von jedem Beleg eine Durchschrift erstellen und diese aufbewahren.

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Weil die vom Kassensystem erstellten Belege etliche Details enthalten müssen, sind möglicherweise einige Vorarbeiten zu leisten:

• Zunächst sind zumindest Ihre Firma mit Anschrift und Ihre UID im Kassensystem zu speichern.
• Falls Ihr Logo auf den Kassenbelegen erscheinen soll, müssen Sie sich zunächst eine geeignete Bilddatei mit dem Logo beschaffen und klären, wie Sie diese Datei auf Ihrem Kassensystem speichern und dort verwenden.
• Sofern Sie nicht ein für Ihre Branche bereits fertig vorkonfiguriertes Kassensystem erhalten, müssen Sie alle benötigten Artikel zumindest mit Bezeichnung, Preis und Umsatzsteuerkennzeichnung anlegen. Hier sind eventuell einige organisatorische Überlegungen anzustellen, wenn beispielsweise die Artikel für Auswertungen zu Warengruppen zusammengefasst werden sollen.
• Schon vorab sollten Sie prüfen, wie man Preiserhöhungen durchführt, falls Sie diese Funktion benötigen.
• Es ist meist auch zu klären, wie verschiedene Formen von Kundenrabatten behandelt werden können.
• Soll das Kassensystem auch Rechnungen erstellen, sind etliche weitere Maßnahmen zu treffen: Es muss geklärt sein, wie die Kunden - eventuell mit unterschiedlichen Kenzeichen für die Abrechnung oder auch die UID des Kunden - angelegt werden, wie Lieferscheine gedruckt und wie die Rechnungen erstellt werden.
• Sehr hilfreich kann es sein, wenn das Kassensystem einen fertigen Buchungsbeleg liefert, den man exportieren und im eigenen Buchungssystem verwenden oder an den Steuerberater weiterleiten kann. In diesem Fall sind zusätzliche Konfigurationsabreiten nötig, etwa die Festlegung von Kontonummern.

Sind alle Vorbereitungsarbeiten erledigt, kann man erste Tests mit dem System durchführen. Hier sollte zunächst geklärt werden, ob und wie man derartige Testbuchungen wieder aus dem System entfernen kann, damit sie nicht als echte Umsätze angesehen werden.

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Wenn alles einwandfrei läuft, ist noch das Verkaufspersonal einzuschulen.

Insgesamt kann man also in den meisten Fällen einige Wochen Arbeit für die Einführung eines neuen Kassensystems ansetzen.

Was müssen Sie im Jahr 2016 unternehmen?

Ab 1.1.2017 ist die elektronische Manipulationssicherung mit Hilfe einer Signaturerstellungseinheit zu verwenden, was ebenfalls mit einigen Vorarbeiten verbunden ist:

• Zunächst sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Kassensystem die Anforderungen für die Verwendung einer Signaturerstellungseinheit nach den Vorgaben der Registrierkassensicherheitsverordnung geeignet ist.
• Dann müssen Sie sich bei einem von der Finanzverwaltung anerkannten Zertifizierungsdienstanbieter die benötigte Anzahl von Signaturerstellungseinheiten besorgen. Von diesem erhalten Sie ein Signaturzertifikat mit einer Seriennummer.
• Danach müssen Sie den Erwerb dieser Signaturerstellungseinheit über FinanzOnline melden und dabei unter anderem die Seriennummer des Signaturzertifikats sowie einen frei wählbaren Benutzerschlüssel für die Entschlüsselung der im maschinenlesbaren Code der Belege enthaltenen Daten angeben. Nach Überprüfung Ihrer Angaben werden die Werte in eine Datenbank über Sicherheitseinrichtungen in Registrierkassen übernommen.

Die Meldung über FinanzOnline ist schon ab 1.7.2016 möglich und für bestehende Kassensysteme spätestens bis 31.12.2016 vorzunehmen.

Kontrolle und Sanktionen

Die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung wird natürlich im Rahmen einer angekündigten Betriebsprüfung festgestellt. Es sind jedoch auch unangekündigte Kontrollen durch die Finanzpolizei möglich.

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Auf Verlangen der Abgabenbehörde muss das Datenerfassungsprotokoll für einen wählbaren Zeitraum auf einen vom Unternehmer bereitzustellenden externen Datenträger exportiert und den Finanzorganen übergeben werden.

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Erfüllt man ab 1.1.2016 nicht die neuen Vorschriften oder verwendet man ab 1.1.2017 nicht den elektronischen Manipulationsschutz, kann eine Ordnungsstrafe von bis zu 5.000 Euro verhängt werden. Zusätzlich besteht die Gefahr (wenn nicht Wahrscheinlichkeit), dass die Finanzbehörde die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung anzweifelt und die Bemessungsgrundlagen schätzt. In schweren Fällen erfolgt eine Anzeige nach dem Finanzstrafgesetz, eventuell sogar eine Strafanzeige wegen Betrugs.

Dieselben Konsequenzen werden angedroht, wenn man die Belegerteilungspflicht verletzt, also dem Kunden keinen Beleg aushändigt, auch wenn keine Registrierkassenpflicht besteht.

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Zu beachten ist, dass dem Finanzamt ab 2017 alle Unternehmen bekannt sind, die noch keine Sicherheitseinrichtung für Registrierkassen gemeldet haben.